Трансформация корпоративных библиотек в условиях повышения значимости управления знаниями в организации

Введение. Сегодня одним из самых доступных и массово применимых методов самообразования и профессионального развития для многих россиян остается чтение. Так, согласно данным исследования ВЦИОМ, проведенного в ноябре 2024 года, 87% опрошенных читали что-либо за последнюю неделю. При этом почти каждый третий из респондентов (34%) обращался к профессиональной, научной или научно-познавательной литературе [17]. Именно поэтому российские компании, следуя за возрастающими образовательными потребностями работников [12] и методами, применяемыми ими для удовлетворения этих нужд, охотно создают собственные библиотеки и/или предоставляют своим сотрудникам доступ к популярным онлайн-библиотекам, организуют подписку на книжные сервисы и пр. [3] Также многие крупные организации понимают, что в условиях технологического прогресса актуальные знания работников – залог эффективности работы предприятия, а управление знаниями – фундамент конкурентоспособности и успешности компании в будущем. В этой связи, они отходят от создания корпоративных библиотек в традиционном понимании как «хранилищ» книг, а обращаются к конструированию неких «систем» знаний.

Цель данной статьи заключается в определении сущности и особенностей функционирования корпоративных библиотек в условиях повышения значимости управления знаниями в организации. Для достижения поставленной цели нам необходимо получить ответы на целый ряд исследовательских вопросов о содержательной, функциональной и структурной составляющих понятия «корпоративная библиотека»; видах библиотек; основных субъектах управления корпоративной библиотекой в современной организации; месте корпоративной библиотеки в организационной структуре, ее значении и функциях в контексте кадровой политики организации; форматах ее работы; способах формирования и тематике контента; методах продвижения и оценки эффективности деятельности корпоративных библиотек.

Настоящее исследование базируется на изучении научных трудов российских авторов – специалистов в области библиотековедения (Е.Г. Ковалевой [8], И.Е. Парамоновой [9], Е.С. Романовой [10] и др.), а также работ ученых, чей вклад оказался наиболее значимым в исследовании вопросов профессионального развития персонала (Е.В. Каштановой, А.С. Лобачевой, Р.А. Ашурбекова [5], О.К. Миневой, И.Н. Ахунжановой, Т.А. Мордасовой [16], Н.Н. Старцевой, О.Ю. Брюховой [12] др.). Особое значение при написании данной статьи имели работы специалистов, занимающихся вопросами управления знаниями, а именно З.В. Брагиной, Н.Ю. Андреевой [1], Н.Р. Кельчевской, И.С. Пелымской, И.М. Черненко [6], Б.В. Салихова, А.В. Семенова, И.С. Салиховой [11], Г.Н. Тугускиной, Л.В. Рожковой, О.В. Сальниковой [15], Д.Ю. Ясинского [18] и др. Несмотря на интерес к данной теме со стороны определенной части научного сообщества, мы отмечаем, что серьезных исследований, посвященных вопросам работы корпоративных библиотек и использования их потенциала в условиях повышения значимости управления знаниями в организации, практически нет.

Гипотезой исследования выступило предположение о том, что российские организации, ориентированные на сохранение уникальных организационных знаний в периметре компании и развитие у работников новых компетенций, сегодня создают не только корпоративные библиотеки (в традиционном понимании как «хранилища книг»), предоставляя, доступ к различного рода литературе, а также формируют культуру чтения и культивируют практики самообразования и непрерывного развития, но и развивают внутренние системы управления знаниями на основе передовых информационно-коммуникационных технологий. Становясь важным инструментом приращения человеческого капитала, современные корпоративные библиотеки могут быть успешно задействованы в решении ряда кадровых задач, таких как привлечение, адаптация, обучение, мотивация сотрудников и мн.др.

При написании статьи использован комплекс традиционных методов научного познания: анализ, синтез, интерпретация, классификация и типологизация, сравнение.

Информационной и эмпирической базой исследования послужили материалы конференций, семинаров и дискуссий; результаты опросов общественного мнения и социологических исследований по проблемам чтения; кейсы ведущих российских компаний.

Научная новизна данного исследования состоит в том, что понятию «корпоративная библиотека» было дано определение, в наибольшей степени учитывающее специфику управленческого подхода, реалии современной образовательной и информационной среды организации.

Практическая значимость данной работы заключается в выявлении ключевых аспектов успешного функционирования корпоративной библиотеки нового формата как одного из важных элементов управления знаниями организации. Представленные в статье метрики могут быть использованы администрацией и специалистами профильных структурных подразделений для оценки и повышения эффективности деятельности корпоративных библиотек.

Сущность понятия и основные субъекты управления корпоративной библиотекой. Практика показывает, что корпоративные библиотеки для нашей страны – явление не новое. Так, Е.Г. Ковалева отмечает, что «были времена, когда своими собственными библиотеками гордилось каждое крупное предприятие. Мало того – иметь их там полагалось, в обязательном порядке. Увы, в 1990-е годы, когда отечественные предприятия по большей части пришли в упадок, производственные профсоюзные библиотеки закрывались» [8, с. 18]. В настоящее время корпоративные библиотеки переживают «новое рождение»: происходит переосмысление задач корпоративных библиотек, их роли в процессе развития человеческого капитала, и в целом изменение формата их работы.

Специалисты в области библиотековедения отмечают, что понятие «корпоративная библиотека» и его толкование в официальных документах отсутствует. Однако Е.С. Романова считает, что корпоративная библиотека – это современная разновидность специальных библиотек, структурное подразделение организации, ориентированное на выполнение информационных и культурно-просветительских функций и нацеленное на повышение эффективности ее работы [10, с. 79]. И.Е. Парамонова также относит корпоративные библиотеки к разряду специальных, но при этом автор уточняет их значение, указывая, что они создаются «для развития профессиональных компетенций сотрудников организации, компании, фирмы и удовлетворения их информационных потребностей». Также исследователь определяет две формы существования корпоративных библиотек: как «определённым образом систематизированный документный фонд, состав и тематическая направленность которого определяются профилем деятельности организации, и самостоятельное подразделение» [9, с. 46].

Таким образом, исходя из библиотековедческого понимания, корпоративная библиотека может начать свое становление с книжной коллекции и при желании постепенно превратиться в целое структурное подразделение компании, представляющее собой узкоотраслевую библиотеку, удовлетворяющую информационные потребности трудового коллектива.

Однако, на наш взгляд, сегодня трактовать корпоративную библиотеку на основании лишь научно-библиотечного видения узко, необходимо переосмыслить это понятие в рамках управленческой парадигмы. Так, нами заново будут определены три основных критерия, раскрывающие сущность корпоративных библиотек: 1) содержательный (фонд, книжная коллекция); 2) функциональный (информационная, культурно-просветительская и другие функции библиотек); 3) структурный (отдельное подразделение организации). Одновременно с этим, нам видится возможность и реальный исследовательский потенциал в интерпретации понятия «корпоративная библиотека» через призму концепции самообучающейся организации, управления знаниями и идеи влияния информационных технологий и систем искусственного интеллекта (далее – ИИ) на все процессы, связанные с доступом, поиском, анализом информации об актуальном знании и опыте.

Корпоративная библиотека сегодня в широком понимании – это элемент системы управления знаниями – «системы, реализующей непрерывный процесс создания, накопления, применения совокупности знаний» [15, с. 211] на уровне отдельной организации. Корпоративная библиотека способна внести существенный вклад в реализацию ряда задач, которые обеспечивают функционирование системы управления знанием, а именно определять, создавать, обрабатывать знания, осуществлять процесс обмена знаниями, применять и развивать знания [18, с. 352]. Следовательно, корпоративная библиотека выступает важным, а возможно, и центральным элементом системы управления знаниями в организации.

В этой связи, сущность корпоративной библиотеки в настоящее время, не сводится к книжной коллекции, представленной в печатном или электронном формате, доступ к которой определен либо физическим, либо виртуальным пространством. Хотя данная трактовка понятия вбирает содержательную, функциональную и структурную составляющие библиотековедческого видения. Сегодня корпоративная библиотека – это еще и «лагуна» для аккумулирования, хранения и передачи знаний и опыта сотрудников одной организации, выраженная в их письменной коммуникации на профессиональные темы (корпоративные википедии; обсуждения в профессиональных чатах внутрикорпоративных мессенджеров; отчеты и чек-листы по результатам успешно выполненных профессиональных задач и пр.). Последние, с использованием корпоративных поисковиков с элементами ИИ, являются мощной информационной и знаниевой базой, постоянно наращиваемой и актуализируемой в периметре компании.

Исходя из вышесказанного, корпоративная библиотека в рамках управленческого подхода содержательно определяется как хранилище информации разного формата (печатный, электронный), типов (художественный, научный, научно-популярный и пр.), жанров (научная книга, научная статья, монография, документ, отчет, заметка и т.п.), этиологии и авторства (результат научных изысканий персонифицированного автора или результат практического опыта конкретного сотрудника-эксперта организации), контента (теоретический обзор вопроса или описание технологии решения конкретной производственной задачи) и пр. Возможность пользования информацией корпоративной библиотеки фактически не ограничена ни пространством, ни временем, а органично интегрирована в процесс решения профессиональных задач.

Что касается функциональной составляющей понятия «корпоративная библиотека», то в рамках управленческого подхода роль библиотек не сводится лишь к удовлетворению потребностей сотрудников в получении необходимой информации и их просвещению. Скорее основная функция корпоративных библиотек – это создание условий для формирования культуры чтения и работы с информацией вообще (не только поиск информации и ее пассивное восприятие, но и готовность внести изменения, актуализировать данные согласно своему профессиональному опыту). Таким образом, корпоративные библиотеки становятся хранилищем как традиционной литературы, так и актуальных знаний. Они превращаются в самосовершенствующиеся и самоактуализирующиеся системы управления знаниями, которыми могут беспрепятственно пользоваться все сотрудники непосредственно в процессе решения трудовых задач [1, с. 42-43].

В рамках управленческого подхода структурно корпоративные библиотеки могут быть осмыслены не столько как отдельные подразделения (библиотека, информационно-библиотечный комплекс), а как функция, органично встроенная в деятельность специализированных структурных подразделений.

Так, во-первых, библиотека может существовать как отдельная структурная единица в абсолютно классическом формате. Ее деятельность будет обеспечиваться профессиональными библиотекарями, отвечающими за организацию и систематизацию книжного фонда, ведение каталогов, консультирование читателей и выдачу им необходимой литературы. Параллельно с этим, на базе созданного на предприятии корпоративного университета может действовать библиотека в онлайн-формате. Работа такого подразделения может обеспечиваться как библиотекарями и сотрудниками корпоративного университета, формирующими обучающий контент и обеспечивающими интеграцию LMS-платформы [1] с электронной библиотекой, так и специалистами кадровой службы, занятыми организацией обучения и развития персонала. Именно HR-специалисты могут стать идеологами и кураторами работы подобных онлайн-библиотек. Они могут консультировать сотрудников по поводу условий доступа и пользования библиотекой, наличия литературы, следить за статистикой чтения, транслировать культуру компании через книги и использовать их для развития команды [7].

Во-вторых, корпоративная библиотека может быть структурно не определена. Если понимать ее не как «хранилище книг», а как «базу знаний», формирующуюся благодаря системе внутренних коммуникаций в организации (внутрикорпоративные википедии, профессиональные чаты в корпоративных мессенджерах, система документооборота по задачам и пр.), выступающей полем для обмена информацией и местом для ее создания и актуализации, то структурно ее деятельность не будет четко определена, а скорее функционально рассредоточена. Таким образом, работа подобной корпоративной библиотеки может поддерживаться:

- библиотекарями, курирующими работу с книжными фондами печатного и электронного формата;

- HR-специалистами, транслирующими сотрудникам-новичкам нормы корпоративной культуры относительно правил внутренней коммуникации и пользования внутрикорпоративной информацией вообще;

- специалистами по обучению и развитию персонала, продвигающими культуру чтения и профессионального развития среди сотрудников;

- руководителями структурных подразделений и ведущими специалистами – лидерами знаний, знаниевыми сотрудниками (knowledge wokers) [16, с. 94], обеспечивающими формирование обучающего контента, следящими за его актуализацией и выступающими его активными потребителями (формируют отчеты по выполненным задачам, пишут статьи на профессиональные темы во внутрикорпоративной википедии, оставляют комментарии как эксперты по отдельным вопросам в корпоративных мессенджерах и пр.);

- специалистами служб информатизации и информационной безопасности, курирующими ход и порядок онлайн-коммуникаций, что и формируют базу знаний (разрабатывают цифровые продукты для внутренней коммуникации и обеспечивают их работу).

Следовательно, большое число субъектов, задействованных в управлении и обеспечении нормального функционирования современных корпоративных библиотек, выступает основанием многофункциональности деятельности последней.

Функции корпоративных библиотек. На сегодняшний день корпоративные библиотеки созданы и успешно функционируют во многих российских организациях различной отраслевой принадлежности (Ак Барс Банк, Газпром, ГК «ЦКМ», ГТЛК, КАМАЗ, Лента, Магнезит, Магнит, Норникель, Питерский метрополитен, Сахалинская энергия, Сбер, СКБ Контур, Уралхим, Фосагро, Эталон, Яндекс и др.).

В процессе анализа корпоративных библиотек выше представленных компаний нами было установлено, что библиотеки являются важным элементом систем управления знаниями. Их функции не ограничиваются лишь доступом работников к материалам, необходимым для профессионального и личностного развития. Полный перечень актуальных функций корпоративной библиотеки представлен в таблице 1.

Таблица 1 – Функции корпоративной библиотеки

Таким образом, корпоративная библиотека играет важную роль в реализации кадровой политики предприятия. Она выступает и атрибутом HR-бренда организации, привлекающей лучших работников, и способом проведения досуга и формирования сильной корпоративной культуры, и инструментом адаптации, обучения, профессионального развития, работы с кадровым резервом и мотивации сотрудников.

Виды корпоративных библиотек, тематическая направленность и формат контента. В условиях интенсивного развития цифровых технологий, сегодня имеется достойная альтернатива традиционной библиотеке (полка с книгами, шкаф с книгами, читальный зал) – это внутрикорпоративный электронный ресурс (внутрикорпоративная онлайн-библиотека) или онлайн-библиотека или сервис электронных книг, доступный сотрудникам по корпоративной подписке. При таком подходе нет необходимости покупать книги, организовывать пространство под пункт выдачи книг и читальный зал, что значительно сокращает издержки предприятия на поддержание функционирования корпоративной библиотеки. Именно поэтому все чаще российские предприятия отдают предпочтение электронным библиотекам. Среди преимуществ последних можно назвать широкий ассортимент, дистанционный доступ к информационным ресурсам, кроссплатформенность, персональные настройки чтения (шрифты, фон, закладки, персональные книжные полки и т.д.), более широкие возможности для аналитики.

На сегодня самыми популярными внешними электронными библиотеками можно назвать: Alpina Digital, iBooks, MyBook, SmartReading и т.д. Стоит отметить и крайнюю популярность Сервисов электронных книг и аудиокниг «ЛитРес», издательств «МИФ» и «Эксмо», которые предоставляют услуги по формированию традиционной корпоративной библиотеки и предоставлению электронных ресурсов.

Анализ содержания каталогов корпоративных онлайн-библиотек некоторых российских компаний позволил нам прийти к ряду заключений.

Во-первых, фонды корпоративных библиотек в основном комплектуются литературой по основным направлениям деятельности компании и ориентированы на развитие профессиональных и надпрофессиональных навыков сотрудников. Наиболее востребованная тематика представлена в таблице 2.

Таблица 2 – Наиболее востребованная тематика корпоративной литературы по формируемым у сотрудников навыкам

Во-вторых, книги приобретаются или включаются в онлайн-доступ по заявкам подразделений и читателей или на основании анализа статистики просмотров оглавлений и полных текстов изданий.

В-третьих, библиотеки представляют доступ как к книгам, так и к деловым изданиям (журналам), а также аудио- и видеоматериалам. Последние позволяют в удобной форме и оперативно получать, оценивать и сразу применять на практике необходимые для работы знания [2, с. 336].

Однако, стоит отметить, что все чаще компании не ограничиваются учреждением «классического» формата библиотек и не используют лишь формат онлайн-библиотек, а дополняют его внутрикорпоративной системой знаний, конструируемой ежедневно самими сотрудниками организации. Такой подход уже применяют многие крупные компании, например СберТех, СКБ Контур, Яндекс и др. При росте популярности онлайн-коммуникации (онлайн встречи, переписка в мессенджерах, электронная отчетность и пр.) и при активном использовании нейросетей и сервисов для транскрибации (перевода видео и аудио информации в текст [2] [14]), а также осуществления обработки и анализа потребляемой информации с помощью систем искусственного интеллекта [3] (нередко это созданные или развернутые для нужд конкретной компании боты, системы маршрутизации коммуникаций, помощники на основе больших языковых моделей), пользоваться такой базой знаний в практической деятельности рядовому сотруднику крайне просто и полезно. Корпоративная библиотека как «внутрикорпоративная система знаний» позволяет работникам не обращаться к теоретическому и нередко устаревшему дискурсу и к опыту других компаний, неактуальному и зачастую неприменимому на уровне конкретной организации, а осуществлять поиск нужной и современной информации, а также обновлять и дополнять эту систему знаний.

Продвижение и оценка эффективности работы корпоративных библиотек. Анализ работы корпоративных библиотек позволил нам прийти к некоторым заключениям относительно инструментов, применяемых сегодня большинством российских компаний для популяризации чтения и активизации использования ресурсов библиотечных фондов.

Итак, во многих организациях имеется успешная практика включения литературы, необходимой к прочтению, в ИПР [4] ключевых специалистов и работников, обладающих высоким потенциалом к развитию [13].

Крайне популярными инструментами информирования читателей, применяемыми большей частью корпоративных библиотек, являются дайджесты о новинках издательств и периодические обзоры новой литературы, размещаемые на внутреннем портале компании, e-mail-рассылки.

Нередко компаниями используются инструменты, призванные поддерживать интерес к чтению среди сотрудников, а именно проведение голосования за лучшую книгу месяца, квартала, полугодия или года; размещение на различных информационных ресурсах организации рейтингов самых читаемых книг, популярных тем, самых активных читателей (пользователей) библиотеки; публикация отзывов о прочитанных книгах, рекомендаций о книгах от топ-менеджеров и мн.др.

Полагаем, что отдельного внимания заслуживает оценка эффективности работы корпоративной библиотеки. Особенно значимым этот аспект становится при широком толковании сущности корпоративной библиотеки, когда она рассматривается как внутрикорпоративная система знаний, со специфичной функциональной ориентацией и структурной характеристикой, а не только как место собрания книг, журналов, аудио- и видео-контента.

Для типологизации метрик, нами была использована и адаптирована методика оценки HR-процессов (автор – Г.И. Дейнекина) (рис. 1).

Рисунок 1 – Метрики оценки эффективности деятельности корпоративной библиотеки

Источник: составлено авторами.

Метрики количества, качества, времени, стоимости, а также метрики обратной связи от пользователей [4] позволят объективно оценить деятельность корпоративных библиотек на уровне отдельной компании. Результаты метрического анализа относительно качественных показателей контента корпоративной библиотеки (тематика популярных произведений, темы обсуждений, востребованные авторы и т.п.), могут быть интересны HR-специалистам, преподавателям и методистам корпоративного университета, а также руководителям отдельных структурных подразделений для более эффективной работы с персоналом в части определения потребности в обучении и реализации соответствующих образовательных программ.

Заключение. Итак, наша гипотеза получила подтверждение в ходе исследования. Корпоративная библиотека в настоящее время выступает одним из важных элементов управления знаниями в организации; представляет собой место концентрации опыта, прошедшего проверку временем, а также информации и актуальных практик для сотрудников отдельного предприятия.

На российских предприятиях сегодня созданы и успешно функционируют разные виды корпоративных библиотек – традиционные, электронные, гибридные варианты, а также внутрикорпоративные системы знаний. Последние видятся нам как ближайшая перспектива развития для компаний, ориентированных на управление знаниями в периметре своей организации. Именно вид корпоративной библиотеки определяет тех агентов, что осуществляют управление ее деятельностью. Это могут быть как библиотекари и HR-специалисты, специалисты по обучению и развитию персонала, так и руководители, ведущие специалисты структурных подразделений, специалисты служб информатизации и информационной безопасности.

Современная корпоративная библиотека может существовать в периметре организационной структуры как отдельное подразделение или быть функционально рассредоточена; использовать разнообразные форматы работы с пользователями, прибегать к различным способам определения тематики контента; применять всевозможные методы продвижения и метрики при оценке эффективности своей деятельности.

Возможности корпоративной библиотеки при реализации таких кадровых процессов, как привлечение, адаптация, обучение, мотивация, работа с кадровым резервом, на наш взгляд, сегодня крайне широки. Это и определяет популярность практики создания корпоративных библиотек как одного из важных элементов системы формирования и наращивания человеческого капитала организации.

Перспективы развития корпоративных библиотек авторами статьи видятся, во-первых, в трансформации большего числа действующих на предприятиях библиотек в центры управления корпоративными знаниями, где помимо основного фонда будут представлены локальные нормативные акты, собственные разработки компании, методические и обучающие материалы, вся профессиональная коммуникация. Во-вторых, в переходе к мультиформатности (текст, аудио, видео), микроформатности контента корпоративных библиотек (не только книги, журналы, статьи, но и саммари, инфографика, чек-листы, короткие видеоролики, мини-курсы, тесты) и омниканальности (доступ к контенту через различные каналы – сайт, мобильное приложение, корпоративные мессенджеры и социальные сети). В-третьих, в дальнейшем использовании информационных технологий и систем ИИ в работе с любой информацией и знаниями на уровне организации в целом.

[1] LMS-платформы – это платформы для управления обучением.

[2] Сегодня одними из самых популярных бесплатных нейросетей, используемых для транскрибирования, являются: AssemblyAI, Riverside, Teamlogs, Speechnotes, Whisper. См. список литературы: Топ-5 бесплатных нейросетей... Из российских версий – это Speechpad («Голосовой блокнот»), Бесплатная технология распознавания речи от VК и другие.

[3] YandexGPT от Яндекс, GigaChat от Сбер, Gerwin, RoboGPT и другие.