Влияние служебного документооборота на снижение рисков экономической безопасности предприятия

Введение

Современная экономическая среда характеризуется высокой степенью неопределённости, глобальной конкуренцией и возрастающими требованиями к прозрачности хозяйственной деятельности организаций. Одним из важнейших направлений обеспечения устойчивости бизнеса становится экономическая безопасность.

Одним из элементов, влияющих на экономическую безопасность хозяйствующего субъекта, является применяемый им документооборот, от полноты и качества которого, в конечном итоге, зависит снижение тех или иных рисков экономической безопасности.

В подтверждение этого авторами проведена систематизация исследуемых категорий, установлена их взаимосвязь и определена роль документов в системе экономической безопасности предприятия.

Целью данного исследования является установление влияния служебного документооборота организации на снижение рисков его экономической безопасности, на основе проведенного анализа научных, правовых и судебных источников.

Материалы и методы исследования

При проведении анализа были рассмотрены различные определения терминов «экономическая безопасность» и «документооборот», применяемые в настоящее время в Российской Федерации.

На основе научных источников, правовых документов и судебных актов авторами систематизированы используемые в деятельности предприятий документы, определена их роль в обеспечении экономической безопасности хозяйствующего субъекта.

Приведена классификация рисков экономической безопасности и механизмы снижения каждого из них посредством использования служебного документооборота.

В представленном исследовании использованы метод анализа, системный, сравнительно-правовой методы исследования.

Результаты исследования и их обсуждение

В условиях современных реалий все большую актуальность приобретают вопросы экономической безопасности как на глобальном уровне, так и на локальном.

Сегодня, в условиях экономических санкций и острой конкуренции обеспечение безопасности – защиты организаций от различного вида угроз становится ключевой задачей их руководителей, поскольку лишь при обеспечении безопасности можно устойчиво развиваться [5, с. 75].

В таких условиях проблема экономической безопасности предприятия обретает особую актуальность [2, с. 23].

Вопросами изучения понятия «экономическая безопасность предприятия» занимались многие ученые. В частности, Сенчагов В. К. определяет данную дефиницию следующим образом: «Экономическая безопасность компании — это обеспечение наиболее эффективного использования корпоративных ресурсов для предотвращения угроз и создания условий стабильного функционирования основных ее элементов»

[8, с. 719].

Шашло Н. В. трактует данный термин как «такое состояние развития предприятия, при котором гарантируется и обеспечивается наиболее эффективное использование и развитие всех видов ресурсов и составляющих потенциала, что способствует стабильности экономического и финансового развития, эффективности нейтрализации, предотвращения и противодействия внутренним и внешним факторам с целью достижения стратегической миссии предприятия. [7, с. 669].

Лукашук Н. А. раскрывает данную категорию как «деятельность организации (процесс), при которой ресурсы используются наиболее эффективно, что ведет к предотвращению угроз и обеспечению стабильного и устойчивого функционирования предприятия в настоящее время и в будущем» [3, с. 283].

Гончаренко Л. П., Акулинин Ф. В. считают, что это «состояние наиболее эффективного использования ресурсов для предотвращения угроз и обеспечения его стабильного функционирования» [9, с. 338].

По мнению Григорян М. А., Курдакова Е. Г., Головко М. В., «документооборот непосредственно влияет на управленческую и хозяйственную деятельность предприятия [1, с. 264].

Без документального обеспечения хозяйственных операций достичь параметров экономической безопасности невозможно, поэтому служебный документооборот является важным элементом обеспечения экономической безопасности и успешного функционирования предприятия [4, с. 392].

С нормативной точки зрения документальное обеспечение закреплено в Федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (далее – Федеральный закон № 402-ФЗ), который предписывает обязательную фиксацию фактов хозяйственной жизни [1], а также в Налоговом кодексе Российской Федерации, регулирующем документальные основания налогового учёта [2].

Таким образом, качество и организация служебного документооборота во многом определяют уровень рисков экономической безопасности предприятия, обеспечивая:

- прозрачность хозяйственной деятельности;

- закрепление ответственности исполнителей;

- формирование доказательной базы для судебных и налоговых органов;

- снижение вероятности злоупотреблений и внутренних нарушений.

Нормативные акты также поддерживают данные концепции. Так, ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ предписывает обязательность первичных документов для всех операций [3], а Положение Банка России № 242-П указывает на значимость документального контроля в деятельности кредитных организаций [4].

Связано это, прежде всего, с тем, что служебный документооборот является ключевым инструментом для принятия управленческих решений: именно он обеспечивает полную и достоверную информацию о хозяйственной деятельности предприятия и позволяет нивелировать риски.

С точки зрения теории управления именно документальное обеспечение формирует основу для:

- Информационной прозрачности – документы фиксируют все хозяйственные факты и операции, что обеспечивает объективную оценку состояния предприятия и предупреждает искажения информации [5]^{, [6]}.

- Контроля и надзора – наличие актов проверок, договоров и финансовых отчётов позволяет контролировать деятельность структурных подразделений и выявлять нарушения [7].

- Правовой защиты – документы служат доказательной базой при налоговых проверках, судебных спорах и урегулировании конфликтов с контрагентами [8]^{, [9]}.

- Стратегического развития – плановые и аналитические документы позволяют формировать долгосрочные стратегии и прогнозировать риски [10].

Для принятия управленческих решений используются разнообразные документы: бухгалтерские и финансовые отчёты, акты внутреннего контроля и аудита, договорная документация, стратегические и плановые документы, кадровые и нормативные материалы, которые так или иначе связаны с вопросами обеспечения экономической безопасности предприятия (табл. 1).

Таблица 1 - Документы для принятия управленческих решений и их связь с экономической безопасностью

Source: compiled by the authors.

Служебный документооборот охватывает все ключевые сферы деятельности предприятия, а значит, является инструментом системного управления экономической безопасностью. И здесь имеются в виду не только финансовые отчёты: он включает весь комплекс финансовых, правовых, стратегических, кадровых и контрольных документов, которые в совокупности формируют систему защиты предприятия от внутренних и внешних угроз. Использование этих документов в управленческом процессе формирует информационную и доказательную базу для принятия обоснованных решений. Это позволяет руководству:

- своевременно выявлять отклонения и угрозы;

- предотвращать финансовые, юридические и операционные риски;

- защищать имущественные интересы и репутацию компании;

- повышать прозрачность и эффективность управления.

Таким образом, служебный документооборот становится основой для принятия управленческих решений, которые напрямую поддерживают экономическую безопасность предприятия. Служебный документооборот формирует информационную и доказательную базу, на основе которой принимаются управленческие решения, напрямую влияющие на экономическую безопасность предприятия. Надлежащая организация документооборота обеспечивает прозрачность процессов, позволяет своевременно выявлять угрозы и отклонения, снижает вероятность финансовых, юридических и операционных потерь, а также повышает доверие инвесторов и партнёров.

В совокупности, документооборот и управленческие решения образуют систему внутреннего контроля, обеспечивающую устойчивое функционирование предприятия и минимизацию всех ключевых рисков экономической безопасности [1-9].

Ошибки и пробелы в документообороте напрямую связаны с повышенными рисками финансовых потерь (таблица 2). Так, ФНС России в 2024 году выявила 118,9 тыс. нарушений валютного законодательства [11]. В арбитражных судах растет год от года количество рассматриваемых экономических споров между предприятиями [12].

Таблица 2 - Ключевые виды рисков экономической безопасности и роль служебного документооборота

Source: compiled by the authors.

Подтверждает критическую роль документального сопровождения и судебная практика. В частности, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.07.2023 № Ф07-6340/2023 показало, что отсутствие первичных документов стало основанием для отказа в признании расходов организации [19]. Верховный Суд РФ в Определении от 14.03.2022 № 305-ЭС22-1953 признал надлежащий документооборот достаточным доказательством добросовестности действий компании [20].

Таким образом, качественный служебный документооборот служит инструментом предупреждения ключевых рисков экономической безопасности и обеспечивает защиту имущественных, финансовых и правовых интересов организации, и внутренний контроль невозможен без надлежащего документооборота. К примеру, Положение Банка России № 242-П прямо указывает на необходимость документального сопровождения всех контрольных процедур [21].

Научные исследования подтверждают данный тезис: документы выступают гарантом прав на собственность, в спорных ситуациях – главным аргументом [6, с. 136], способны предотвращать правовые риски ещё на стадии управленческих решений.

Минэкономразвития России также выделяет документальное обеспечение хозяйственной деятельности как ключевой элемент системы экономической безопасности [22].

Таким образом, документальное обеспечение хозяйственной деятельности неразрывно связано с управлением рисками и устойчивостью бизнеса. Например, если предприятие не оформляет первичные документы по хозяйственным операциям, оно не только нарушает требования Федерального закона № 402-ФЗ [23], но и подвергает себя риску налоговых санкций и утраты доказательств в судебных спорах. Напротив, системный документооборот позволяет обосновывать расходы, подтверждать сделки и отстаивать свои интересы в арбитражных процессах [24]^{, [25], [26]}.

В этой связи служебный документооборот можно рассматривать не только как основу управленческих решений, но и как ключевой элемент системы экономической безопасности, который:

- снижает вероятность финансовых и правовых потерь;

- минимизирует коррупционные и операционные риски;

- формирует информационный фундамент для стратегического управления.

Заключение

Резюмируя все вышеизложенное, стоит подчеркнуть, что служебный документооборот играет системообразующую роль в снижении рисков экономической безопасности предприятия, так как позволяют руководству:

- оценивать финансовое состояние предприятия и планировать бюджет, что снижает финансовые и операционные риски;

- контролировать соблюдение законов и внутренних регламентов, минимизируя юридические и репутационные риски;

- фиксировать и отслеживать действия сотрудников и контрагентов, предотвращая коррупционные и мошеннические нарушения;

- принимать стратегические решения на основе достоверной информации, повышая устойчивость и конкурентоспособность организации.

Как результат, его надлежащее функционирование обеспечивает:

- юридическую защиту интересов организации;

- прозрачность хозяйственных операций для налоговых и контрольных органов;

- снижение вероятности злоупотреблений и внутренних нарушений;

- формирование доказательной базы для управления рисками.

Таким образом, документооборот следует рассматривать не только как техническую часть управления предприятием, но и как самостоятельный инструмент обеспечения экономической безопасности. Сочетание нормативных требований и научных подходов подтверждает, что повышение эффективности документооборота является ключевым фактором устойчивости бизнеса в современной экономике.

В этой связи необходим контроль на всех стадиях документооборота

(от оформления до исполнения) с целью предупреждения возможных нарушений и минимизации рисков экономической безопасности.

[1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ред. от 04.08.2023) // Собрание законодательства РФ. – 2011. – № 50. – Ст. 7344.

[2] Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 24.07.2024) // Собрание законодательства РФ. – 1998. – № 31. – Ст. 3824.

[3] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ред. от 04.08.2023) // Собрание законодательства РФ. – 2011. – № 50. – Ст. 7344.

[4] Положение Банка России от 16.12.2003 № 242-П «Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах» (ред. от 01.01.2023) // Вестник Банка России. – 2004. – № 4.

[5] Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 24.07.2024) // Собрание законодательства РФ. – 1998. – № 31. – Ст. 3824.

[6] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ред. от 04.08.2023) // Собрание законодательства РФ. – 2011. – № 50. – Ст. 7344.

[7] Положение Банка России от 16.12.2003 № 242-П «Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах» (ред. от 01.01.2023) // Вестник Банка России. – 2004. – № 4.

[8] Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.07.2023 № Ф07-6340/2023 по делу № А56-98765/2022 // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 11.10.2025).

[9] Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2022 № 305-ЭС22-1953 по делу № А40-145678/2020 // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 13.10.2025)..

[10] Минэкономразвития России. Доклад «Основные направления деятельности в сфере обеспечения экономической безопасности на 2023–2024 гг.» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.economy.gov.ru (дата обращения: 16.10.2025).

[11] ТАСС. ФНС выявила в 2024 году 118,9 тыс. нарушений валютного законодательства [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://tass.ru/ekonomika/ 23626633 (дата обращения: 11.10.2025).

[12] РБК. Количество не закрытых экономических споров выросло до 538 тысяч [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.rbc.ru/economics/06/11/2023/ 6540e1ca9a794777544c00c4 (дата обращения: 12.10.2025).

[13] Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 24.07.2024) // Собрание законодательства РФ. – 1998. – № 31. – Ст. 3824.

[14] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ред. от 04.08.2023) // Собрание законодательства РФ. – 2011. – № 50. – Ст. 7344.

[15] ТАСС. ФНС выявила в 2024 году 118,9 тыс. нарушений валютного законодательства [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://tass.ru/ekonomika/ 23626633 (дата обращения: 11.10.2025).

[16] Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.07.2023 № Ф07-6340/2023 по делу № А56-98765/2022 // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 13.10.2025).

[17] Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2022 № 305-ЭС22-1953 по делу № А40-145678/2020 // СПС «КонсультантПлюс».

[18] Минэкономразвития России. Доклад «Основные направления деятельности в сфере обеспечения экономической безопасности на 2023–2024 гг.» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.economy.gov.ru (дата обращения: 17.10.2025).

[19] Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.07.2023 № Ф07-6340/2023 по делу № А56-98765/2022 // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 18.10.2025).

[20] Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2022 № 305-ЭС22-1953 по делу № А40-145678/2020 // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 19.10.2025).

[21] Положение Банка России от 16.12.2003 № 242-П «Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах» (ред. от 01.01.2023) // Вестник Банка России. – 2004. – № 4.

[22] Минэкономразвития России. Доклад «Основные направления деятельности в сфере обеспечения экономической безопасности на 2023–2024 гг.» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.economy.gov.ru (дата обращения: 20.10.2025).

[23] Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 24.07.2024) // Собрание законодательства РФ. – 1998. – № 31. – Ст. 3824.

[24] Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.07.2023 № Ф07-6340/2023 по делу № А56-98765/2022 // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 23.10.2025).

[25] Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2022 № 305-ЭС22-1953 по делу № А40-145678/2020 // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 25.10.2025).

[26] ТАСС. ФНС выявила в 2024 году 118,9 тыс. нарушений валютного законодательства [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://tass.ru/ekonomika/ 23626633 (дата обращения: 11.10.2025).