Выбор и адаптация программных средств управления закупками для малого предприятия

Введение. Как известно, существует макроэкономический показатель, который отражает рыночную стоимость всех конечных товаров и услуг, произведенных за год во всех отраслях экономики страны. Данный показатель численно определяет качество жизни населения и уровень экономической активности страны и называется внутренний валовой продукт (ВВП). Предприятия, как самостоятельные хозяйствующие субъекты, производящие и сбывающие товары, имеют своей глобальной задачей увеличивать значение данного показателя. Другими словами, чем больше эффективно работающих предприятий в стране, тем сильнее ее экономика. Нельзя отрицать, что любая страна стремится увеличить свой ВВП в целях развития своей экономики и предотвращения экономических кризисов. Нужно также учитывать, что малый бизнес – это один из самых важных секторов экономики любой прогрессивной страны. Следовательно, государству выгодно стимулировать малые предприятия на активную деятельность и развитие.

Малые предприятия являются комплексными системами, имеющими свои особенности и черты, на него оказывают влияние как внешние, так и внутренние факторы среды, в которой оно находится. При этом само предприятие в силах контролировать и изменять только внутренние факторы. При этом инициатива внутренних изменений исходит непосредственно от руководителя предприятия, потому что предприятие малое. Одним примером такой области деятельности, в которой можно изменять внутренние факторы, является бизнес-процесс закупки, который мы будем рассматривать далее.

Для управления предприятием в целом и закупочной деятельностью в частности, применяются специальные программные средства. Мы предполагаем, что прежде чем программные средства смогут работать на благо бизнеса с полной отдачей, необходимо грамотно их подобрать среди всех предлагающихся на рынке программных продуктов и корректно адаптировать их под потребности предприятия. Целью данного научного исследования является выработка рекомендаций руководителям по выбору и адаптации программных средств управления закупками для малых предприятий России. Научная новизна заключается в том, что была найдена взаимосвязь между правильно подобранными и адаптированными программными средствами и эффективностью деятельности малых предприятий России в настоящее время, а также предложены авторские рекомендации по выбору и адаптации программных средств.

Основная часть. Невозможно недооценить важность правильного определения потребности предприятия в материальных ресурсах, грамотного изучения рынка сырья, материалов и поставщиков, а также рационального их выбора и дальнейшими действиями по управлению предприятием. В теоретико-практическом понимании основа закупочной деятельности, по мнению Иванова Г. Г. и Орлова С. Л., лежит в налаживании взаимосвязи торговли и производства [4]. Закупочная деятельность является фундаментом коммерческой деятельности предприятия, она лежит в основе процессов удовлетворения спроса населения и получения прибыли предприятием. От нее зависит, эффективность работы предприятия, его издержки, прибыль и конкурентоспособность, как считают Иванов М. Ю. и Иванова М. Б. [5].

Согласно наблюдениям и опыту руководителей малых предприятий, автоматизация одного бизнес-процесса (процесса закупок) на предприятии спровоцирует появление большего количества ошибок, дублирования и искажения информации. Предприятие стоит автоматизировать в комплексе. Поэтому распространено использование корпоративной информационной системы, представляющей открытую интегрированную автоматизированную систему реального времени и предназначенную для автоматизации всех или большинства бизнес-процессов или ERP (от англ. Enterprise Resource Planning – планирование ресурсов предприятия) [11]. ERP осуществляет сбор и анализ информации о предприятии и его внешней среде и направлена на решение задач управления предприятием по вертикали и по горизонтали [3].

Проблема выбора ERP для управления предприятием стоит остро. Выбор ERP является сложным и многокритериальным процессом по следующим основным причинам: высокая стоимость приобретаемого продукта, большое разнообразие ERP, большая длительность срока подготовки специалистов по внедряемому продукту, большой предпродажный цикл, большой цикл внедрения ERP, низкая степень гибкости ERP под меняющиеся потребности бизнеса. Второй проблемой после выбора программного средства видится его адаптация, кастомизация под потребности малого бизнеса. Для решения данных проблем и достижения цели сначала необходимо обратиться к современным исследованиям рынка программных средств ERP, предназначенных для управления закупочной деятельностью предприятия.

В 2020 году проводилось маркетинговое исследование агентством «DISCOVERY Research Group», которое было направлено на изучение рынка ERP-систем в России [2]. Из него следует, что в первой половине 2020 года число внедрений ERP-систем во всех отраслях значительно снизилось по сравнению с первой половиной 2019 года. Это связано с пандемией коронавируса и последующим сокращением затрат и расходов предприятий. Но за период с 2013 по первую половину 2020 года замечена динамика постепенного уменьшения количества реализованных проектов за год по внедрению систем, что означает, с каждым годом все меньше и меньше остается предприятий, функционирующих без ERP.

Исследователи выделяют пять ключевых вендоров ERP: 1С Акционерное общество, SAP SE, Microsoft Dynamics, Directum и Бизнес Автоматика НПЦ. Предприятия все больше ориентируются на государственный реестр рекомендуемых к использованию информационных систем в связи с политикой импортозамещения и санкций [9]. Лидирующая позиция по количеству реализуемых проектов в год принадлежит 1С с долей на рынке 50,2 процента в 2019 году и тенденцией на увеличение [2]. Учитывая ситуацию с коронавирусом в 2020-2021 году, политическую и экономическую ситуацию в 2022 году, российским предприятиям стало сейчас намного выгодней использовать отечественную ERP. Удовлетворенность клиентов выбором в пользу внедрения ERP от 1С на конец 2020 года по данным опросов компании распределяется следующим образом: 35 процентов – отлично, 60,6 процентов – хорошо, 4,2 процента – удовлетворительно и 0,2 процента – неудовлетворительно [6]. Что говорит об оптимальности существующих версий продуктов 1С в плане функциональности, стоимости лицензии и реализации, а также об увеличении доли 1С на рынке ERP в 2021 году на 7,3 процента по сравнению с 2019 годом [6]. По данным компании на апрель 2022 года опубликовано 2653 внедрения данной ERP и решений на ее основе, а всего проектов, ход которых отслеживается в «1С», выражается в количестве 6886 [6].

Главное при выборе ERP-системы – определить, какие новые преимущества даст предприятию ее внедрение. Необходимо детально разобраться и определить следующее: что может дать ERP-система для предприятия и бизнеса, какие глобальные и локальные цели позволит реализовать; какое влияние ERP-система способна оказать на прибыльность предприятия, его эффективность (финансовую устойчивость) и другие экономические показатели; провести анализ проекта, оценить необходимые функции и стоимость их реализации. При аналитическом анализе ERP учитывались две группы критериев (в общем количестве 50): общие и по модулю управления закупочной логистикой.

Проект по внедрению является затратной статьей расходов, то предприятие должно обладать свободными ресурсами в достаточном объеме, чтобы обеспечить приобретение, полноценное внедрение системы и ее сопровождение без угрозы банкротства. Стоимость приобретения «1С:ERP Управление предприятием» складывается из цены основной поставки, лицензий для удаленных офисов и дочерних обществ, лицензий на сервер приложений, клиентских лицензий на рабочие места (таблица 1) [12].

Таблица 1 – Способы приобретения «1С:ERP Управление предприятием» [Составлено авторами по ист.: 11]

На официальном сайте компании ERP SAP S/4HANA есть возможность запросить индивидуальное ценовое предложение и компания придерживается такой политики ценообразования, поэтому в рамках данной исследовательской работы не представляется возможным выяснить минимальную стоимость проекта. Предлагается два способа приобретения данного продукта (таблица 2) [15].

Таблица 2 – Способы приобретения ERP SAP S/4HANA [Составлено авторами по ист.: 14]

Предусмотрено три способа приобретения системы «Microsoft Dynamics 365 Business Central», отличающиеся набором доступных компонентов (таблица 3) [14].

Таблица 3 – Способы приобретения «Microsoft Dynamics 365 Business Central» [Составлено авторами по ист.: 13]

При формировании стоимости «Directum RX» есть возможность подключать и отключать некоторый функционал, что будет влиять на конечную стоимость системы. Предусмотрено два способа приобретения системы (таблица 4) [13].

Таблица 4 – Способы приобретения «Directum RX» [Составлено авторами по ист.: 12]

Компания-разработчик Visary ERP придерживается политики, что стоимость готового продукта рассчитывается строго индивидуально под нужды заказчика. Окончательная стоимость становится известна после аудита ИТ-инфраструктуры заказчика и составления технического задания, так как большинству клиентов требуется реализация сложных проектов с разработкой новых компонентов и расширенным функционалом, учитывающим специфику деятельности [7]. Определить минимальную стоимость Visary ERP не представляется возможным в рамках данной исследовательской работы.

Таким образом, наиболее выгодным вариантом по ценовому критерию будет приобретение Directum RX. Это наиболее бюджетный вариант для предприятий, которым важен стоимостной критерий в большей степени при выборе.

«1С:ERP Управление предприятием» предоставляет пробный период в облаке длительностью в шесть месяцев, ERP SAP предоставляет пробный период на 14 дней, Microsoft Dynamics и Directum RX предоставляют пробный период по запросу, а Visary не предлагает такую услугу. Попробовать в действии можно четыре продукта, а шансы полноценно попробовать продукт «1С:ERP Управление предприятием» являются самыми высокими.

Среди технических характеристик ERP стоит отметить поддержку операционных систем. Информационные системы поддерживают работу с Linux, Windows, Mac OS, Android и iOS. Цифровизация бизнеса достигла таких пределов, когда эти характеристики считаются обязательными и так происходит приспосабливание под современные общемировые тенденции.

Известно, что при разработке и доработке ERP необходим язык программирования. Среди языков программирования рассматриваемых ERP самым популярным на данный момент считаются C# и JavaScript, поэтому предприятию будет намного легче найти специалистов для работы с ним [10]. В данном рейтинге также есть язык ABAP, занимающий 39 строчку из 50. В рейтинге учитывается количество работающих с языком специалистов. Основываясь на этом, будет доступнее поддерживать продукт Visary, привлекая сторонних специалистов. Для полноценной разработки или доработки любой ERP, специалисту необходимы не только знания языка программирования, но и знания об ее архитектуре, структуре и т. д. Поэтому при подборе ERP необходимо оценивать возможность привлечения грамотных специалистов для сопровождения системы.

Подходя к вопросу о принципе построения ERP или архитектуре, 1С:ERP Управление предприятием и ERP SAP S/4HANA придерживаются такого принципа построения, который включает в себя платформу, на которую ставятся прикладные решения. Microsoft Dynamics 365 Business Central и Visary ERP описывают свою архитектуру как фреймворк и набор модулей, а Directum RX использует микросервисы. До сих пор в мировом сообществе происходят споры по поводу того, какой подход лучше. Но специалисты сходятся на мнении, что бизнес выбирает систему под свои потребности, что значит, разным предприятиям будет выгодно использовать системы с разным архитектурным построением.

На использование ERP в бизнесе оказывают влияние сторонние технологии. Интеграция является очень важной частью работы по автоматизации бизнес-процессов, так как требуется она постоянно. Необходимость в ней возникает, если информационные системы разработаны различными производителями. Известно, что объединить работу различных подразделений предприятия и автоматизировать рабочий процесс без использования интеграции в большинстве случаев невозможно.

ERP имеют очень сложную структуру, и поэтому невозможно обойтись без обучения и сертификации пользователей системы. Бесплатное обучение предлагается только для продукта Microsoft Dynamics 365 Business Central. У продукта Directum RX есть возможность для самостоятельного и бесплатного обучения, а остальные предлагают платное. Платная сертификация предлагается всеми компаниями, за исключением компании, поддерживающей Visary ERP.

Бизнес желает получить всю информацию сразу и в кратчайшие сроки. Поэтому, если есть возможность получить исчерпывающие ответы на вопросы о программном продукте без дополнительных обращений и длительных переговоров с компанией-разработчиком, то руководство будет принимать решение в сторону продукта с прозрачным полным описанием, доступной документацией и возможностью самостоятельного обслуживания.

Присваивание баллов ERP происходило по следующей системе: наилучший вариант с точки зрения бизнеса – 5 баллов, наихудший вариант – 1 балл, отсутствие информации – 0 баллов, а затем баллы суммировались. Итоговый рейтинг ERP выглядит так, как отражено в таблице 6. Анализ показал, что лучшей информационной системой для управления закупками на малых предприятиях является «1С:ERP Управление предприятием».

Таблица 6 – Итоговый рейтинг ERP [Составлено авторами]

Процесс полномасштабного внедрения на предприятии ERP-систем по-прежнему остается не очень быстрым и не очень дешевым. Согласно статистике, наиболее активными заказчиками программного обеспечения в России являются компании, чей суммарный годовой доход, как правило, превышает 100 млн. рублей [9]. В 2019-2020 годах спрос на ERP (лицензии, услуги по внедрению и сопровождению, облачные решения) остается стабильным. А на фоне новых законодательных проектов и экономической ситуации в мире будут укрепляться позиции российских вендоров. Также ожидается превалирование проектов по доработке и миграции ранее внедрённых решений. В целом, прогнозы развития рынка ERP оцениваются аналитиками положительно [1]. Однако многое указывает разработчикам на необходимость учитывать новые условия функционирования компаний и необходимость дополнительных интеграций ERP-систем, например, с CRM.

Таким образом, малым предприятиям России можно рекомендовать к использованию в своей деятельности отечественную ERP «1С:ERP Управление предприятием». Она является проверенной годами и самой популярной, можно легко найти курсы для обучения персонала и провести сертификацию, можно легко найти опытных разработчиков для доработки системы. Однако на практике встречаются случаи, когда система не до конца соответствует нуждам предприятия, и есть решение, позволяющее доработать систему с минимальными затратами. В этом случае производится адаптация готовой информационной системы.

При использовании ERP с подходящим функционалом, предприятия могут повысить эффективность своей деятельности следующим образом (таблица 7) [8].

Таблица 7 – Эффективность использование ERP [Составлено авторами по ист.: 7]

Заключение. Существуют экономико-политические факторы страны в целом и регионов в частности, которые могут препятствовать приобретению и внедрению продукта в деятельность предприятия. Также нельзя пренебрегать внутренними факторами предприятия: отсутствие свободных средств для покупки системы в условиях напряженной экономической обстановки, отсутствие квалифицированных кадров или времени и средств на его обучение, отсутствие готовности предприятия к новым технологиям, отсутствие возможности переждать период внедрения системы, отсутствие в системе необходимого функционала и другие.

ERP – это технология ведения бизнеса и проект по ее внедрению должен рассматриваться руководством предприятия как стратегическая инвестиция, направленная на рост деловой активности [3]. В правильном выборе и использовании ERP должно быть заинтересовано руководство.

Бизнес должен тщательно просчитывать выгоды и риски от внедрения и использования ERP-системы. И в конечном итоге выбирать либо готовую систему, которая в наибольшей степени соответствует ожиданиям и потребностям бизнеса, либо адаптировать готовую систему под потребности бизнеса, привлекая специалистов, либо разрабатывать кастомизированную систему с нуля. Таким образом, руководители малых предприятий России могут использовать изложенные выше рекомендации при принятии решений о выборе и адаптации программных средств управления закупками для эффективного управления деятельностью предприятия.