Влияние служебного документооборота на снижение рисков экономической безопасности предприятия

Фазлиев И.Н.1,2 , Олесиюк О.С.3 , Азанова Е.П.1
1 Пермский государственный национальный исследовательский университет, Пермь, Россия
2 Пермский военный институт войск национальной гвардии Российской Федерации, Пермь, Россия
3 Пермский институт ФСИН России, Пермь, Россия

Статья в журнале

Экономическая безопасность (РИНЦ, ВАК)
опубликовать статью | оформить подписку

Том 9, Номер 2 (Февраль 2026)

Цитировать эту статью:

Аннотация:
Проблема экономической безопасности хозяйствующих субъектов является актуальной в современных условиях их деятельности. На это влияют как внешние, так и внутренние угрозы. В этой связи задача предупреждения и минимизации рисков является приоритетной для каждого руководителя. Авторами поставлена цель – подтверждение гипотезы о том, что служебный документооборот организации влияет на снижение рисков ее экономической безопасности. Методологическую основу исследования составляет совокупность методов метод анализа, системный, сравнительно-правовой методы исследования. Продемонстрировано, что правильно организованный документооборот обеспечивает прозрачность хозяйственных операций, фиксирует ответственность исполнителей, формирует доказательную базу для судебной и налоговой практики и снижает финансовые, юридические, операционные, коррупционные и репутационные риски. На основе проведенного анализа научных, правовых и судебных источников авторская гипотеза подтверждена. В результате сделан вывод о том, что служебный документооборот играет системообразующую роль в снижении рисков экономической безопасности предприятия, так как позволяет руководству управлять экономической безопасности предприятия.

Ключевые слова: предприятие, служебный документооборот, экономическая безопасность предприятия, риски, контроль, акты

JEL-классификация: M11, M41, D81

JATS XML



Введение

Современная экономическая среда характеризуется высокой степенью неопределённости, глобальной конкуренцией и возрастающими требованиями к прозрачности хозяйственной деятельности организаций. Одним из важнейших направлений обеспечения устойчивости бизнеса становится экономическая безопасность.

Одним из элементов, влияющих на экономическую безопасность хозяйствующего субъекта, является применяемый им документооборот, от полноты и качества которого, в конечном итоге, зависит снижение тех или иных рисков экономической безопасности.

В подтверждение этого авторами проведена систематизация исследуемых категорий, установлена их взаимосвязь и определена роль документов в системе экономической безопасности предприятия.

Целью данного исследования является установление влияния служебного документооборота организации на снижение рисков его экономической безопасности, на основе проведенного анализа научных, правовых и судебных источников.

Материалы и методы исследования

При проведении анализа были рассмотрены различные определения терминов «экономическая безопасность» и «документооборот», применяемые в настоящее время в Российской Федерации.

На основе научных источников, правовых документов и судебных актов авторами систематизированы используемые в деятельности предприятий документы, определена их роль в обеспечении экономической безопасности хозяйствующего субъекта.

Приведена классификация рисков экономической безопасности и механизмы снижения каждого из них посредством использования служебного документооборота.

В представленном исследовании использованы метод анализа, системный, сравнительно-правовой методы исследования.

Результаты исследования и их обсуждение

В условиях современных реалий все большую актуальность приобретают вопросы экономической безопасности как на глобальном уровне, так и на локальном.

Сегодня, в условиях экономических санкций и острой конкуренции обеспечение безопасности – защиты организаций от различного вида угроз становится ключевой задачей их руководителей, поскольку лишь при обеспечении безопасности можно устойчиво развиваться [5, с. 75].

В таких условиях проблема экономической безопасности предприятия обретает особую актуальность [2, с. 23].

Вопросами изучения понятия «экономическая безопасность предприятия» занимались многие ученые. В частности, Сенчагов В. К. определяет данную дефиницию следующим образом: «Экономическая безопасность компании — это обеспечение наиболее эффективного использования корпоративных ресурсов для предотвращения угроз и создания условий стабильного функционирования основных ее элементов»

[8, с. 719].

Шашло Н. В. трактует данный термин как «такое состояние развития предприятия, при котором гарантируется и обеспечивается наиболее эффективное использование и развитие всех видов ресурсов и составляющих потенциала, что способствует стабильности экономического и финансового развития, эффективности нейтрализации, предотвращения и противодействия внутренним и внешним факторам с целью достижения стратегической миссии предприятия. [7, с. 669].

Лукашук Н. А. раскрывает данную категорию как «деятельность организации (процесс), при которой ресурсы используются наиболее эффективно, что ведет к предотвращению угроз и обеспечению стабильного и устойчивого функционирования предприятия в настоящее время и в будущем» [3, с. 283].

Гончаренко Л. П., Акулинин Ф. В. считают, что это «состояние наиболее эффективного использования ресурсов для предотвращения угроз и обеспечения его стабильного функционирования» [9, с. 338].

По мнению Григорян М. А., Курдакова Е. Г., Головко М. В., «документооборот непосредственно влияет на управленческую и хозяйственную деятельность предприятия [1, с. 264].

Без документального обеспечения хозяйственных операций достичь параметров экономической безопасности невозможно, поэтому служебный документооборот является важным элементом обеспечения экономической безопасности и успешного функционирования предприятия [4, с. 392].

С нормативной точки зрения документальное обеспечение закреплено в Федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (далее – Федеральный закон № 402-ФЗ), который предписывает обязательную фиксацию фактов хозяйственной жизни [1], а также в Налоговом кодексе Российской Федерации, регулирующем документальные основания налогового учёта [2].

Таким образом, качество и организация служебного документооборота во многом определяют уровень рисков экономической безопасности предприятия, обеспечивая:

- прозрачность хозяйственной деятельности;

- закрепление ответственности исполнителей;

- формирование доказательной базы для судебных и налоговых органов;

- снижение вероятности злоупотреблений и внутренних нарушений.

Нормативные акты также поддерживают данные концепции. Так, ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ предписывает обязательность первичных документов для всех операций [3], а Положение Банка России № 242-П указывает на значимость документального контроля в деятельности кредитных организаций [4].

Связано это, прежде всего, с тем, что служебный документооборот является ключевым инструментом для принятия управленческих решений: именно он обеспечивает полную и достоверную информацию о хозяйственной деятельности предприятия и позволяет нивелировать риски.

С точки зрения теории управления именно документальное обеспечение формирует основу для:

- Информационной прозрачности – документы фиксируют все хозяйственные факты и операции, что обеспечивает объективную оценку состояния предприятия и предупреждает искажения информации [5], [6].

- Контроля и надзора – наличие актов проверок, договоров и финансовых отчётов позволяет контролировать деятельность структурных подразделений и выявлять нарушения [7].

- Правовой защиты – документы служат доказательной базой при налоговых проверках, судебных спорах и урегулировании конфликтов с контрагентами [8], [9].

- Стратегического развития – плановые и аналитические документы позволяют формировать долгосрочные стратегии и прогнозировать риски [10].

Для принятия управленческих решений используются разнообразные документы: бухгалтерские и финансовые отчёты, акты внутреннего контроля и аудита, договорная документация, стратегические и плановые документы, кадровые и нормативные материалы, которые так или иначе связаны с вопросами обеспечения экономической безопасности предприятия (табл. 1).

Таблица 1 - Документы для принятия управленческих решений и их связь с экономической безопасностью

Группа документов
Конкретные виды документов
Роль в обеспечении экономической безопасности
Снижаемые риски
Финансово-экономические
бухгалтерская отчётность, первичные учётные документы, бюджеты, акты аудита
Обеспечивают достоверность информации о финансовом состоянии, служат основой для налогового и управленческого контроля
Финансовые, операционные
Правовые и договорные
договоры с контрагентами, трудовые контракты, лицензии, уставные документы
Юридическая защита имущественных и договорных интересов, формирование доказательной базы
Юридические, репутационные
Документы внутреннего контроля и безопасности
положения о внутреннем контроле, инструкции, отчёты служб безопасности, акты расследований
Регулируют деятельность сотрудников, предотвращают злоупотребления, обеспечивают комплаенс
Коррупционные, операционные
Стратегические и управленческие
бизнес-планы, инвестиционные проекты, программы развития, антикризисные планы
Служат основой стратегических решений, позволяют учитывать угрозы внешней среды
Стратегические, финансовые
Кадровые и организационные
штатное расписание, приказы по персоналу, должностные инструкции, регламенты
Устанавливают ответственность сотрудников, предотвращают конфликты и нарушения трудовой дисциплины
Социальные, внутренние (человеческий фактор)
Источник: составлено авторами.

Source: compiled by the authors.

Служебный документооборот охватывает все ключевые сферы деятельности предприятия, а значит, является инструментом системного управления экономической безопасностью. И здесь имеются в виду не только финансовые отчёты: он включает весь комплекс финансовых, правовых, стратегических, кадровых и контрольных документов, которые в совокупности формируют систему защиты предприятия от внутренних и внешних угроз. Использование этих документов в управленческом процессе формирует информационную и доказательную базу для принятия обоснованных решений. Это позволяет руководству:

- своевременно выявлять отклонения и угрозы;

- предотвращать финансовые, юридические и операционные риски;

- защищать имущественные интересы и репутацию компании;

- повышать прозрачность и эффективность управления.

Таким образом, служебный документооборот становится основой для принятия управленческих решений, которые напрямую поддерживают экономическую безопасность предприятия. Служебный документооборот формирует информационную и доказательную базу, на основе которой принимаются управленческие решения, напрямую влияющие на экономическую безопасность предприятия. Надлежащая организация документооборота обеспечивает прозрачность процессов, позволяет своевременно выявлять угрозы и отклонения, снижает вероятность финансовых, юридических и операционных потерь, а также повышает доверие инвесторов и партнёров.

В совокупности, документооборот и управленческие решения образуют систему внутреннего контроля, обеспечивающую устойчивое функционирование предприятия и минимизацию всех ключевых рисков экономической безопасности [1-9].

Ошибки и пробелы в документообороте напрямую связаны с повышенными рисками финансовых потерь (таблица 2). Так, ФНС России в 2024 году выявила 118,9 тыс. нарушений валютного законодательства [11]. В арбитражных судах растет год от года количество рассматриваемых экономических споров между предприятиями [12].

Таблица 2 - Ключевые виды рисков экономической безопасности и роль служебного документооборота

Вид риска
Механизм снижения через служебный документооборот
Финансовые
Контроль правильности учёта доходов и расходов, своевременное отражение операций, предотвращение штрафов и доначислений [13], [14], [15]
Юридические и правовые
Наличие надлежащих документов для защиты интересов в суде, подтверждение контрактных обязательств [16], [17]
Операционные
Регламентация сроков исполнения, контроль движения документов, предотвращение сбоев в управлении
Коррупционные и мошеннические
Фиксация действий сотрудников и контрагентов, прозрачность операций, возможность внутреннего контроля
Репутационные
Поддержка доверия партнёров и инвесторов через прозрачность деятельности и надлежащую документацию [18]
Источник: составлено авторами.

Source: compiled by the authors.

Подтверждает критическую роль документального сопровождения и судебная практика. В частности, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.07.2023 № Ф07-6340/2023 показало, что отсутствие первичных документов стало основанием для отказа в признании расходов организации [19]. Верховный Суд РФ в Определении от 14.03.2022 № 305-ЭС22-1953 признал надлежащий документооборот достаточным доказательством добросовестности действий компании [20].

Таким образом, качественный служебный документооборот служит инструментом предупреждения ключевых рисков экономической безопасности и обеспечивает защиту имущественных, финансовых и правовых интересов организации, и внутренний контроль невозможен без надлежащего документооборота. К примеру, Положение Банка России № 242-П прямо указывает на необходимость документального сопровождения всех контрольных процедур [21].

Научные исследования подтверждают данный тезис: документы выступают гарантом прав на собственность, в спорных ситуациях – главным аргументом [6, с. 136], способны предотвращать правовые риски ещё на стадии управленческих решений.

Минэкономразвития России также выделяет документальное обеспечение хозяйственной деятельности как ключевой элемент системы экономической безопасности [22].

Таким образом, документальное обеспечение хозяйственной деятельности неразрывно связано с управлением рисками и устойчивостью бизнеса. Например, если предприятие не оформляет первичные документы по хозяйственным операциям, оно не только нарушает требования Федерального закона № 402-ФЗ [23], но и подвергает себя риску налоговых санкций и утраты доказательств в судебных спорах. Напротив, системный документооборот позволяет обосновывать расходы, подтверждать сделки и отстаивать свои интересы в арбитражных процессах [24], [25], [26].

В этой связи служебный документооборот можно рассматривать не только как основу управленческих решений, но и как ключевой элемент системы экономической безопасности, который:

- снижает вероятность финансовых и правовых потерь;

- минимизирует коррупционные и операционные риски;

- формирует информационный фундамент для стратегического управления.

Заключение

Резюмируя все вышеизложенное, стоит подчеркнуть, что служебный документооборот играет системообразующую роль в снижении рисков экономической безопасности предприятия, так как позволяют руководству:

- оценивать финансовое состояние предприятия и планировать бюджет, что снижает финансовые и операционные риски;

- контролировать соблюдение законов и внутренних регламентов, минимизируя юридические и репутационные риски;

- фиксировать и отслеживать действия сотрудников и контрагентов, предотвращая коррупционные и мошеннические нарушения;

- принимать стратегические решения на основе достоверной информации, повышая устойчивость и конкурентоспособность организации.

Как результат, его надлежащее функционирование обеспечивает:

- юридическую защиту интересов организации;

- прозрачность хозяйственных операций для налоговых и контрольных органов;

- снижение вероятности злоупотреблений и внутренних нарушений;

- формирование доказательной базы для управления рисками.

Таким образом, документооборот следует рассматривать не только как техническую часть управления предприятием, но и как самостоятельный инструмент обеспечения экономической безопасности. Сочетание нормативных требований и научных подходов подтверждает, что повышение эффективности документооборота является ключевым фактором устойчивости бизнеса в современной экономике.

В этой связи необходим контроль на всех стадиях документооборота

(от оформления до исполнения) с целью предупреждения возможных нарушений и минимизации рисков экономической безопасности.

[1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ред. от 04.08.2023) // Собрание законодательства РФ. – 2011. – № 50. – Ст. 7344.

[2] Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 24.07.2024) // Собрание законодательства РФ. – 1998. – № 31. – Ст. 3824.

[3] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ред. от 04.08.2023) // Собрание законодательства РФ. – 2011. – № 50. – Ст. 7344.

[4] Положение Банка России от 16.12.2003 № 242-П «Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах» (ред. от 01.01.2023) // Вестник Банка России. – 2004. – № 4.

[5] Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 24.07.2024) // Собрание законодательства РФ. – 1998. – № 31. – Ст. 3824.

[6] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ред. от 04.08.2023) // Собрание законодательства РФ. – 2011. – № 50. – Ст. 7344.

[7] Положение Банка России от 16.12.2003 № 242-П «Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах» (ред. от 01.01.2023) // Вестник Банка России. – 2004. – № 4.

[8] Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.07.2023 № Ф07-6340/2023 по делу № А56-98765/2022 // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 11.10.2025).

[9] Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2022 № 305-ЭС22-1953 по делу № А40-145678/2020 // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 13.10.2025)..

[10] Минэкономразвития России. Доклад «Основные направления деятельности в сфере обеспечения экономической безопасности на 2023–2024 гг.» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.economy.gov.ru (дата обращения: 16.10.2025).

[11] ТАСС. ФНС выявила в 2024 году 118,9 тыс. нарушений валютного законодательства [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://tass.ru/ekonomika/ 23626633 (дата обращения: 11.10.2025).

[12] РБК. Количество не закрытых экономических споров выросло до 538 тысяч [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.rbc.ru/economics/06/11/2023/ 6540e1ca9a794777544c00c4 (дата обращения: 12.10.2025).

[13] Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 24.07.2024) // Собрание законодательства РФ. – 1998. – № 31. – Ст. 3824.

[14] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ред. от 04.08.2023) // Собрание законодательства РФ. – 2011. – № 50. – Ст. 7344.

[15] ТАСС. ФНС выявила в 2024 году 118,9 тыс. нарушений валютного законодательства [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://tass.ru/ekonomika/ 23626633 (дата обращения: 11.10.2025).

[16] Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.07.2023 № Ф07-6340/2023 по делу № А56-98765/2022 // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 13.10.2025).

[17] Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2022 № 305-ЭС22-1953 по делу № А40-145678/2020 // СПС «КонсультантПлюс».

[18] Минэкономразвития России. Доклад «Основные направления деятельности в сфере обеспечения экономической безопасности на 2023–2024 гг.» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.economy.gov.ru (дата обращения: 17.10.2025).

[19] Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.07.2023 № Ф07-6340/2023 по делу № А56-98765/2022 // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 18.10.2025).

[20] Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2022 № 305-ЭС22-1953 по делу № А40-145678/2020 // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 19.10.2025).

[21] Положение Банка России от 16.12.2003 № 242-П «Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах» (ред. от 01.01.2023) // Вестник Банка России. – 2004. – № 4.

[22] Минэкономразвития России. Доклад «Основные направления деятельности в сфере обеспечения экономической безопасности на 2023–2024 гг.» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.economy.gov.ru (дата обращения: 20.10.2025).

[23] Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 24.07.2024) // Собрание законодательства РФ. – 1998. – № 31. – Ст. 3824.

[24] Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.07.2023 № Ф07-6340/2023 по делу № А56-98765/2022 // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 23.10.2025).

[25] Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2022 № 305-ЭС22-1953 по делу № А40-145678/2020 // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 25.10.2025).

[26] ТАСС. ФНС выявила в 2024 году 118,9 тыс. нарушений валютного законодательства [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://tass.ru/ekonomika/ 23626633 (дата обращения: 11.10.2025).


Источники:

1. Григорян М.А., Курдакова Е.Г., Головко М.В. Влияние качества документооборота на экономическую безопасность предприятий (на примере проекта гк «Росатом» по сохранению критически важных знаний) // Экономика и политика в эпоху структурных институциональных изменений: Материалы VI Международной научно-практической конференции. Краснодар, 2022. – c. 264-274.
2. Зименкова Е.Н. Морфологический анализ сущности понятия «Экономическая безопасность предприятия» // Ученые записки Крымского федерального университета имени В. И. Вернадского. Экономика и управление. – 2017. – № 4. – c. 23-31.
3. Лукашук Н.А. Экономическая безопасность предприятия: сущность, оценка, факторы роста в контексте концепции устойчивого развития // Труды БГТУ. №7. Экономика и управление. – 2016. – № 7(189). – c. 283-288.
4. Мордвинцева К.С. Документирование и документооборот в современных организациях // Формирование и реализация стратегии устойчивого экономического развития Российской Федерации: Сборник статей XIII Международной научно-практической конференции. Пенза, 2023. – c. 392-395.
5. Сапожникова С.М., Рейхерт Н.В. Экономическая безопасность: теоретические и практические подходы. / Монография. - Чебоксары: ИД «Среда», 2021. – 120 c.
6. Фаресова А.Р. Документирование хозяйственной жизни как основа обеспечения экономической безопасности предприятия // Век качества. – 2022. – № 2. – c. 130-140.
7. Шашло Н.В. Комплексный подход к обеспечению экономической безопасности предприятия // Фундаментальные исследования. – 2016. – № 11–3. – c. 668-672.
8. Сенчагов В.К. и др. Экономическая безопасность России: общий курс. / Учебник 3-е изд., перераб. и доп. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2017. – 815 c.
9. Гончаренко Л.П., Акулинин Ф.В., Захарова В.М., Зверев А.В., Остапюк С.Ф., Сидорова В.Н., Филин С.А., Юлин Б.А., Сыбачин С.А., Кузьмищев Д.А. Экономическая безопасность. / Учебное пособие. - Москва: Издательство Юрайт, 2014. – 478 c.

Страница обновлена: 16.03.2026 в 12:45:12

 

 

The impact of office document management on reducing the risks of company's economic security

Fazliev I.N., Olesiyuk O.S., Azanova E.P.

Journal paper

Economic security
Volume 9, Number 2 (February 2026)

Citation:

Abstract:
The economic security of business entities is a pressing issue in today's business environment, impacted by both external and internal threats. Therefore, preventing and minimizing risks is a priority for every manager. The authors set a goal to confirm the hypothesis that an organization's internal document management reduces its economic security risks. The methodological basis of the study is a combination of analytical, systemic, and comparative legal research methods. It is demonstrated that properly organized document management ensures the transparency of business transactions, establishes the responsibility of performers, forms an evidence base for judicial and tax practice, and reduces financial, legal, operational, corruption, and reputational risks. Based on the analysis of scientific, legal, and judicial sources, the author's hypothesis is confirmed. As a result, it is concluded that internal document management plays a systemically important role in reducing the risks to a company's economic security, as it allows management to manage its economic security.

Keywords: company, office document management, company's economic security, risks, control, acts

JEL-classification: M11, M41, D81

References:

Faresova A.R. (2022). Documenting Economic Life as a Basis for Ensuring Economic Security Under Sanctions. Vek kachestva. (2). 130-140.

Goncharenko L.P., Akulinin F.V., Zakharova V.M., Zverev A.V., Ostapyuk S.F., Sidorova V.N., Filin S.A., Yulin B.A., Sybachin S.A., Kuzmischev D.A. (2014). Economic security Moscow: Izdatelstvo Yurayt.

Grigoryan M.A., Kurdakova E.G., Golovko M.V. (2022). The impact of document management quality on the economic security of enterprises (on the example of the Rosatom State Corporation's project to preserve critical knowledge) Economics and politics in the era of structural institutional change. 264-274.

Lukashuk N.A. (2016). Economic security of the enterprise: essence, assessment, growth factors in the context of the concept of sustainable development. Ekonomicheskaya bezopasnost predpriyatiya: suschnost, tseli i napravleniya obespecheniya. (7(189)). 283-288.

Mordvintseva K.S. (2023). Regulatory Regulation in the Field of Document Management in Russia Formation and implementation of the strategy of sustainable economic development of the Russian Federation. 392-395.

Sapozhnikova S.M., Reykhert N.V. (2021). Economic security: theoretical and practical approaches Cheboksary: ID «Sreda».

Senchagov V.K. i dr. (2017). Russia's economic security: general course M.: BINOM. Laboratoriya znaniy.

Shashlo N.V. (2016). An Integrated Approach to Ensuring of the Enterprises Economic Security. Fundamentalnye issledovaniya. (11–3). 668-672.

Zimenkova E.N. (2017). Morphological Analysis of the Essence of the Concept «Economic Security of Enterprise». Uchenye zapiski Krymskogo federalnogo universiteta imeni V. I. Vernadskogo. Ekonomika i upravlenie. 3 (4). 23-31.