KPI as an instrument for assessment of effectiveness of the RF state administration bodies’ activity

Введение

Современный этап развития теории и практики менеджмента в России характеризуется активным поиском и внедрением новых механизмов и инструментов, способных повысить эффективность стратегического и оперативного управления на ведомственном и межведомственном уровнях (Атаманчук, 2005; С. 71). Исторически разработка подобных технологий осуществляется в рамках систем корпоративного менеджмента, а следующим этапом становится диффузия инновационных решений, в том числе их распространение в секторе государственного управления. Серьезной проблемой, сдерживающей эффективность такого процесса, является необходимость адаптации управленческих схем, концепций и методик к специфике системы государственного управления нашего государства.

Прежде всего необходимо определить, что такое эффективность. Термин «эффект» (от лат. effectus) обозначает какое-либо действие, состояние объекта, соответственно, термин «эффективный» (от лат. effectivus) обозначает действенный, дающий требуемый результат (Нагимова, 2009; С. 14). Необходимо указать на то, что эффект от государственного управления представляет собой способность органа государственного управления адресно влиять на различные процессы, протекающие в различных сферах деятельности, с целью выполнения установленных задач в условиях изменяющейся внешней среды. При этом эффект чаще всего представляет собой вероятное увеличение объемов используемых средств федерального или регионального бюджета за счет направления их в устранение проблем, входящих в список важнейших вопросов общегосударственного значения.

Цель управленческой деятельности органов государственной власти – это в первую очередь получение большего эффекта с использованием наименьших затрат. Поэтому необходимо полученный в процессе управленческой деятельности результат сравнить с затратами, то есть соотнести эффект к затратам, сопоставить одну абсолютную величину с другой.

Эффективность деятельности органов государственной власти определяется во многом тем, как данные органы распоряжаются финансовыми и материальными ресурсами государства, которые общество доверило им в управление (Галкин, 2014). В настоящее время необходимо в полной мере активизировать потенциал и возможности государственного финансового контроля, что явно соответствует одной из важнейших стратегических задач государственного управления – повышению его эффективности: эффективное управление невозможно представить и реализовать без эффективного контроля. В этой связи в последние годы среди множества научных трудов как российских, так и авторов из зарубежных стран стали появляться определения понятия «аудит эффективности» сектора государственного управления – оценка деятельности органов государственного управления с точки зрения использования ресурсов различного рода и, соответственно, выполнения своих непосредственных обязанностей.

В современной мировой теории и практике управления одним из общепризнанных инструментов является система KPI – Key Performance Indicators (в России ее называют системой КПЭ - ключевых показателей эффективности).

Под системой KPI в упрощенном понимании называют систему финансовых и нефинансовых показателей, влияющих на количественное или качественное изменение результатов деятельности по отношению к стратегической цели [1].

Система KPI помогает организации определить достижение стратегических и тактических (операционных) целей. Это методическое решение имеет широкую область применения, так, например, служит инструментом стратегического планирования и управления, а также выступает элементом системы мотивации сотрудников и оценки их эффективности, что позволяет судить о ее несомненной актуальности как для корпоративного, так и для государственного управления (Бурганова, 2005).

Использование системы KPI в отечественной практике является прикладным инструментом менеджмента, позволяющим направить бизнес, а также государственные компании и государственные органы власти на достижение поставленных стратегических целей, повысить производительность процессов и оценить труд руководителей разных уровней по достигнутым результатам (Бурганова, 2005).

В настоящее время ключевые показатели эффективности – один из передовых инструментов управления. Успешная реализация государственной стратегии развития нуждается в повышении эффективности управления на всех уровнях государственной власти. В этой связи важнейшей задачей является создание системы расчета KPI деятельности конкретных субъектов (министерств, ведомств, отдельных государственных служащих).

KPI – это количественные индикаторы достижения поставленных целей, заранее выявленные, согласованные между заинтересованными службами и отделами того или иного ведомства или министерства и отражающие главные факторы успеха ведомства или министерства. Эти показатели включают в себя эффективность и результативность работы государственных структур, их подразделений, эффективности работы государственных гражданских служащих по выполнению своих непосредственных обязанностей.

Для того, чтобы выстроить систему KPI с учетом отечественной специфики, очень важно научиться определять факторы, которые непосредственно влияют на данную систему [2]. В данном случае система KPI должна строиться на предположении о том, что органы государственного управления функционируют в системе определенных внешних и внутренних ограничений и обладают определенными возможностями для осуществления своей непосредственной деятельности, характеризуемыми показателями процесса и показателями результативности.

Стратегия в области управления органом государственной власти, определение целей его деятельности входят в зону ответственности представителей высшего руководства данных органов, но реализуют намеченное именно низшие звенья в системе органов управления (отделы в центральных аппаратах, территориальные органы и др.) (Якунин, Сулакшин, Тимченко, 2006).

Отсутствие конкретно обозначенных, детализированных задач и соответствующей этим задачам системы оценки эффективности деятельности приводят к тому, что низшие звенья данной системы не согласовывают свои действия с приоритетными задачами органа государственного управления и не имеют способности разбираться в данных стратегических приоритетах. Для решения тех или иных вопросов управления органом государственной власти такие показатели должны быть комплексно подобраны, формализованы и сбалансированы относительно стратегических целей того или иного государственного органа, поскольку результат деятельности отдельно взятого государственного служащего или структурного подразделения невозможно соответственно оценить, не имея четкого представления о том, для выполнения каких целей он предназначен.

Основными целями внедрения технологии KPI в органах государственного управления являются (Зорина, 2009):

- стимулирование эффективности и качества работы органов государственного управления, их подразделений и отдельных государственных гражданских служащих;

- анализ соответствия функций государственных гражданских служащих важнейшим общественным потребностям;

- создание системы обратной связи чиновников с конкретными получателями государственных услуг;

- повышение прозрачности деятельности органов государственной власти на различных ее уровнях.

Внедрение KPI позволяет увеличить контроль за деятельностью госслужащих и целых министерств и ведомств со стороны общественности, так как позволяет выстроить эффективную систему государственного управления, ориентированную на результат (Галкин, 2010). Конечный результат должен быть четко обозначен в рамках измеримых членами общества целей, поставленных Президентом и Правительством Российской Федерации перед отдельными министерствами, ведомствами и отдельно взятыми государственными гражданскими служащими.

Внедрение технологии KPI позволяет определить результативность органов государственной власти, их подразделений и отдельных работников. Как мы уже отмечали ранее, система KPI основывается на стратегических целях государства в лице его органов в области управления в различных сегментах деятельности, под которые подводятся конкретные показатели на четко выделенный период времени. При этом как цели, так и наборы показателей, могут меняться. Эффективность органов государственного управления формируется с помощью таких показателей, как рейтинги органов государственной власти, выполняющих схожие функции, доля выполненных в указанный срок заданий и поручений вышестоящих органов государственного управления, доля государственных гражданских служащих, повышенных в должности по итогам аттестации, отношение суммы выплаченных премий к штатной численности органа власти, соотношение расходов на государственное управление и осуществляемых им полномочий и функций (Нагимова, 2009; С. 38).

Первым шагом на пути к разработке, внедрению и применению системы KPI в органах государственной власти, то есть достижению желаемого результата, является определение государственными структурами основополагающих задач своей деятельности и стратегического развития. Уполномоченные департаменты (отделы) различных государственных структур могут использовать различные способы для определения важнейших направлений работы и показателей для этих направлений. Однако стоит обратить внимание на тот факт, что для органа государственного управления KPI будут уникальны; они также могут меняться по мере продвижения данного органа к намеченной цели.

Определив суть KPI, следует также обозначить основные задачи оценивания деятельности органа власти, которыми следует руководствоваться в оценочной деятельности в целях более эффективного проведения государственными структурами своей непосредственной деятельности (Зайцева, Зорина, 2006):

– предоставление вышестоящему органу государственного управления Российской Федерации и оцениваемому органу государственной власти возможности получения актуальной, объективной и комплексной информации о факторах и причинах неэффективной деятельности данного органа в целях незамедлительного принятия управленческих решений разных уровней, направленных на повышение эффективности и результативности деятельности, улучшения использования подконтрольных органу власти ресурсов и других необходимых организационных изменений;

– предоставление общественности, заинтересованным организациям и вышестоящему органу государственного управления Российской Федерации возможности получения объективной и полной информации о степени эффективности и результативности деятельности в рамках установленных направлений деятельности государственного органа для планирования мероприятий по совершенствованию системы государственного управления Российской Федерации и для увеличения прозрачности деятельности органов государственного управления;

– предоставление вышестоящему органу государственного управления Российской Федерации возможности сравнения государственных органов путем формирования рейтинга данных органов со схожими компетенциями в различных субъектах Российской Федерации (например, территориальные органы Росимущества, региональные инспекции ФНС России и др.).

Вышеперечисленные задачи в итоге определяют тип оценки деятельности органа государственного управления, который в зависимости от объема охвата объекта способен являться:

– оперативным;

– расширенным.

KPI может являться как оперативным, так и расширенным. Оперативная оценка деятельности органа государственного управления является существенным элементом системы государственного управления на региональном уровне [3]. Оперативная оценка деятельности органа государственного управления проводится ежегодно (при необходимости, ежеквартально или раз в полгода) и должна учитывать особенности и специфику организации государственного управления и бюджетного процесса в конкретном субъекте Российской Федерации (Максуров, 2010). Расширенная оценка деятельности органа государственной власти проводится каждые 3 года, а также в таких случаях, как:

– наличие негативной оценки результатов эффективности деятельности органа государственной власти, в том числе и при межрегиональных сравнениях путем формирования различных рейтингов;

– невыполнение обозначенных в программных документах плановых показателей развития в связи с различными внутренними причинами, вызванными неэффективной деятельностью органа государственной власти или его структурных (в том числе территориальных) подразделений;

– наличие неудовлетворительной оценки объема, качества, сервиса и доступности населению и юридическим лицам оказываемых данным органом государственной власти услуг со стороны потребителей и заинтересованных лиц.

В системе государственного управления Российской Федерации в рамках повышения его эффективности необходимо применять как расширенные, так и оперативные KPI. Например, в трехлетних планах (программах) приватизации государственного имущества можно применять расширенные KPI, а при выполнении органом государственного управления своих непосредственных обязанностей – оперативные. Также можно взаимоувязывать между собой оперативные и расширенные KPI. Так, например, выполнение ряда оперативных KPI будет способствовать выполнению органом государственной власти расширенного, глобального KPI.

В последние годы в нашей стране активно поднимается вопрос о применении системы KPI в органах государственного управления.

3 февраля 2012 г. В.В. Путин, будучи на тот момент Председателем Правительства Российской Федерации, на заседании Агентства стратегических инициатив по продвижению новых проектов дал старт кампании по разработке KPI: «Есть система KPI, которая внедряется во многих странах, она должна быть внедрена и у нас, нужно эту систему разработать» [4].

В последствии развитие ключевых показателей эффективности в качестве основы системы комплексной оценки деятельности государственных органов власти и государственных гражданских служащих было закреплено Указом Президента Российской Федерации В.В. Путина № 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления» 7 мая 2012 г., то есть уже спустя три месяца после упоминания нового термина для сферы государственного управления в Российской Федерации.

Помимо федерального уровня государственного управления к применению КПЭ приходят все больше государственных органов всех уровней власти. Главы многих субъектов Российской Федерации, в том числе Вологодской, Воронежской, Московской, Свердловской областей, Ямало-ненецкого автономного округа и Республик Татарстан и Башкортостан, а также муниципальных образований уже начали применять технологию KPI для оценки эффективности подведомственных им органов и организаций и для повышения мотивации государственных и муниципальных служащих.

Заключение

Система KPI в государственном управлении поддерживается и внедряется на всех уровнях власти Российской Федерации. Поэтапное внедрение KPI в органах государственной власти позволит существенно повысить эффективность и результативность деятельности органов государственного управления.

[1] Савельев, А.А. (2008). Система сбалансированных показателей – основа эффективного менеджмента отечественных предприятий. В книге Материалы 16-го Всероссийского студенческого семинара «Проблемы управления» (Вып. 1). М.: ГУУ.

[2] Чичелев, М.Е., Лялин, Е.С. (2014). Методология и методика разработки ключевых показателей эффективности труда государственных и муниципальных служащих. Практическое пособие для разработчиков систем KPI в органах государственной власти и местного самоуправления (С. 14). Саарбрюккен: Lambert Academic Publishing.

[3] Указ Президента Российской Федерации от 21.08.2012 № 1199 «Об оценке эффективности деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации» (ред. от 16.01.2015).

[4] Путин предложил внедрить систему KPI для оценки эффективности чиновников: работает во многих странах (2012, 3 февраля) // Газета.ru.