Особенности деловых мероприятий в ивент-индустрии

Введение

Ивент-индустрия оказывает значительное влияние на развитие экономических связей и устойчивость экономики стран и регионов. С каждым годом конкурентность бизнеса возрастает, одновременно с повышением значимости колабораций и деловых связей. Организация и проведение мероприятий является неотъемлемой частью ведения любого бизнеса, поскольку это мощный инструмент по привлечению внимания потенциальных клиентов, новых партнёров и СМИ. А самое главное, что качественно проведенный event имеет эффект продолжительного влияния.

На сегодняшний момент мероприятие – это не просто средство досуга, но и специально организованное событие, напрямую связанное с целями и стратегией развития компании, для которой в наше время столь важно создать положительный образ, индивидуальность и доверие потребителей. Постпандемийное пространство способствовало развитию ивент-индустрии, появлению гибридных и онлайн-форматов проведения мероприятий. Тем не менее, очный формат мероприятий зачастую является более желаемым для клиентов, особенно, если тема мероприятия подразумевает общение, знакомство с новыми людьми и обретение полезных навыков для работы.

Актуальность изучения деловых мероприятий заключается в том, что они имеют большое значение для развития экономики и туризма в регионах. Организация и проведение деловых мероприятий привлекает крупные инвестиции и способствует развитию инфраструктуры, а также улучшению качества услуг в сфере туризма. Кроме того, деловые мероприятия предоставляют возможность для обмена опытом и знаниями между участниками, что способствует развитию бизнеса и науки. Все это делает изучение деловых мероприятий важным направлением в развитии туризма и экономики в целом.

Литературный обзор. Различные аспекты ивент-индустрии достаточно активно исследуются в научной литературе. Ивент-индустрию рассматривали Фокарди С. [1], Горман M. [2], Хаврова K. [3], Недервин П.Я. [4], Ефремова М.В., Болонкина В.С. [8], Коробова Е.Н., Гончаров Д.С. [11], Лиходиевская К.В. [13], Семенова Д.А., Никифорова С.В. [19], Шилова М.А. [23]. Тенденции развития деловых мероприятий отражены в работах Булганиной С.В., Лопаткиной Н.С. [5], Герасимова С.В., Синяковой Л.В. [7], Кобец М.В. [10], Куреневой А.А., Мироновой Л.Р., Постреловой И.А. [12], Морозовой М.А., Зигерн-Корн Н.В. [14], Мухиддинова И. [15], Несмеяновой Е.И. [16], Нюренбергер Л.Б., Рогалевой Н.Л., Петренко Н.Е. [17], Симонова К.В. [28].

Научный пробел. В исследованиях обращается внимание на положительное влияние деловых мероприятий на развитие бизнеса и экономики региона, а особенности деловых мероприятий и структура их классификации изучены недостаточно. Попытки определения понятия, особенностей и структуры делового мероприятия незначительные. Вместе с тем, деловые мероприятия имеют серьезные отличия от досуговых, событийных, специальных и других мероприятий.

Целью исследования является выявление особенностей деловых мероприятий в индустрии событийного туризма и на их основе определение оснований для классификации деловых мероприятий.

Научная новизна исследования заключается в подходе к изучению деловых мероприятий в рамках туристической отрасли (делового и событийного туризма), выявлении оснований для классификации и систематизации типов и видов деловых мероприятий, а также выделении основных трендов развития деловых мероприятий на современном этапе.

Авторская гипотеза – деловые мероприятия могут классифицироваться по разным основаниям, определение типа делового мероприятия будет влиять на особенности его подготовки, проведения и критерии эффективности.

Методология исследования. Для исследования важности деловых мероприятий для развития экономики и туризма в регионах была использована методология сбора и анализа данных. В качестве источников информации были использованы научные статьи, отчеты и публикации, а также интернет-ресурсы и данные статистических агентств. Для анализа данных были использованы методы статистического анализа, включая корреляционный и регрессионный анализ. Результаты исследования позволили выявить значимость деловых мероприятий для развития экономики и туризма в регионах, а также определить основные факторы, влияющие на успешность проведения деловых мероприятий.

Основная часть

Ивент-индустрия, событийная индустрия (от англ. Event Industry) — это самостоятельная индустрия, охватывающая весь спектр услуг для проведения мероприятий [19]: организация и планирование мероприятий; подбор и аренда помещения; техническое сопровождение; декорирование и оформление помещения; организация питания и кейтеринг; разработка и производство рекламных материалов; продвижение в СМИ и социальных сетях; управление регистрацией гостей и участников; организация трансфера; услуги переводчиков и др. Конечный список услуг будет зависеть от типа мероприятия, его масштабов и требований заказчика.

Ивент-индустрия является неотъемлемой частью событийного туризма, целью которого является получение удовольствия от участия в интересных мероприятиях и использования новых профессиональных, культурных и развлекательных возможностей. Посещение событий в деловом туризме связано с использованием возможностей для развития бизнеса.

Деловые мероприятия являются неотъемлемой частью событийного туризма и представляют собой мероприятия, которые проводятся с целью обмена опытом, знаниями и информацией между участниками [8, 23]. К таким мероприятиям относятся конференции, семинары, тренинги, выставки и т.д. Они могут быть как внутренними (для сотрудников компании), так и внешними (для клиентов, партнеров и других заинтересованных лиц). В англоязычной литературе деловое мероприятие описывается понятием «business event» и понимается как мероприятие, способствующее достижению целей развития бизнеса [1, 2, 4].

Деловые мероприятия находятся на стыке следующих отраслей: деловой туризм, выставочная отрасль, событийный туризм, специальные мероприятия, индустрия встреч [11].

Элементы делового туризма направлены на развитие бизнеса, создание новых возможностей для компаний, стимулирование экономического роста и включают в себя следующие [17, 13]:

- конференции и съезды: организация и проведение международных конференций, семинаров и выставок, где представители различных компаний и индустрий собираются для обмена знаниями, опытом и установления деловых контактов;

- встречи и переговоры: организация деловых встреч и переговоров между представителями различных компаний и организаций для обсуждения возможностей сотрудничества и заключения договоров;

- корпоративные мероприятия: организация корпоративных событий, таких как корпоративные вечеринки, тимбилдинги и тренинги, которые направлены на укрепление командного духа и повышение эффективности работы коллектива;

- бизнес-туры: организация поездок для деловых людей с целью знакомства с новыми рынками, изучения конкурентной среды, поиска новых клиентов и партнеров;

- корпоративное гостеприимство: предоставление услуг по приему и размещению деловых гостей, включая бронирование отелей, трансферы, организацию деловых обедов и ужинов;

- консультационные услуги: предоставление консультационных услуг в сфере делового туризма, включая разработку программы мероприятий, подбор локаций и провайдеров услуг, а также организацию логистики и координацию мероприятий;

- бизнес-туризм для инвесторов: организация поездок для потенциальных инвесторов с целью представления инвестиционных возможностей и привлечения капитала в определенную страну или регион;

- корпоративное обучение: организация образовательных программ и тренингов для сотрудников компаний с целью повышения их профессиональных навыков и знаний.

Событийный туризм – это направление событийной индустрии, в котором туристические поездки приурочены к каким-либо мероприятиям или событиям [5].

Выставочная отрасль – это раздел ивент-индустрии, ответственный за организацию торговых выставок (ярмарок) - специализированных массовых мероприятий, где на коммерческой основе демонстрируются и получают распространение товары, услуги и информация, и которые проходят в чётко установленные сроки, с определённой периодичностью и в заранее выбранном месте [20].

Термин «специальные мероприятия» (special events) был введен Джо Голдблаттом [3] и определяется как уникальный отрезок времени, проводимый с использованием ритуалов и церемоний для удовлетворения особых потребностей. На текущий момент специальные мероприятия приобрели немного иной смысл – это такие ивенты, которые проводятся для формирования положительного имиджа компании. К специальным мероприятиям относят группы досуговых, культурных, имиджевых и личных мероприятий.

Индустрия встреч предусматривает связь с организацией и проведением деловых мероприятий. Слово «встреча» в этом случае означает деловое мероприятие, на которое собирается определенное количество людей, в выбранном месте с целью обсуждения. Организация конференций, как раз относится к этому компоненту ивент-индустрии.

В литературе часто встречается следующее определение деловоого туризма – это временные командировки и поездки со служебными целями, включая участие в конференциях, конгрессах и т.д. [14, 22]. Деловой туризм очень разносторонен, он может быть как индивидуальным, так и групповым, в нём участвуют руководители и сотрудники. Помимо работы, возможно участие в мероприятиях, организуемых промышленными и торговыми корпорациями, участие в съездах, конференциях, семинарах, устраиваемых политическими, экономическими, научными, культурными, религиозными и другими организациями, посещение торгово-промышленных выставок и ярмарок и участие в их работе, бизнес-курсы, бизнес-тренинги, поощрительные поездки для сотрудников и клиентов. Также, насыщенная деловая программа может сочетаться с обширной экскурсионной программой [7, 16].

В научной литературе выделяются разные типы, однако до сих пор не сложилась полная классификация деловых мероприятий. Куренева А.А., Миронова Л.Р., Пострелова И.А. выделяют следующие типы мероприятий: массовые, развлекательные, выездные, для прессы, деловые, учебные, спортивные, торжественные, благотворительные [12, с. 147-148].

Классификация деловых мероприятий может происходить по нескольким основаниям: направлениям, территории охвата, составу участников, периодичности проведения и др. (рис. 1) [6, 17].

Рисунок 1. Типы деловых мероприятий

По формам проведения деловых мероприятий можно выделить следующие виды:

- конференции - мероприятия, которые проводятся для обмена опытом и знаниями между участниками в рамках определенной тематики;

- семинары - мероприятия, на которых проводятся обучающие занятия, тренинги и лекции для участников;

- тренинги - мероприятия, которые направлены на повышение квалификации и развитие профессиональных навыков участников;

- выставки - мероприятия, на которых представляются новые продукты, услуги и технологии компаний;

- конгрессы - мероприятия, на которых обсуждаются актуальные вопросы и проблемы в определенной сфере деятельности;

- форумы - мероприятия, на которых участники обсуждают перспективы развития отрасли, делают прогнозы и делятся своими мнениями;

- бизнес-завтраки и бизнес-обеды - мероприятия, на которых проводятся деловые встречи и переговоры за столом;

- круглые столы - мероприятия, на которых обсуждаются конкретные проблемы и вопросы, ищутся решения и принимаются решения;

- совещания - мероприятия, на которых обсуждаются текущие вопросы и принимаются оперативные решения;

- презентации - мероприятия, на которых представляются новые продукты, услуги и технологии компаний.

Статистические данные о проведенных деловых мероприятиях в Свердловской области [18, 19, 21] свидетельствуют об изменения в сфере проведения деловых мероприятий. Количество крупных деловых мероприятий в 2022 году, проведенных на 22 площадках Свердловской области, составило 281. 54% мероприятий проводились в первый раз в Свердловской области.

Таблица 1. Статистические данные о проведенных в Свердловской области деловых мероприятиях с количеством участников свыше 300 человек за 2021 и 2022 годы [21, с. 11]

Наметилась тенденция небольшого увеличения средней продолжительности мероприятий с 2-ух до 3-ех дней, а также изменения тематики мероприятий и повышения интереса к развлекательным форматам.

Анализ проведенных мероприятий и их отражение в открытых источниках СМИ и сети Интернет позволили выделить основные тренды развития деловых мероприятий на современном этапе:

1. Цифровизация - все больше мероприятий проводятся в онлайн-формате, что позволяет сократить расходы на аренду помещений и организацию мероприятий;

2. Интерактивность - участники все чаще желают активного участия в мероприятии, поэтому организаторы стараются создавать интерактивные зоны и проводить практические занятия [10, с. 1760-1762];

3. Устойчивость - участники все больше обращают внимание на социальную ответственность компаний, поэтому организаторы деловых мероприятий стараются учитывать экологические и социальные аспекты в организации мероприятий;

4. Персонализация - участники хотят получать индивидуальный подход и персональную информацию, поэтому организаторы стараются создавать персонализированные программы и материалы для каждого участника [15];

5. Мультимедийность - все больше мероприятий включают в себя использование различных мультимедийных технологий, таких как проекции, видео-стены, интерактивные дисплеи и т.д.;

6. Разнообразие форматов - организаторы стараются создавать различные форматы мероприятий, чтобы участники могли выбрать наиболее подходящий для себя [9, с. 977];

7. Использование искусственного интеллекта - некоторые организаторы начинают использовать искусственный интеллект для анализа данных и оптимизации процессов организации мероприятий;

8. Увеличение продолжительности - все больше мероприятий становятся многодневными, что позволяет участникам более глубоко погрузиться в тему мероприятия и обменяться опытом с коллегами.

Среди факторов успешности деловых мероприятий можно выделить:

- Четкое определение целевой аудитории - мероприятие должно быть нацелено на конкретную аудиторию, которая будет заинтересована в его тематике и формате;

- Качество контента - контент мероприятия должен быть высокого качества, актуальным и интересным для участников;

- Организация и логистика - хорошо организованное мероприятие с хорошей логистикой и комфортными условиями для участников является ключевым фактором успеха;

- Применение инноваций и новых технологий - использование новых технологий и инновационных подходов может привлечь больше участников и сделать мероприятие более интересным;

- Организация взаимодействия участников - возможность участников общаться и обмениваться опытом друг с другом является важным фактором успеха мероприятия;

- Правильное распределение бюджета и эффективное использование ресурсов;

- Репутация организатора - репутация организатора может повлиять на привлекательность мероприятия и количество участников [3];

- Организация сбора обратной связи - важным фактором успеха мероприятия является получение обратной связи от участников и использование ее для улучшения мероприятия.

Авторы предполагают, что перечисленные факторы успешности деловых мероприятий могут иметь разные ранги при оценке деловых мероприятий разных типов, и, следовательно, требуют дальнейшего изучения. На вес каждого критерия будут влиять также тренды развития деловых мероприятий.

Выводы

Деловые мероприятия являются неотъемлемой частью ивент-индустрии и представляют собой мероприятия, которые проводятся с целью обмена опытом, знаниями и информацией между участниками. Деловые мероприятия в Свердловской области являются важным инструментом развития бизнеса и экономики региона. Они позволяют установить новые контакты, получить информацию о перспективных проектах и условиях инвестирования, способствуют обмену опытом с коллегами из других компаний и сфер деятельности.

В исследовании выявлены основания для классификации и систематизации типов и видов деловых мероприятий: направление, территория охвата, состав участников, периодичность и длительность проведения, форма и тематика мероприятия, а также выделены основные тренды развития деловых мероприятий на современном этапе.

Представленные в открытом доступе данные о проведенных деловых мероприятиях в Свердловской области позволили сформулировать основные тренды и выделить факторы успешности деловых мероприятий. Представленный анализ свидетельствует о значительных изменениях сферы деловых мероприятий: увеличение средней продолжительности, изменение тематики мероприятий и повышение интереса к развлекательным форматам; развитие виртуальных и онлайн-форматов, предоставляющих новые возможности для участников; внимание к экономической устойчивости и социальной ответственности организаторов мероприятий.

Дальнейшие исследования могут быть связаны с выявлением новых классификационных признаков деловых мероприятий, появлением новых форм проведения, связанных с развитием ивент-индустрии и туризма, выделением критериев эффективности для разных типов и форм деловых мероприятий.