Методика расчета ожидаемого времени формирования новых привычек и навыков сотрудниками как элемент формирования саморазвивающейся системы

Введение

Сегодня, в период непредсказуемости и трансформации многих сфер деятельности, когда ситуация для организации и ее сотрудников может поменяться буквально «на глазах» во всех возможных ее проявлениях: экономических, политических, социальных, законодательных и прочих, руководители ищут новые формы и способы сохранения устойчивых позиций компании.

Результатом поиска таких решений стало изучение не классических моделей и инструментов менеджмента, а именно: самоорганизация, саморазвитие, интеллектуальная организация, бирюзовая организация, управление по ценностям и другие инновационные методы управления, которые позволят компаниям удерживать свои конкурентные позиции в ситуации кадрового голода, неопределенности и дефицита ресурсов.

Таким организациям в ситуации рыночной неопределенности и отсутствия возможности точного прогнозирования, удается принимать решения, опираясь преимущественно на внутренние ресурсы, используя механизмы и методы инициации вовлеченности, лидерского поведения и желания выполнять свои функциональные обязанности в соответствии со стратегическими целями организации. Мы говорим про механизмы самоорганизации, когда трансформационные процессы в компании происходят по инициативе сотрудников на основе их внутренней мотивации, обеспечивая таким образом эффективное управление тактическими изменениями в компании. [1], [2].

Новые формы и методы менеджмента непосредственно связаны с изменением корпоративной культуры компании и формированием искренней заинтересованности сотрудников в согласовании их личных и производственных целей и целей организации, в поиске объединяющих их ценностей, в новых формах проявления лидерства, изменения в коммуникациях с учетом поколенческой специфики, акцента на межфункциональные взаимодействия, инициации предпринимательства, вовлеченности и совместного поиска нужных решений. [3].

Процессы инициации и самоорганизации сотрудников предполагают определенную самостоятельность для сотрудников, групп (команд, структурных подразделений), что позволяет обсуждать желаемые изменения, формулировать предложения, выходить к вышестоящим органам с инициативой, а это означает формирование новых моделей поведения через формирование новых привычек и навыков, как личностных, так и профессиональных. [4].

Таким образом, остро стоит вопрос о самостоятельном владении сотрудниками информации и знаний о природе формирования новых привычек, навыков, о факторах, которые влияют на время их формирования, и о ожидаемом времени формирования этих привычек, что позволит сотрудникам самостоятельно управлять процессом развития их компетентностной модели через развитие новых привычек и навыков и достигать личные и производственные цели в планируемые сроки.

На основании вышеизложенного, целью настоящей статьи является представление авторской методики расчета ожидаемого времени формирования новых привычек и навыков, включающей в себя:

· Изучение научной и практической литературы по вопросам формирования новых привычек и навыков;

· Разработка методики расчета ожидаемого времени формирования новых привычек, включая факторы, влияющие на это время;

· Проведение исследований, связанных с ожидаемым временем формирования новых привычек;

· Предоставление результатов апробации авторской методики на основе эмпирических исследований.

Роль формирования новых привычек и навыков в самоорганизующейся модели поведения сотрудников.

Важной особенностью самоорганизации является активизация внутреннего потенциала сотрудников, которая, в свою очередь лежит в основе перехода от внешнего регулирования поведения к саморегулированию или автономии. При внешнем регулировании, люди действуют с целью получения желаемого результата или избегая неблагоприятных последствий, поэтому они находятся под напряжением и действуют в большинстве случаев тогда, когда это способствует достижению определенных целей. В этом случае мотивы новой модели поведения формируются при условии согласования интересов сотрудников и компании.

Внутренняя, «автономная» мотивация, наблюдается, «когда сотрудники, принимающие ценности, отношения или свод правил компании, действуют так, что внешнее регулирование поведения превращается во внутренние правила и, следовательно, больше не требует наличия внешних воздействий» [5]

Вышеперечисленные трансформирующие процессы, связанные с демонстрацией внешней и, особенно автономной мотивации, находят выражение в новой поведенческой модели, когда люди вовлекаются в деятельность ради нее самой, готовы жертвовать личными интересами и благополучием для получения результата более высокого порядка – удовольствия от выполнения трудного задания, ощущения самодостаточности и соучастия в значимых событиях. В данном случае сотрудник идентифицирует свои мотивационные ориентиры с ценностями и нормами компании, формирует новые привычки и навыки, действует, руководствуясь глубокой убежденностью в том, что достижение целей компании является главным условием его собственного благополучия, а работа – источником удовлетворенности, внутренней гармонии и саморазвития [6]

В основе формирования новых моделей поведения самоорганизованных сотрудников лежат новые привычки и новые навыки.

Привычка (англ. habit) — автоматизированное действие, выполнение которого в определенных условиях стало потребностью (напр., делать зарядку по утрам, быстро ходить и т. д.). Привычка формируется в процессе неоднократного выполнения действия на той стадии его освоения, когда при его исполнении уже не возникает каких либо трудностей волевого или познавательного характера. При этом решающее значение приобретает вызываемое самим функционированием действия физическое и психическое самочувствие, окрашиваемое положительным эмоциональным тоном «приятного удовольствия» [7].

Навык (англ. habit, skill) - доведенное до автоматизма путем многократных повторений (действие); критерием достижения навыка служат временные показатели выполнения, а также тот факт, что выполнение не требует постоянного и интенсивного внимания (контроля). Навык может быть не только двигательными, но и перцептивными, мнемическими, мыслительными, речевыми и т. п. Огромное количество специальных навыков связано с осуществлением разных видов деятельности (бытовой, учебной, профессиональной). [8].

Таким образом, знание факторов, влияющих на формирование новых привычек и навыков и знание предполагаемого времени их формирования, позволит сотрудникам более осознанно проявлять саморегулирующие модели поведения, самостоятельно работать над своей компетентностной моделью, в основе которой и лежат новые привычки и навыки, и использовать свой потенциал и «автономную» мотивацию для достижения личных и производственных целей.

Срок (период) формирования новых навыков и привычек.

В 2019-2020 гг. автор, реализуя обучающие проекты в компаниях и имея возможность общаться с персоналом, провела опрос сотрудников разных сфер деятельности, задав только один вопрос: «Сколько дней, по вашему мнению, формируется новая привычка?» Среди 437 опрошенных сотрудников, были получены следующие ответы: 358 сотрудников ответили – 21 день, 68 сотрудника назвали временной диапазон от 21 до 100 дней, 11 сотрудника затруднились с ответом.

Устойчивое мнение большинства сотрудников по поводу «21 день» возбудило исследовательский интерес автора разобраться в этом вопросе и изучить исследования, связанные со временем формирования новых привычек.

В 1896 году доктор Джордж Стрэттон, основатель одной из первых лабораторий экспериментальной психологии в Америке создал оптический прибор под названием «инвертоскоп» (перевернутое видение) и провел эксперименты с целью исследования механизма зрительного восприятия. Согласно его исследованиям, среднее время привыкания к «перевернутой реальности», заключающееся в комфортной жизнедеятельности с прежней скоростью реагирования, составило 21 день. Ученые подчеркивали, что процесс, благодаря которому испытуемый, носящий очки, становится способным видеть мир «правильно» (как видел изначально, без перевернутого видения), далеко не ясен и результаты этого исследования не могут являться доказательной базой для переноса и анализа при формировании других привычек, поскольку исследования касались только изучения зрительного восприятия. [9]

Второе исследование базировалось на опыте пластического хирурга Максвелла Мальца, который в 1950 обратил внимание, что пациентам требуется, как минимум, 21 день, чтобы привыкнуть к новой внешности или ампутации. Мальц предположил, что изменения в психике происходят, минимум, за 21 день. За это время формируется ментальный образ, который затмевает прошлые привычки человека. [10]

Именно после этих вышеупомянутых исследований «мир заговорил о 21 дне», как о некоем ориентире в сроках формирования новых привычек, и, несмотря на многие современные исследования, предлагающие иные версии, 21 день устойчиво воспринимается, как срок ожидания результата в формировании новой привычки или навыка.

На сегодняшний день, несмотря на большое количество научной и практической литературы, посвященных вопросам формирования новых привычек, в них не отражен вопрос определения срока (периода) их формирования, не проведен анализ факторов, которые оказывают влияние на этот процесс, нет данных по эмпирическим исследованиям. Среди авторов, кто раскрывал «секреты» работы с новыми привычками, следует отметить следующих: Янг Шон [11], Чарлз Дахигг [12], Джеймс Клир [13], Мартин Ланик [14], Джон Ассараф [15] и другие авторы.

По вышеуказанной причине автором в 2020 году было инициировано исследование по изучению факторов, влияющих на время формирования новых привычек, а в 2020-2023 гг. проведено эмпирическое исследование, на основании которого был сформирован свой взгляд на данный вопрос и разработана методика расчета ожидаемого времени формирования новых привычек и навыков.

Авторская методика расчета ожидаемого времени формирования новых привычек и навыков.

Первый этап исследования. В течение 2020-2021 г.г. было проведено исследование. Автором применялись такие методы, как наблюдение, формализованный опрос, глубинное интервью. По результатам проведенных исследований были сформированы четыре группы факторов. Предлагаемые факторы влияют на длительность формирования привычек и навыков. Рассмотрим их подробнее.

1 группа – физическая готовность сотрудника к формируемой привычке (навыку).

К этой группе относятся индивидуальные физические особенности и способности личности. Например, выносливость, показатели здоровья, склонности к той или иной деятельности, наследственные заболевания, общая физическая нагрузка (на работе и дома), достаточный отдых.

2 группа – эмоциональная готовность к формируемой привычке (навыку)

К этой группе относятся: темперамент личности, отношение к привычке (нравится/не нравится, считает сотрудник эту привычку полезной или выгодной для себя, коллектива или нет), отношение к сотрудникам, сопричастным к контексту формируемой новой привычки (например, к сотруднику, с которым связан новый поведенческий алгоритм), общее эмоциональное напряжение и уровень стрессоустойчивости.

3 группа – положительный предыдущий опыт формирования новых привычек, т.е. насколько у сотрудника сформирован навык внедрения в свою жизнь новых привычек и наличие положительных результатов по результатам их формирования.

4 группа – благоприятная окружающая среда.

К этой группе относятся: поддержка коллег, поддержка в семье, наличие или отсутствие единомышленников, наставников, последователей.

5 группа – доступность инфраструктуры.

Под этой группой автор понимает возможность формирования новой привычки без дополнительных препятствий. Например, если привычка связана с необходимостью использования каких-либо ресурсов, то насколько эти ресурсы доступны в момент нужных действий.

Второй этап исследования. Автором применялись такие методы, как наблюдение и глубинное интервью. В течение 2021-2022 года было проведено исследование, цель которого – уточнить предполагаемые сроки формирования новых навыков и привычек.

Опираясь на исследования, посвященные срокам формирования новых навыков и привычек, первоначально автором в исследовании был взят предполагаемый временной диапазон – от 21 до 100 дней, но, опираясь на полученные результаты проведенных исследований, данный временной промежуток был скорректирован - от 14 до 90 дней.

Результат формирования привычки за 14 дней получался в ситуации наличия у испытуемого ранее этого навыка (привычки), но по ряду причин в последнее время не используемых. Например, по причине иных (по сравнению с предыдущим периодом) функциональных обязанностей или другой инфраструктуры.

Третий этап исследования. В течение 2021-2023 гг. был проведен эксперимент, в котором приняли участие 149 сотрудников пяти компаний. В течении трех-четырех месяцев (в разный временной промежуток) проходила основная часть апробации авторской методики расчета ожидаемого времени формирования привычки, навыка.

В начале исследования сотрудникам был предложен опросник для оценки по пятибалльной шкале факторов, влияющих на срок формирования привычек и навыков, где 1 – минимальный уровень выраженности фактора (наличие по данному фактору максимального уровня сопротивления, препятствия), а 5 – максимальный уровень выраженности фактора (готовность, наличие опыта, поддержки, возможности) табл.1

Табл. 1 Факторы, влияющие на срок формирования новых привычек и навыков (составлено автором)

В зависимости от полученной итоговой суммы по влияющим факторам (табл. 1), сотрудник получает ожидаемый временной диапазон формирования привычки, навыка (табл. 2)

Табл.2 Ожидаемый временной диапазон формирования привычки, навыка (составлена автором)

Представив временной диапазон от 14 до 90 дней, автор опиралась на результаты второго этапа своего исследования. Как мы видим из данных табл. 2, разница в оценке влияющих факторов в 5 баллов дает разницу во времени в 19 дней. Если респондент оценивал все влияющие факторы по 5 баллов – это уровень максимальной готовности и минимальных препятствий, то ожидаемое время формирования привычки составляет 14 дней, если респондент оценивает все факторы в 4 балла, то поучаем 33 дня.

Следует отметить, что в начале исследования автором была выведена формула, которая на основании оценки респондентами влияющих факторов, рассчитывала точную цифру – срок формирования привычки, навыка в днях. Но апробация разработанной методики показала, что разумнее опираться не на точно полученную цифру, а на временной диапазон, поскольку на время формирования привычки, навыка (в течении всего периода работы с новой привычкой) влияет еще ряд субъективных факторов, которые сложно предвидеть в начале работы по внедрению новых привычек. К таким субъективны факторам можно отнести следующие: командировки или иные ситуации, усложняющие работу с новой привычкой, болезнь респондента, неожиданная смена функционала и т.д.

Важно уточнить, что в данной статье не отражены ряд влияющих на результат формирования новых привычек факторов, как сдерживающих данный процесс, так и его ускоряющих его. Например, к сдерживающим следует отнести правильную формулировку формируемого навыка/привычки. Привычка «Не раздражаться/держать себя в руках» в различных эмоциональных ситуациях сформулирована не корректно, поскольку сотруднику не понятно, что именно он должен делать в ситуации эмоциональной нестабильности, чтобы «не выйти из себя»

К инструментам, которые помогают достигать положительного результата в рассчитанные сроки, можно отнести следующие: ведение чек-листов, визуализация получаемых результатов, контроль динамики и т.д.

На данном этапе исследования стояло две ключевых задачи:

· Сравнение ожидаемого времени формирования привычки на основе полученных результатов опроса респондентов (табл.1) с фактическими результатами согласно расчетам автора (табл.2)

· Контроль роли влияющих факторов, выбранных респондентами согласно табл.1 и реально возникающими сложностями при формировании навыка, привычки.

Исследования показали, что субъективная оценка респондентами в процессе наблюдения является объективным фактором, например, сдерживающим, для самого респондента. Этот наблюдаемый факт находит объяснение в отечественной социологии, поскольку у респондента, заинтересованного в формировании новых навыков и привычек (в представленном исследовании работа проводилась только с навыками и привычками, с которыми респонденты сами хотели поработать), нет причин быть неискренними самими с собой.

Как подчеркивает А.Ю. Мягков, искренность — это выражение человеком его подлинных мнений, мыслей, чувств, намерений и так далее, а также сообщение фактов или сведений, соответствующих действительному положению вещей. Неискренность - есть преднамеренное искажение индивидом известных ему фактов действительности, сознательное сокрытие своих мыслей, действий, чувств, намерений и так далее от других, окружающих его/ее и взаимодействующим с ним/ней людей, и/или подмену их иными, не выражающими его действительных взглядов, установок, потребностей, интересов [16].

Опираясь на вышесказанные утверждения, можно сделать вывод, что недостоверной и неискренней информацией можно считать лишь ту, которую респондент намеренно пытается исказить или скрыть. Следовательно, субъективный взгляд сотрудника при оценке влияющего фактора, является для него объективным (сдерживающим или способствующим), поскольку только он (сотрудник) сам может оценить, опираясь на свое восприятие, опыт и неформализованные знания.

Результаты исследования:

По итогам проведенных исследований в период 2020-2023 гг, были получены следующие результаты:

· Выявлены и подтверждены факторы, оказывающие ключевое влияние при формировании новых привычек, навыков;

· Выявлен и определен промежуток ожидаемого времени формирования новых привычек, навыков в зависимости от оценки респондентами влияющих факторов;

· Из 149 респондентов, участвующих в исследовании, у 141 время формирования привычки, навыка, соответствовало разработанной автором методики (временной промежуток), у 3-х сотрудников привычка сформировалась быстрее, у 4-х сотрудников – медленнее, 1 сотрудник ушел из компании, в которой велись наблюдения, выпав из представленной выборки.

· Представленная автором методика, включающая субъективную оценку респондентами влияющих факторов (от 1 до 5), в процессе наблюдения подтверждает объективность влияния на респондента того или иного фактора. То есть, если респондент оценивает эмоциональную или физическую готовность при формировании данного навыка, привычки низкой (по его мнению это ограничение) при ином мнении других сотрудников (коллег, руководителей, подчиненных), то в процессе формирования данного навыка, привычки, подтверждается сдерживающая роль данного фактора.

В ходе исследовательской работы в течение 2020-2023 гг. были реализованы следующие шаги:

1. Изучены исследования, касающиеся вопросов времени формирования новых привычек и уточнен данный временной диапазон.

2. Разработаны и апробированы факторы, влияющие на время формирования новых привычек и навыков.

1. Разработан инструмент определения степени выраженности факторов, влияющих на время формирования привычек и навыков (табл. 1)

2. Определена зависимость между фактором влияния и сроком формирования новых привычек, навыков. Рассчитано ожидаемое время формирования новых привычек в зависимости от суммы влияющих факторов. (табл. 2).

3. Разработана методика расчета ожидаемого времени формирования привычек и навыков, которую сотрудники могут использовать самостоятельно.

4. Методика апробирована, получены положительные результаты.

Рекомендации сотрудникам для самостоятельного использования методики расчета ожидаемого времени формирования новых привычек и навыков:

1. Отбор привычек и навыков, которые сотруднику необходимо сформировать в ближайшее время.

2. Оценка сотрудником препятствий и возможностей для формирования привычек и навыков (табл. 1). Препятствия и возможности разнесены в 5 групп факторов. Перед оценкой необходимо внимательно изучить, какие характеристики входят в каждую группу влияющих факторов. Оценка производится по 5-балльной шкале, где 1 – минимальный уровень выраженности фактора (наличие по данному фактору самого высокого уровня сопротивления, препятствия), а 5 – максимальный уровень выраженности фактора (готовность, наличие опыта, поддержки, возможностей).

3. Определение ожидаемого времени формирования привычек и навыков в зависимости от суммы баллов (согласно табл. 2)

4. Формирование чек-листов на период выработки привычки (чек-листы различаются в зависимости от полученного каждым сотрудником временного интервала по итогам заполнения оценочного листа)

5. Ранжирование навыков и привычек по времени их формирования в зависимости от влияющих факторов, получивших одинаковые баллы. Например, если «навык 1» по фактору «физическая готовность» получил оценку 1 или 2, и «навык 2» по этому же фактору также получил оценку 1 или 2, то «навык 1» и «навык 2» надо разнести для их формирования по времени (поставить в разные месяцы).

6. Сопровождение процесса формирования привычки. Для этого применяются инструменты мотивации и поддержки сотрудников: карта визуализации, привязка привычки к какому-то ежедневному действию с его позитивным восприятием, метод «3 Молодец», чаты поддержки, публичное обещание и прочие поддерживающие методы и инструменты.

Представленная автором методика позволяет компаниям, для которых важна культура самоорганизации и саморазвития, работать с компетентностной моделью сотрудников на качественно новом уровне. Опираясь на свою компетентностную модель, сотрудник имеет возможность рассчитать ожидаемые сроки формирования нужных ему навыков и привычек и планировать их для формирования с «грамотным соседством», описанном в методике. Такая группировка позволит снизить общий уровень напряжения и сопротивления сотрудников и ускорить получение ожидаемых результатов. А более быстрое получение результатов в виде сформированных новых навыков и привычек повышает «автономную» мотивацию персонала, что в свою очередь позитивно влияет на развитие и проявление саморегулирующихся моделей поведения сотрудников.

Заключение

Представленная автором методика расчета ожидаемого времени формирования новых привычек и навыков позволит компаниям использовать механизмы самоорганизации и саморазвития, актуализируя «автономную» мотивацию персонала, предоставляя им возможность самостоятельно работать со своей компетентностной моделью на качественно новом уровне, грамотно группируя новые необходимые навыки, понимая ожидаемое время их устойчивого формирования для достижения личных и производственных целей. В таких компаниях сложные процессы самоорганизации и саморазвития могут протекать более естественных образом, что позволит раскрыть в большей степени резервы человеческого потенциала и повысить уровень конкурентоспособности компаний.