Project activity at the university: features, problems and management techniques

Профессиональная деятельность может быть разделена на два больших направления: операционная, или процессная деятельность и проектная деятельность. Операционная предполагает циклическое повторение определенных операций. Проектная работа включает реализацию проектов («проект» от латинского projecto – «брошенный, направленный вперед») различного масштаба.

Проект всегда предполагает уникальность и наличие четких критериев завершения [5, 11] (Dobryakova, Lyakhovich, 2020; Mikalut, Starikova, Kuzmenko, Ryabikina, 2020). Строительство моста или завода, ввод в строй новой производственной линии, открытие офиса или филиала, выход на рынок с новым продуктом, разработка программного продукта – все это примеры проектов.

Если процессная деятельность отличается ритмичностью, предсказуемостью и понятностью, то проект всегда обращен в неведомое. Управление проектной работой всегда включает следующие усложняющие факторы:

– риск. По самой своей природе проект связан с возможностью неудачи и потерь;

– неопределенность. Уникальность проекта говорит о том, что его инициатор и исполнитель не могут знать всех обстоятельств его реализации. Например, никогда заранее нельзя сказать, будет ли новый продукт пользоваться спросом покупателей;

– затраты ресурсов. Проект требует бюджета, обеспечения производственными и человеческими ресурсами;

– изменение управления. Проект предполагает временную передачу части ресурсов организации, включая трудовые, в распоряжение руководителя проектов, что влечет массу организационных и социальных сложностей;

– выход из ритмичного графика функционирования. Проект предполагает единовременное привлечение большого объема ресурсов с их последующим освобождением.

Все сказанное делает задачи управления и координации проектной работы сложными.

И по мере развития человеческой цивилизации доля проектной деятельности возрастает, при этом растет также и сложность, и масштаб проектов. Начиная от египетских пирамид и систем ирригации на Древнем Ближнем Востоке и до сегодняшних проектов освоения космического пространства.

Управление проектами – это совокупность знаний, приемов и инструментов, обеспечивающих планирование, реализацию и завершение проектов с учетом заданных критериев (срок, бюджет, функционал) его успешности.

В настоящее время проектной работе в образовании уделяется большое внимание в научной литературе и в практике управления образовательной деятельностью.

Во-первых, способность к проектной деятельности является одним из результатов обучения, которому соответствует ряд универсальных и общепрофессиональных компетенций, которые должны быть сформированы в результате обучения в вузе [13] (Evstratova, Isaeva, Leshukova, 2018).

Во-вторых, проектная деятельность рассматривается как педагогическая технология, позволяющая глубже освоить как методы профессиональной деятельности, так и предметную область. Проектный метод в обучении на разных ступенях образования рассматривается в работах [3, 7, 15] (Garas, 2020; Varlamova, 2017; Sankova, Sitnikova, 2016). Отметим также, что использование проектного метода приводит к росту мотивации обучающихся [16] (Stepanova, 2020).

В-третьих, многие вузы пытаются активизировать проектную работу своих сотрудников, организовывать проектные группы и проектные подразделения с целью усиления научно-технической и инновационной компоненты в работе вуза [9] (Kudinova, Skulmovskaya, 2018), с целью организации своего рода «прорыва» и достижения новых результатов, которые позволят вывести вуз в лидеры по критериям эффективности [6, 18] (Efremova, 2019; Sheremeteva, Stepanova, 2015).

Ряд работ посвящены задачам координации и управления проектной деятельностью в вузе, в том числе на основе применения гибких методологий [4, 17, 20] (Glushenko, Papkovskiy, Smolonogov, Sokolova, 2019; Tronin, 2016; Shcherbakov, Kalugyan, 2020).

Таким образом, следует признать, что проектная деятельность в вузе значительно отличается от проектной деятельности в бизнесе как по своим целям, так и по особенностям осуществления.

Цель проектной деятельности в вузе – прежде всего образовательная. Значительная часть проектов носят учебный характер и в принципе не предполагают получения какого-либо ценного для науки или практики результата. Сюда можно отнести большинство выполняемых курсовых проектов.

Даже если проект предназначен для решения некоторой реальной задачи, например, он дан в качестве кейса работодателем, или его разработка предполагает решение какой-либо научно-исследовательской задачи, или его целью является получение какого-то востребованного программного продукта или сервиса, в любом случае образовательная функция проекта является доминирующей.

Второй особенностью (вытекающей и первой) является высокая толерантность к неудачам. Можно сказать, что вуз – это своего рода венчурный фонд, который готов тратить время студентов (и в меньшей степени преподавателей), свои технические ресурсы и помещения для реализации проектов. Если учебный проект не будет успешен, это не скажется на эффективности работы вуза, так как педагогический результат компенсирует затраты ресурсов.

Следующая особенность – способ привлечения участников проекта. В большинстве случаев это студенты или аспиранты, которые не получают вознаграждения за участие в проекте и вступают в него либо с целью освоения компетенций, либо с целью достижения результата проекта, например с последующим выходом на стартап или для победы в конкурсах. Также немаловажным мотивом является реализация проекта для дальнейшей защиты дипломной работы или диссертации. Описанная особенность определяет значительную текучесть кадров [10, 19] (Litvinyuk, Karachon, 2020; Shibanova, Kochanzhi, 2020). В отличие от руководителя фирмы, у руководителей учебного подразделения вуза (декана или заведующего кафедрой) нет эффективных рычагов привлечения и удержания участников проекта, проектная работа – это не основная обязанность студента.

Значительная часть проектов (но далеко не все) непосредственно вписаны в учебный процесс вуза. Это положительно сказывается как на мотивации студентов, так и на бюджете их времени, ведь в учебно-методических документах вуза это время заранее предусмотрено, а сроки сдачи таких проектов увязаны с графиком и индивидуальным учебным планом студента. Также предусмотрена нагрузка преподавателей для руководства такими проектами [1] (Borisova, Dmitrieva, Ryazantseva, 2020).

Формы синхронизации проектной деятельности с ученым процессом: учебная (ознакомительная) и производственная практика, курсовые проекты, индивидуальные задания в составе дисциплин (предусмотренные листами контрольных мероприятий и рабочей программой), выпускные квалификационные работы. Отметим, что большинство таких форм ограничено во времени и ориентировано на индивидуальную, а не групповую работу. Они не предполагают также взаимодействия студентов разных курсов и разных специальностей, не говоря уже о сотрудничестве между вузами.

Наиболее интересные и перспективные проекты, к сожалению, слабо вписываются в учебный процесс вуза.

Разрабатываемые в вузе проекты должны давать некоторый выход научно-технической продукции:

– статьи в журналах РИНЦ, ВАК, Scopus и WoS;

– зарегистрированные программные средства и патенты;

– выступления на конференциях;

– участие и победы в конкурсах;

– заявки на гранты и выигранные гранты РНФ и других организаций;

– подготовленные и защищенные кандидатские и докторские диссертации.

Таким образом, критерии проектной работы в вузе значительно отличаются от общепринятых, а значит, и система автоматизации проектной деятельности должна учитывать все перечисленное [2, 8] (Garanin, 2019; Kosenok, Bezuevskaya, 2019).

Затрагивая критерии, следует обсудить и ресурсы, которые также имеют свою специфику. Это студенты и проектные команды, обладающие рядом компетенций и интересов. Привлечение этих студентов к проектной работе является важной задачей, при этом следует помнить о риске чрезмерной эксплуатации нескольких «звездных» команд. Действительно, руководителю легко привлечь успешную команду для одного, второго конкурса, события или задачи, но такая система приводит, с одной стороны, к перегрузке и выгоранию, а другой – не дает сформироваться альтернативным командам.

В целом реализованные в вузе проекты можно классифицировать так, как показано на рисунке 1. Мы выделили несколько классификационных признаков и перечислили возможные варианты.

Прокомментируем несколько позиций на рисунке. Заказчиком проекта может выступать университет или его подразделение, это обычная ситуация с большинством учебных и многих научно-исследовательских проектов. Могут существовать инициативные проекты исполнителей или руководителя. Также индустриальные партнеры университета или иные внешние организации могут предложить для разработки какой-либо проект на условиях совместного последующего внедрения и эксплуатации.

Рисунок 1. Классификация проектов с участием студентов в системе высшего образования

Наконец, отметим проекты, создаваемые по результатам выигранных грантов от научных фондов (например, РНФ, Российский научный фонд). Такие проекты в обязательном порядке предполагают подключение молодых участников, в том числе студентов и аспирантов.

По продолжительности мы указали «мгновенные проекты», которые, как правило, возникают на хакатоне или проектно-образовательном интенсиве. Такие проекты могут либо окончиться вместе с окончанием мероприятия, а могут перерасти в иной формат.

Далее рассмотрим последний признак – интеграция в учебный процесс. Лучше всего интегрированы небольшие непродолжительные учебные индивидуальные проекты. Их выполняют в рамках курсового или дипломного проектирования. Групповые проекты, проекты, выполняемые смешанными группами, вписываются в учебный процесс гораздо хуже, и значит, их руководителям и исполнителям приходится гораздо сложнее в совмещении обучения с проектной деятельностью.

По результатам анализа научной и проектной были выделены основные проблемы:

– нехватка информационного обеспечения. Студенты имеют мало информации о научных руководителях, о проектах, о направлениях научной деятельности. И поэтому, даже имея идеи и желание принимать участие в научно-исследовательской деятельности, не всегда знают, как это и где применить;

– проблема организации рабочей группы связана с тем, что научные руководители не знают, как найти желающих участников для проекта, и зачастую принуждают студентов участвовать в научной деятельности;

– отсутствие контроля над научными проектами. Руководство факультета не всегда имеет достаточно информации о выполненной работе участников проекта.

Нами был проведен опрос студентов по поводу участия в проектной работе и сопутствующих проблем и ограничений. На рисунке 2 показаны некоторые результаты опроса.

Опрос, с одной стороны, показал существование ряда проблем, с другой – продемонстрировал возможность усиления проектной работы за счет вовлечения новых участников среди студентов.

Главными проблемами для участия в проектной работе студенты видят:

– сложность совмещения с учебой. Действительно, проектная работа отнимает много времени и практически не совпадает с жестко зафиксированными учебными планами и рабочими программами дисциплин. Курсовое проектирование предназначено для освоения одной дисциплины, ограничено во времени и не предполагает командной работы на основе разнообразных по возрасту и направлениям подготовки участников, а значит, успехи в проектной деятельности слабо отразятся на успеваемости студента;

Рисунок 2. Интересующие студентов направления проектной деятельности

– нехватка руководителей и общения с ними. Преподаватели, сотрудники и аспиранты, а также привлеченные сторонние специалисты могли бы руководить проектами. Однако занятость потенциальных руководителей, отсутствие информации и взаимодействия со студентами затрудняют появление и продолжение работы над проектами. Кроме того, многим руководителям не хватает специфических компетенций по проектному менеджменту;

– несколько оторванный от жизни пул проектов. Гораздо интереснее реализовывать решение, которое будет востребовано на рынке.

Частично проблемы коммуникации между потенциальными участниками проектной деятельности в вузе, а также проблема мониторинга проектной деятельности могли бы быть решены за счет автоматизации [12] (Nagornyy, Kondrikov, Shcherbakov, 2020).

На рисунке 3 показана диаграмма прецедентов языка UML [14] (Rambo, Blakha, 2007) автоматизированной системы управления проектной деятельности вуза. Диаграмма позволяет описать основных пользователей и варианты использования ими автоматизированной системы управления проектной деятельностью вуза.

Рисунок 3. Диаграмма прецедентов автоматизированной системы управления проектной деятельности вуза

Построена визуальная модель системы управления проектной деятельностью в вузе с помощью диаграмм языка UML. Такая система включает функции ведения событий, ведения команд, ведения компетенций и интересов обучающихся, учет длящихся проектов, учет и анализ формальных результатов проектной деятельности, аналитическую подсистему, позволяющую отражать результаты проектной деятельности в виде дашбордов. Спроектированы дашборды для руководителей учебных подразделений вуза.

Перспективы развития заключаются в совершенствовании системы KPI для проектной деятельности в вузе, связанной с интеграцией в учебный процесс, охватом студентов и преподавателей проектной работой и оценкой эффективности проектной работы.