Система управления взаимодействием с подрядчиками на рынке экспедиторских услуг

Введение. В современных условиях компании быстро развиваются и очень часто сталкиваются с проблемой постоянного совершенствования и автоматизации своих систем управления, в том числе и системы управления подрядчиками и также взаимоотношений с предприятими в транспортно-логистических услугах. Сама система управления взаимодействием с подрядчиками представляет собой совокупность определенных процессов, процедур и организационных структур. Эффективное взаимодействие имеет ключевое значение, оно позволяет повысить конкурентоспособность предприятия, снизить затраты, а также обеспечить беспрепятственную работу. Это актуально в сфере транспортных услуг и логистических услуг, где, согласно данным, объем рынка в 2023 году оставил более 10 трлн рублей, что больше на 8,3% по сравнению с 2022 годом [2]. Именно экспедиторские услуги, как часть транспортных и логистических услуг оказывает наибольшее влияние на рынок транспортной логистики, так как для перевозок в наше время все больше компаний обращаются к экспедиторским компаниям, для того, чтобы ускорить поиск водителей и доставку товара.

Научная новизна исследования заключается в разработке концептуальной системы управления взаимодействием предприятия с подрядчиками на рынке экспедиторских услуг, отличающаяся от существующих разработок внедрением в нее мониторинга информации на всем жизненном цикле заказов подрядчиков, что обеспечивает быструю адаптацию по возникающим внешним обстоятельствам и реагирование на сопутствующие риски в процессе доставки. Благодаря этому, осуществляется оптимизация и постоянные улучшения бизнес-процессов от доставки груза до подготовки документов для оплаты полученного заказа.

В связи с этим, цель исследования состоит в разработке новой системы управления взаимодействием с подрядчиками на рынке экспедиторских услуг.

Для достижения данной цели были поставлены и решены следующие задачи:

· Проведен анализ рынка экспедиторских услуг в Российской Федерации;

· Проведена оценка системы управления взаимодействием с подрядчиками, выявлены преимущества и недостатки;

· Разработана новая система управления взаимодействием с подрядчиками, которая помогает оптимизировать процессы для всех ее составляющих элементов.

Объект исследования - рынок экспедиторских услуг.

Предмет исследования - методы и инструменты управления взаимодействием предприятия с подрядчиками.

В методологический аппарат вошли различные методы исследования, которые широко используются авторами в своих работах: диалектического научного познания и частные научные (анализ, синтез, сравнение, логический и системно-структурный анализ, формализация, анализ нормативно-правовых документов), моделирование.

Теоретические исследования. Рынок экспедиторских услуг в наше время является одной из важнейших частей в логистической сфере [21]. Благодаря экспедированию обеспечивается эффективное перемещение товаров и управление цепочками поставок [9]. Экспедиторские компании очень важны в наше время для транспортировки грузов, они облегчают с помощью координации взаимодействие между участниками процесса, такими как: производители/отправители (грузовладельцы), подрядчики (перевозчики), потребители (грузополучатели) [24].

Рынок экспедиторских услуг – это одна из сфер логистики [31], которая включает в себя организацию и координацию транспортировки груза.

Рынок экспедиторских услуг имеет свою классификацию, которая помогает разделить виды и сегменты услуг, которые зависят от определенных факторов.

Экспедитор-перевозчик – это организация, либо отдельное лицо, его задача состоит в перевозки груза и выполнении всех функций экспедирования. Он отвечает за транспортировку товаров, а также организует весь процесс логистики, включая оформление документов, выбор маршрута, контроль за состоянием груза и взаимодействие с различными службами.

Диспетчер – это специалист, который координирует процесс перевозки грузов, контролирует и информирует действия перевозчиков, транспортных средств и других участников логистической цепочки. Он организует загрузку и выгрузку, а также решает возникающие проблемы в процессе перевозки.

Экспедитор – это компания, либо отдельное лицо, которая занимается организацией перевозки грузов от грузовладельца к грузополучателю. Экспедитор выступает посредником между грузоотправителем [16], грузополучателем и перевозчиком. В его обязанности входит выполнение всех необходимых процедур, связанных с транспортировкой, такие как:

· оформление документов;

· страхование груза;

· контроль за состоянием груза на протяжении всего пути.

Классификация экспедиторов представлена в таблице 1.

Таблица 1 - Классификация экспедиторов [10]

По данным сайта биржи перевозок [1], которые представлены в таблице 2, в 2024 году существует 34 571 компании, которые занимаются экспедированием. Из них:

· 28 007 участников являются экспедитором-перевозчиком;

· 2 432 участника являются диспетчерами;

· 4 132 участника являются экспедиторами.

Также на бирже перевозок зарегистрировано всего 96 535 перевозчиков на ноябрь 2024 года. По данным Росстата РФ [25], в 2020 году по деятельности автоперевозок (ОКВЭД 60.24) было зарегистрировано 34 653 компании, естественно сейчас количество значительно выросло, но точных данных нет. Исходя из статистики перевозок грузов по видам транспорта в России относительное изменение между 2020 г. и 2024 г., составило 5,4%, следовательно в 2024 году компаний, которые занимаются автоперевозками составляет примерно 36,5 тысяч компаний.

Таблица 2 - Численность предприятий отрасли в России [1]

Рисунок 1. Структура перевозок грузов по видам транспорта по Российской Федерации, % [2]

В период с 2018 по 2022 года транспортно-экспедиторский рынок [23] в Российской Федерации значительно вырос, объем составил 4,79 трлн. рублей, что показывает нам прирост на 40%. Экспедиторские компании составили 6% от всего транспортно-экспедиторского рынка.

Из-за пандемии в 2020 году было резкое уменьшение масштабов перевозимого груза и общего объема транспортировки (грузооборота). Также значительным изменением было перераспределение маршрутов транспортировки на железные дороги с морского транспорта и автотранспорта. При сниженном спросе [17] логистические и транспортные компании снижали экспедиторскую маржинальность для клиентов, чтобы снизить конечную стоимость перевозок, что позволило сохранить объемы транспортировок. Однако данные меры привели к уменьшению выручки от предоставления услуг экспедирования, даже при росте цен коммерческих грузоперевозок.

Рынок транспортно-экспедиционных услуг [6] в России за 2020 год составил 3,76 трлн руб., что по сравнению с 2019 годом больше всего на 2% (3,69 трлн руб.), однако доля экспедиторских услуг снизилась до 5,8%, но после ослабления карантинных мер как внутри страны так и за границей в 2021 году, рынок начал постепенно вновь набирать свои обороты [2].

К сожалению, в 2022 году случился новый кризис на рынке транспортно-экспедиционных услуг из-за введения санкций. После введения санкций со стороны западных стран была глубокая реструктуризация международной логистики. Все это привело к тому, что акцент пришлось сделать на перенос внешнеторговых потоков на южные и восточные направления страны [17].

Увеличение тарифных ставок на грузоперевозки, а также рост экспедиторской маржинальности значительно увеличили объем рынка транспортно-экспедиционных услуг в 2022 году. Обороты экспедиторских услуг [3] росли быстрее чем всего транспортно-экспедиторского рынка, их доля выросла до 6,2%. Их-за изменений в геополитической ситуации необходимо было искать нестандартные логистические решения [5], что привело к росту необходимости в экспедиторских услугах, так как они являются специалистами в организации сложных перевозок, а также дополнительном привлечении подрядчиков, что сказалось на их управлении.

Основная часть. Подрядчик – это физическое или юридическое лицо, которое выполняет определенную работу или услугу при этом заключая договор [10] с другой стороной (заказчиком). При заключении договора подрядчик обязуется выполнить работу или услугу в определенное время, определённого качества, а также несет ответственность за выполнение в соответствии с условиями договора. Выполняя договор подрядчик [7] ориентируется на следующие нормативно-правовые акты:

· Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) [12].

· Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) [13].

· Гражданский кодекс Российской Федерации (часть третья) [14].

· Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» [26].

· Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» [27].

· Федеральный закон от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» [28].

Система управления взаимодействием с подрядчиками – это совокупность организационно-экономических и правовых мер [11], направленных на эффективное взаимодействие заказчика с подрядными организациями [19].

Идея данной системы заключается в том, что нужно управлять рисками между всеми участниками, распределить ответственность и обязанности, а также должна быть согласованность действий [4].

Роль системы управления взаимодействием с подрядчиками [22] заключается в:

¾ Повышении эффективности взаимодействия за счет четкого определения ролей, обязанностей и ответственности каждой стороны, а также создания эффективных каналов коммуникации;

¾ Оптимизации бизнес-процессов путем автоматизации задач [18], сокращения времени на согласование и принятие решений, а также повышения прозрачности и контроля;

¾ Снижении рисков и затрат с помощью тщательной оценки и управления рисками, связанными с подрядными работами, а также оптимизации затрат на закупку и управление подрядчиками;

¾ Повышении качества и своевременности выполнения работ за счет установления четких стандартов качества, проведения регулярных проверок и мониторинга, а также обеспечения своевременного предоставления необходимых ресурсов и информации.

К принципам построения данной системы можно отнести:

1. Соблюдение законодательства, то есть нужно учитывать все соответствующие законы и нормативные акты.

2. Установление эффективных каналов коммуникации между заказчиком и подрядчиками, а также обеспечение своевременного доступа к необходимой информации.

3. Оценка и управление рисками.

4. Возможность подстраиваться к изменяющимся условиям и требованиям.

5. Планирование и контроль взаимодействия.

Теперь рассмотрим элементы системы управления взаимодействием с подрядчиками, которые представлены на рисунке 2.

Рисунок 2. Элементы системы управления взаимодействием с подрядчиками

*составлено авторами

Управление взаимодействием с подрядчиками включает в себя [8]:

· Управление информацией о здоровье и безопасности подрядчиков является основой успешного сотрудничества. Для этого необходимо:

¾ Создание и утверждение план и процедур по охране труда и технике безопасности, представленных подрядчиками, учитывая законодательство и нормативные акты.

¾ Убедится, что подрядчики осведомлены и соблюдают все применимые законы и нормы в области охраны труда и техники безопасности.

¾ Предоставление подрядчикам обучения и ресурсов для поддержания безопасных рабочих условий.

· Управление информацией о страховании имеет важное значение, когда заинтересованные стороны при возникновении несчастных случаев и инцидентов хотят защитить себя. Если что-то происходит подрядчик должен предоставить:

¾ Предоставить доказательства страхования.

¾ Предъявить доказательства ущерба и что случай попадает под страхование.

¾ Заказчик должен проверить актуальность полиса и может ли он покрыть данный случай.

¾ Заказчик помогает координировать действия с подрядчиками по вопросам страховых требований и урегулирования претензий, чтобы обеспечить своевременную и честную выплату за произошедший инцидент или несчастный случай.

· Управление программами обучения неразрывно связано с безопасностью подрядчиков, ведь основные программы обучения нужны для осведомления о всех применимых требования и процедурах. Выполняемые действия:

¾ Разработка и проведение программ для подрядчиков по вопросам охраны труда и техники безопасности.

¾ Осведомление подрядчиков об имениях в каких-то процедурах или требованиях.

¾ Учет и отслеживание подрядчиков в программах обучения.

· Управление конкретными документами, относящимися к подрядчику и владельцу-клиенту — это основа прозрачности и ответственности в отношениях с подрядчиками. Включает в себя:

¾ Подготовка и хранение контрактных документов (включая договоры, технические задания).

¾ Обеспечение своевременного утверждения контрактных документов всеми заинтересованными сторонами и утверждение изменений.

¾ Обеспечение контроля доступа к документам для защиты конфиденциальной информации.

¾ Анализ документов на соответствие действующему законодательству и внутренним стандартам компании.

Большинство современных контрактов требуют эффективного использования программного обеспечения для управления контрактами, облегчающего администрирование между несколькими сторонами.

Как и упоминалось ранее система управления взаимодействием с подрядчиками - совокупность согласованных процедур и правил взаимодействия клиента с подрядчиками, в результате чего выстраивается эффективное взаимодействие и качественное выполнение своих задач.

Существующую систему управления подрядчиками можно представить в следующей схеме (Рисунок 2).

Рисунок 3. Существующая система управления взаимодействием с подрядчиками

Можно увидеть, что данная система [31] кажется очень простой, мы видим взаимосвязи между элементами, но также при такой системе есть и свои риски, например, непонятно кто отвечает за сбор и анализ информации для оптимизации процессов. Разберем преимущества и недостатки данной системы управления взаимодействием с подрядчиками в таблице 3.

Таблица 3 - Преимущества и недостатки системы управления взаимодействием с подрядчиками

Учитывая данные преимущества и недостатки построим новую систему управления подрядчиками, в которой будут учитываться существующие минусы прежней системы (рисунок 4). Научная новизна заключается в разработке концептуальной системы управления взаимодействием предприятия с подрядчиками на рынке экспедиторских услуг, отличающаяся от существующих разработок внедрением в нее мониторинга информации на всем жизненном цикле заказов подрядчиков, что обеспечивает быструю адаптацию по возникающим внешним обстоятельствам и реагирование на сопутствующие риски в процессе доставки. Благодаря этому, осуществляется оптимизация и постоянные улучшения бизнес-процессов от доставки груза до подготовки документов для оплаты полученного заказа.

Рисунок 4. Новая система управления взаимодействием с подрядчиками

*составлено авторами

Данная система была улучшена за счет новых взаимосвязей и второстепенных элементов. Рассмотрим улучшения:

· Выстроена более четкая взаимосвязь и ответственность;

· Также улучшен механизм передачи информации, благодаря этому улучшена адаптивность к изменяющимся обстоятельствам;

· Внедрен мониторинг, который поможет снизить риски, а также поможет узнать статус заказа.

· Система предполагает не просто заказы, но и постоянное улучшение процессов благодаря аналитике [29].

С точки зрения практики новая система управления взаимодействием с подрядчиками повлияет на экспедиторов:

· Тем что появилось более четкое взаимодействие, и распределение обязанностей между всеми элементами и внутри самой компании. Благодаря этому, процессы теперь выстроены более точно, что облегает работу в экспедиторской компании. Улучшены каналы коммуникации [30], благодаря которым повысится эффективность работы.

· За счет автоматизации коммуникационных процессов снизится нагрузка на отдельные отделы экспедиторской компании.

· Благодаря новой системе, при ее внедрении в компанию, можно повысить ее конкурентоспособность.

На клиентов (заказчиков):

· Благодаря повышению прозрачности, клиент может отслеживать на какой стадии находится заказ, а также следить за качеством работы.

· Благодаря четкому разделению ответственности у клиента уменьшается количество сбоев, тем самым уменьшаются риски.

· Клиенты теперь могут более быстро реагировать на изменения, благодаря внедрению новых элементов сбора информации и аналитики.

Для грузополучателей:

· Снижение рисков получения поврежденного товара.

· Отслеживание статуса заказа.

· Благодаря информированию о статусе заказа, грузополучатель может планировать свои действия наперед.

· Оптимизация логистических процессов приводит к более оптимальной стоимости конечных услуг.

Заключение. Таким образом, был проанализирован рынок экспедиторских услуг и его тенденции, проведена оценка существующей системы управления взаимодействием с подрядчиками, выделены ее преимущества и недостатки. Разработана новая система управления взаимодействием с подрядчиками, которая включает в себя оптимизацию процессов всех элементов бизнес-процессов данной системы и учет рисков. Она обеспечивает эффективность распределения обязанностей и передачи информации между участниками процесса.

Новая система значительно повлияет на экспедиторов, клиентов и грузополучателей, так как все недостатки прошлой системы были исправлены и оптимизированы, чтобы всем участникам грузоперевозки было комфортно и информативно взаимодействовать друг с другом.