Организационный дизайн: обеспечение оптимизации системы управления производственных компаний

Введение.

Актуальными задачами для «рядовых» производственных предприятий традиционно являются снижение себестоимости, увеличение прибыли, повышение качества продукции, внедрение системы менеджмента качества, автоматизация производственных процессов и управленческого учёта.

Важный посыл, обозначенный в Государственной программе РФ «Развитие промышленности и повышение ее конкурентоспособности» [1], ориентирует промышленные производства на ресурсосбережение как результат процессов интенсивности и эффективности ресурсосберегающих систем, а также усиление цифровых компетенций и НИОКР.

Но при этом наблюдается модернизация всей системы экономических связей и отношений, где во главу угла ставится ценностное предложение для потребителя.

Организационные преобразования в производстве и, соответственно, управлении предприятием связаны с одной стороны, с широким освоением материал-, энергосберегающих методов, безлюдных технологий [2,3], цифровых продуктов, развитием проектной деятельности и формирование проектных команд, а, с другой, с обострением проблемы эффективного использования трудового потенциала и грамотной оптимизации системы управления в организации.

Модель развития современного бизнеса, в основе которой лежат состояние перманентной нестабильности, хаотичности, волатильности и тревожности, требует от производственных предприятий развития гибкой модульной структуры бизнеса, уменьшения степени жесткости в системе управления компанией, готовности к неожиданным изменениям бизнес-среды. Последние же в свою очередь в силу долгого существования, большого размера и при наличии сильного внешнего контроля демонстрируют формализованное поведение и наделены централизованной организационной структурой, в которой, как правило, при сокращении численности не снижается число уровней подчиненности или происходит укрупнение нескольких подразделений в одно со слабо сочетающимися между собой функциями.

По мнению коллектива авторов (Ильинская Е.М., Титова М.Н.), традиционные организационные структуры, имеющие ярко выраженную концентрацию полномочий и ответственности, при заметном рассредоточении компетенций, не обеспечивают требуемую скорость достижения плато продуктивности [4].

Таким образом, сложившиеся подходы, популярные при проведении оптимизации работы системы управления (сокращение численности, замена неэффективного персонала, планирование подбора только на замену ушедшим сотрудникам, сокращение управленческих уровней), перестали обеспечивать кардинальные положительные результаты в деятельности производственных предприятий.

На общем фоне индустрии 4.0 и цифровой трансформации на производственных предприятиях происходит повышение динамики функционирования управленческих процессов, возрастает значение организационного ресурса.

Научной задачей данного исследования является анализ на основе опыта возможности и целесообразности использования инструментов организационного дизайна для выстраивания комплексной и эффективной оптимизации системы управления на производственных предприятиях.

В статье заявлены следующие исследовательские задачи:

1) раскрыть сущность и назначение организационного дизайна в призме важности проведения оптимизации системы управления производственных предприятий;

2) указать триггеры, обуславливающие переход от проведения однократных организационных изменений к организационному дизайну;

3) определить инструментарий организационного дизайна, адаптивный к осуществлению организационных преобразований на корпоративном уровне.

Научная новизна исследования заключается в установлении на основе анализа эмпирических данных разрыва в понимании задач оптимизации системы управления с позиции руководителей и подчиненных и обосновании выбора инструментов организационного дизайна, способствующего приближению к эффективному управлению производственные предприятия.

Обзор научной литературы по проблеме и методика

Традиционно, под оптимизацией понимают поиск наилучшего решения для достижения целей компании в заданных условиях /выбор из всех возможных вариантов наиболее оптимального решения, которое позволит достигать предприятию поставленных целей в существующих экономических условиях.

Система управления объединяет в себе стратегию развития, систему целей и ценностных координат, организационную структуру, процесс управления, аппарат управления, информационно-коммуникационная систему, корпоративную культуру, и воздействует на производственную систему и ее бизнес-функции.

Сложилось достаточно устойчивое мнение, что задача оптимизации системы управления решается, прежде всего, путем корректировки организационной структуры. По результатам исследования «Повышение эффективности персонала», проведенном в 2016 году компанией Deloitte, 69% участников опроса утверждают, что оптимизация организационной структуры является приоритетным направлением деятельности [5].

Оптимизация системы управления предприятия рассматривается через использование современных информационных технологий в управлении хозяйственно-экономической деятельностью [6], в призме инновационных технологий и инновационной деятельности [7].

Курс оптимизации системы управления задает современная теория фирмы, где построение на основе бизнес-процессов предполагает отход от иерархии в сторону гибкости. Управление изменениями является важным компонентом современной системы управления предприятием [8].

Переход на системно-ориентированные действия, основанные на принципах самоорганизации, теории функционирования сложных систем, теории хаоса, способна обеспечить философия и концепция организационного дизайна.

Согласно «классическому» определению, которое ввел Дж. Лорш (J. Lorsch), «организационный дизайн – один трех основных способов (помимо личного воздействия и распределения ресурсов между проектами и продуктами), которыми менеджеры воздействуют на подчиненных и направляют их работу на достижение целей фирмы» [9].

Дж. Гэлбрайт (J. Galbraith) трактует организационный дизайн как «осознанный и рациональный выбор формы организации, используемой для достижения определенных целей; непрерывный процесс создания непротиворечивой системы взаимодействия людей, форм организации и бизнес-стратегий» [10].

По мнению Борисовой Л.Г. понятие «организационный дизайн» организации является основным в теории организаций и наряду с другими терминами используется для описания механизма функционирования организации как целостной организационной формы (системы) [11] посредством 5 блоков: задачи организации; организационная структура, процессы; системы стимулирования и вознаграждения; люди.

Шевелева Ю.И. в статье пишет, что «дизайн», в отличие от структурирования, указывает на сложность и творческую подоплеку процесса оптимизации внутреннего строения фирмы в информационной экономике, в котором сходятся воедино наука и искусство. Научная сторона практической реализации процесса организационного дизайна выражается в построении некого трафарета (матрицы, оболочки, сети и т.п.), а творческая – в заполнении этого трафарета индивидуальным, целесообразным только в данной ситуации и свойственным исключительно данной фирме содержанием в виде сотрудников, технологий, процедур взаимодействия и бизнес-процессов» [12].

При этом организационный дизайн способен обеспечить высокие результаты деятельности производственных компаний за счет, во-первых, достижения конгруэнтности между организационными единицами структуры управления, процессами, стратегией, работниками и культурой и, во-вторых, увеличения организационной эффективности и развития способности организации к самообновлению.

В связи с этим выявление авторской позиции является логичным шагом и представляет научный результат, обладающий новизной.

Методика

Основным методом исследования был выбран электронный опрос, целью которого было выявить понимание/смысл и реакцию разных категорий персонала на мероприятия, проводимые в рамках оптимизации системы управления предприятием и оценка возможности для бенчмаркинга по развитию концепции организационного дизайна. Представлен анализ научной литературы и статистики.

Экспертную оценку в экспресс-интервью обеспечили 3 руководителя топ-уровня, активно реализующие концепцию организационного дизайна на своих производственных предприятиях.

В анонимном электронном опросе, проведенном в декабре 2021 года, приняло участие 64 респондента, пропорциональное соотношение руководителей линейного и среднего уровня управления и специалистов 1:3 из 3 компаний энергетического, металлургического и транспортного профиля.

Основная часть

По результатам исследования определено, что основная задача проведения оптимизации системы управления предприятия – поиск резервов для роста производительности и эффективности деятельности, 6 из 13 руководителей отмечают внедрение проектных офисов.

Топ-5 причин оптимизации системы управления по мнению линейных руководителей и руководителей мидл-уровня представлено на рисунке 1.

По полученным результатам самый популярный ответ «не удалось достичь того, чего ожидали». При этом не отрицают, что происходит сокращение организационно-штатных/кадровых единиц без аргументированной необходимости, часто несопряженное с достижением корпоративных целей.

Исполнители в 94% анкет не знают и/или не понимают потребность в оптимизации деятельности предприятия. По результатам опроса 90% работников производственных предприятий связывают оптимизацию системы управления с сокращением численности с сопутствующим увеличением объема работы без увеличения уровня дохода.

Разделяя мнение, что организационный дизайн представляет собой настройку системы управления компанией (предприятием), представим авторскую трактовку данного понятия, соглашаясь с тем, что индустрия 4.0 - это не новые технологии, но «совершенно новый подход к производству», как отметила в отчете Industrie 4.0 Working Group.

Организационный дизайн (ОД) – метод ведения бизнеса и философия управления в индустрии 4.0, которая способствует пониманию множественности назначения бизнеса (не только прибыль), максимальному использованию возможностей организации, эффективному комбинированию экономических ресурсов и конвергенции с цифровой экономической средой.

Принципиальная идея концепции организационного дизайна состоит в организационной трансформации - развитии организации, которая способна непрерывно и проактивно противодействовать силе дезинтеграции за счет самоинтеграции.

Результатом ОД станет гибкая организационная структура и сбалансированное штатное расписание, синхронизированные с операционной моделью, грамотно выстроенные системы оплаты труда и премирования в зависимости от вклада и уровня ответственности.

Назначение организационного дизайна в контексте оптимизации системы управления, по авторскому мнению, сводится к:

- модификации и адаптации имеющейся бизнес-модели к новым условиям и стратегическим установкам;

- синхронизации карты бизнес-процессов с организационной структурой предприятия;

- обеспечению баланса между стабильностью модели управления и потребностью компании в развитии.

По результатам опроса (разрешался одномоментный выбор опрашиваемым руководителям до 3-х пунктов), удалось выделить индикаторы, которые указывают руководству на необходимость перехода от проведения однократных организационных изменений к организационному дизайну (таблица 1).

Таблица 1 - Распределение мнений респондентов [2]

Отметим такой факт, что здесь некорректно говорить о ранжировании индикаторов, они признаются равноценными и рассматриваются в совокупности.

При этом наличие кризисной ситуации, связанной с необходимостью уменьшения кадровых затрат и сокращением численности сотрудников, не рассматривается респондентами как сигнал к развитию организационного дизайна, здесь уже требуется другой подход (например, реинжиниринг бизнес-процессов).

Анализ на предмет использования в практике инструментов организационного дизайна позволил выделить следующие:

- процессная бизнес-модель организации;

- организационно-функциональная модель (ОФМ) – целостно- системное графическое описание компании, основывающееся на структуре управления организацией с обозначением функций, выполняемых подразделениями, горизонтальных и вертикальных связей между ними, и системе ключевых индикаторов [13];

- комплекс мероприятий по нормированию труда;

- инструментарий организационного проектирования Bpwin/Erwin (Platinum Technology), Rational Rose (Rational Software Corporation), ARIS (Scheer AG);

- функционально-стоимостной анализ и матрица RACI;

- система KPI и грейдов в мотивации и стимулировании труда персонала;

- система управления рисками.

Респонденты отмечают положительную динамику в решении вопросов корректировки операционной модели предприятия (69%) и демонстрируют готовность дальнейшего использования этих инструментов в работе (87%).

Заключение

Результаты исследования подтверждают основные гипотезы. Традиционный подход к осуществлению оптимизации системы управления предприятием, сфокусированный на функциональной ориентации, теряет свою практическую ценность в силу реструктуризации ресурсообеспечения бизнес-процессов промышленных предприятий.

Все респонденты – руководители задачу оптимизации видят в улучшении экономических показателей и повышению конкурентоспособности предприятия, но при этом наблюдается однозначная привязка оптимизации системы управления к сокращению расходов организации.

Наглядно показан ощутимый разрыв в понимании организационных изменений с точки зрения руководителей и подчиненных, что, как правило, сопровождается еще большими ухудшениями, поскольку цели сотрудников начинают расходиться с целями компании.

Новый этап зрелости производственной системы стимулируют появление и развитие альтернативного подхода к оптимизации системы управления, построенного на принципах организационного дизайна.

Представлен обзор научной литературы, включающий исследование категории организационного дизайна и ее авторскую трактовку, где подразумевающую логически синхронизированную цепочку взаимосвязи организационных блоков, начиная с формализации стратегии и разработки организационной структуры и заканчивая разработкой структуры должностей и ролей персонала, а также совешенствованием политики вознаграждения.

Назначение организационного дизайна в контексте оптимизации системы управления, сводится к модификации и адаптации имеющейся бизнес-модели к новым условиям и стратегическим установкам; синхронизации карты бизнес-процессов с организационной структурой предприятия и обеспечению баланса между стабильностью моделью управления и потребностью компании в развитии.

Основными проблемами организаций, решить которые призвана концепция ОД, является усложнение организационной структуры (84,6%); отсутствие способности у управленческой модели быстро рекомбинировать свои ресурсы (69,2%); создание новых организационных единиц, обусловленное изменением технологий операционной деятельности и нарушенной коммуникацией (46,2%); высокая нагрузка на работников, в том числе и информационная перегруженность (46,2%).

Респонденты положительно оценивают перспективы развития и применения организационного дизайна при условии преодоления некоторых препятствий, в частности дефицит специалистов, занимающихся вопросами организационного развития.

Для обследуемых предприятий развитие концепции организационного дизайна в контексте оптимизации системы управления сопряжено с:

для работников

- соучастием персонала в общих результатах управления,

- успешным выходом работников за пределы своих должностных обязанностей, освоению новых ролей при обеспечении права на поиски и ошибки;

для предприятий

- переориентацией управленческих механизмов на конечные результаты вклада трудового коллектива и персонифицированную производительность труда;

- постоянным поиском изменений на программном уровне;

- развитием внутрипроизводственных связей и организационных коммуникаций;

- построением системы бизнес-контроля за организационными рисками;

- изменением приоритета в подготовке персонала с краткосрочных целей на долгосрочные;

- организацией командного взаимодействия при разработке и внедрении организационных преобразований, в т.ч.кроссфункциональной проектной деятельности.

Считаем целесообразным применять такие инструменты в организационном дизайне, как систему ценностных координат (миссия, видение, корпоративные ценности); естественное ротационное лидерство; самоуправляемые команды; мониторинг коммуникационных сетей и оценку социального капитала; сообщества внутренних экспертов, предлагающие эффективные способы решения неструктурированных проблем, обмена и хранения знаний.

Перспективным направлением дальнейшего исследования является роль и способность организационного дизайна в обеспечении перехода к модели «цифрового предприятия».

[1] Составлено автором

[2] Составлено автором