Методология и механизм многоэтапной стандартизации управленческой деятельности

Современный этап развития пищевых предприятий характеризуется усложнением управленческой деятельности и возрастанием потребности в эффективных методах менеджмента. Опыт зарубежных стран показывает, что большинство успешно действующих фирм имеют развитую структуру внутренних стандартов, без которых их деятельность была бы вряд ли успешной.

Однако на отечественных промышленных предприятиях и, в частности, на пищевых предприятиях этот инструментарий не получил должного распространения, что по нашему мнению, является сдерживающим фактором совершенствования их деятельности. В связи с этим актуальным является вопрос формирования механизма развития системы внутрифирменных стандартов управленческой деятельности (ВСУД).

Оценка и разработка

Создание системы внутрифирменных стандартов управленческой деятельности является достаточно сложным и трудоемким процессом, требующим привлечения высококвалифицированных специалистов. Поэтому необходимо определить целесообразность разработки и внедрения ВСУД предприятия.

Оценку целесообразности в разработке ВСУД, по нашему мнению, следует проводить в зависимости от степени требуемой формализации управленческой деятельности предприятия и уровню внутренних трансакционных издержек [1]. Разработка стандартов необходима для предприятий с высоким внутренним уровнем трансакционных издержек и высоким уровнем необходимости применения формализованного инструментария.

Для предприятий, имеющих низкую потребность в формализации управленческого инструментария и низкий уровень трансакционных издержек, разработка и внедрение ВСУД представляется нецелесообразной в связи с низким эффектом от их применения.

Возможной представляется разработка стандартов для предприятий, имеющих низкий уровень внутренних трансакционных издержек и большую потребность в формализованном инструментарии. И, соответственно, для предприятий с высоким уровнем трансакционных издержек и низким уровнем потребности в формализованном управленческом инструментарии.

После оценки целесообразности применения ВСУД возникает потребность в разработке стандартов. Под стандартизацией понимается процесс тщательного документированного описания оптимального способа осуществления операции [2].

Для устранения определенного противоречия между стандартами разработана методология многоэтапной стандартизации управленческой деятельности. Она позволяет последовательно создавать комплект согласованных регламентирующих документов, фиксирующих административную структуру предприятия и содержащих описания внутрифирменных стандартов деятельности.

Принципы стандартизации

При разработке ВСУД необходимо следовать определенным принципам современной стандартизации [3, 4]:

– принцип системности (определяет стандарт как элемент системы и обеспечивает создание систем стандартов, взаимосвязанных между собой сущностью конкретных объектов стандартизации; системность является также одним из требований деятельности по стандартизации, предполагающим взаимную согласованность, непротиворечивость, унификацию и исключение дублирования требований стандартов);

– принцип повторяемости в стандартизации (предполагает определение круга объектов, к которым применимы процессы, отношения, обладающие одним общим свойством – повторяемостью во времени или в пространстве);

– принцип вариантности в стандартизации (означает создание рационального многообразия (обеспечение минимума рациональных разновидностей) стандартных элементов, входящих в стандартизируемый объект);

– принцип добровольного применения стандартов предприятиями и обязательность соблюдения их требований всеми сотрудниками при принятии решения об их использовании;

– принцип максимального учета при разработке стандартов законных интересов сотрудников организации;

– открытость процессов разработки стандартов;

– доступность стандартов и информации о них для всех сотрудников предприятия;

– однозначное понимание всеми сотрудниками требований, излагаемых в стандартах;

– прогрессивность и оптимальность требований, включаемых в стандарты и содействие развитию промышленного предприятия и отрасли.

Алгоритм

На основании обобщения известных подходов нами предлагается следующий поэтапный механизм формирования и реализации внутрифирменных стандартов управленческой деятельности.

1. Сбор информации и выявление циклически повторяющихся процессов в управленческой деятельности на основании наблюдения экспертной группы и опроса руководителей всех уровней.

2. Разработка внутрифирменных стандартов управленческой деятельности, основанной на методологии многоэтапной стандартизации. Данный этап включает в себя следующие подэтапы.

2.1. Разработка базовых стандартов. Базовые стандарты образуют массив, который может быть использован для выполнения широкого круга функций. Наиболее важными в этом отношении представляются стандарты аппарата управления, в которых будут зафиксированы миссия, стратегия предприятия, организационная структура организации, административная подчиненность субъектов управления и должностных лиц, а также взаимодействие субъектов и объектов внутри предприятия.

2.2. Разработка функциональных стандартов. Основу функциональных стандартов образуют профили, представляющие собой подмножества базовых стандартов, ориентированных на работу в конкретных конфигурациях реальных объектов и конкретных применениях. Функциональные стандарты представляют собой нормативные документы по стандартизации, каждый из которых содержит конкретные направления и предмет деятельности функциональных подразделений, а также взаимодействие субъектов управления внутри подразделений. Таким образом, обобщенно можно определить, что функциональные стандарты являются «справочником-путеводителем» по применимости базовых стандартов к конкретным приложениям.

2.3. На основании функциональных стандартов разрабатываются детальные инструкции по выполнению конкретных, наиболее часто повторяемых задач управления.

Тестирование и применение

3. Тестирование разработанных стандартов. Данный этап связан с необходимостью верификации стандартов ввиду их сложности и возможности неоднозначной интерпретации и инвариантности проявления. Результатом этого этапа является обратная связь с первым этапом для коррекции базовых стандартов, обратная связь с базовыми стандартами для корректировки функциональных стандартов управленческой деятельности и обратная связь с функциональными стандартами для коррекции детальных инструкций по выполнению, конкретных наиболее часто повторяющихся задач управления.

4. Применение разработанных и протестированных стандартов к конкретным ситуациям и управленческим решениям.

5. Периодическая проверка на соответствие применяемых внутрифирменных стандартов, включая контрольное тестирование, являющееся проверкой конкретных реализаций, позволяющее оценить правильность реализации требований стандартов.

При соответствии требований продолжается реализация стандартов управленческой деятельности (связь с четвертым этапом). При несоответствии осуществляется корректировка соответствующего уровня стандартов посредством обратной связи с первым этапом и обратная связь со вторым этапом при несоответствии функциональных ВСУД и детальных инструкций по выполнению наиболее часто повторяющихся задач управления.

В заключение следует подчеркнуть, что отличительной чертой предложенного механизма разработки и реализации ВСУД является постоянный мониторинг меняющейся ситуации в менеджменте предприятия. На этом основании проводится корректировка установленных стандартов, что позволяет избегать сдерживания развития системы управления.

Данный механизм также имеет практическую значимость и дает представление о рациональной разработке и применении внутрифирменных стандартов управленческой деятельности. Это позволяет менеджерам на этой основе совершенствовать управленческую деятельность и деятельность организации в целом.