How to track jobs in a hybrid format for convenience and efficiency

Yakovleva M.V.¹, Shapchenko E.V.¹, Mitrofanova T.S.¹, Shitova D.M.¹, Yakovlev P.E.¹
¹ Московский государственный технический университет имени Н.Э. Баумана (национальный исследовательский университет), Russia

Download PDF | Downloads: 7

Journal paper

Economics and society: contemporary models of development ^(РИНЦ)
опубликовать статью

Volume 13, Number 3 (July-september 2023)

Citation:

Indexed in Russian Science Citation Index: https://elibrary.ru/item.asp?id=54894236

Abstract:
The article discusses the reformatting of the work schedule of organizations in connection with events that have taken place in recent years. Attention is drawn to the fact that the hybrid office model of workplace management has an impact on the company and its corporate culture and a shortage of office jobs. The main problems companies face are: the complexity of employee communications, the lack of an integrated digital environment within the organization with configured access control and a full set of IT services. To prevent these problems, it is proposed to consider the best digital services and technology for hybrid office operation on the market. The available technology for using a shared workplace for remote work to solve problems in a hybrid format are being examined. To solve problems in a hybrid format, proprietary technology is offered. The implementation of this technology will help to significantly improve the working conditions and increase the productivity of the organization as a whole.

Keywords: hybrid schedule, hot desking, hoteling, digital technology, platforms for hybrid work schedule, workspace organization, working environment

События последний лет вынудили большинство компаний оперативно перестроить формат работы из очного в удаленный. Таким образом во многих компаниях разного сектора бизнеса организуется новая концепция функционирования офисов, в основе которой лежит гибридная офисная модель организации труда [1]. Практика внедрения гибридного формата коснулась таких известных компаний: Альфа банк, VK (Mail.ru Group), Яндекс, Apple и др. У нового формата ведения организационной деятельности компании много преимуществ – более высокий уровень автономии персонала, снижение издержек на офисные площади и хозяйственное обеспечение, возможность найма персонала из разных регионов. Однако, такая концепция организации работы оказывает влияние на компанию, начиная с корпоративной культуры, заканчивая нехваткой рабочих мест в офисе при неправильном спланированном гибридном графике.

В данной статье авторами поставлена цель - показать механизм внедрения новых технологий управления и гибридного графика в рабочий процесс. Для этого в процессе исследования решаются следующие задачи:

выявление с какими проблемами сталкиваются компании при переходе на гибридный формат;

составление информационной базы исследования;

разработка рекомендаций по рациональному использованию гибридного формата в организациях.

Гибридный формат работы — это вариант организации рабочего времени сотрудников, когда допустимо совмещать онлайн и офлайн работу [2]. Руководству необходимо поощрять «цифровую культуру» в организации, где применение технологий улучшает взаимодействие между сотрудниками [3-5]. Однако важно понимать, что для успешного перехода на гибридный формат, необходимо не только организовать удаленную работу, но и изменить мышление сотрудников и создать условия, в которых достижение бизнес-целей будет возможно без физического контроля [6].

Современные технологии могут позволить выявить назревающую проблему в психоэмоциональном состоянии и уровень благополучия работника, например, через аналитику обратной связи, которая позволяет измерять опыт сотрудников по индикаторам благополучия, выгорания, вовлеченности и удовлетворенности [7-11]. В области поведенческой аналитики ИТ-решения помогают проанализировать, какие технологии и сервисы используют сотрудники, в каких совещаниях участвуют, как предпочитают общаться.

По мнению авторов, рационально объединить функции самых лучших предложений рынка, для того чтобы сконцентрировать их в одном месте для дальнейшего использования бизнесами и компаниями. Для этого проведен анализ имеющихся предложений на рынке. В таблице 1 отобразим технологии и цифровые сервисы, а также краткое описание их функциональных возможностей.

Таблица 1 - Цифровые сервисы и технологии для работы гибридного офиса

Задача	Технология, сервис
Администрирование проектов и проектной работы	ProofHub, Jira, Basecamp, Podio, Assembla
Менеджер команд и управление задачами, работа в команде	Confluence, Sandglaz, Glip, Taskworld, Trello, Wunderlist, Slack, HipChat, Flowdock, Squiggle, Github wiki, Harvest
Найм сотрудников и организация работы с ними, управление талантами	Цифровые платформы поиска и работы с талантами
Контроль соблюдения дистанций	Датчики отслеживания социального дистанцирования
Контроль за самочувствием, обеспечение безопасной рабочей среды	Приложения для оценки здоровья работника и отслежи- вания контактов на рабочем месте, нейронет-технологии, SAP SuccessFactors, Yva.ai
Полувиртуальный офис, в т. ч. на основе VR/AR	SpatialChat, Mootup, Minecraft, Virbela, Microsoft Mesh, MS Teems, Zoom, Discord, Telergram или Skype, MeetingVR, VSpatial, Varwin
Проведение онлайн-встреч	GoToMeeting, Google Hangouts, Join.me, Kato, Асана, Zoom, MS Teams, Skype, Uber Conference
Онлайн опросы	Mentimeter, Kahoot, Slido, Tellsy
Совместное создание схем, моделей	Miro, Gliffy, MindMap, GitHub

Одним из основных инструментов создания гибридного офиса является концепция совместного использования рабочего места. В данный момент наибольшее распространение получили две стратегии совместного использования рабочих мест: это хот-дескинг и хотелинг. Несмотря на большое сходство, разница все же есть:

хотелинг позволяет сотрудникам иметь постоянное рабочее место, но занимать его лишь в определенные часы и дни;

хот-дескинг распределяет свободные места между сотрудниками по мере необходимости, при этом не привязывая их к конкретному столу и компьютеру.

Как правильно выбрать систему бронирования помещений и рабочих мест. При выборе системы бронирования стоит обратить внимание на следующие аспекты:

облачное решение по подписке или решение On-Premise;

удобство использования и простота внедрения;

наличие аналитики и отчетности в режиме реального времени;

предоставление технической поддержки для всех членов команды.

Рассмотрим имеющиеся технологии для использования совместного рабочего места для удаленной работы и эффективного решения проблем в гибридном формате.

Система бронирование рабочих мест КАРТА-ОФИСА.РФ предлагает бронирование мест в офисе для сотрудника, отдела или команды; резервирование переговорных комнат с нужным оборудованием; оптимизация рассадки (например, согласно санитарным нормам); организация коворкинга или опен-спейса в офисе; бронирование парковочных мест на стоянке [12].

Yoffix - это платформа для гибридного формата работы, которая объединяет в себе инструменты для удаленного управления проектами и задачами, а также управления временем и коммуникацией. С помощью Yoffix сотрудники могут работать удаленно, общаться с командой, планировать свой график работы и управлять задачами [13].

Inspase - это платформа, которая предназначена для управления офисным пространством и организации работы в гибридном формате. С ее помощью можно управлять рабочими местами в офисе, бронировать их, планировать встречи и совещания, общаться с коллегами через чат. Также в платформе предусмотрены аналитические отчеты и дашборды для управления рабочим процессом [14].

Проведем сравнение платформ для гибридного формата работы в зависимости от ряда факторов, включая возможности, функциональность, цену, удобство использования и другие.

1. Возможности и функциональность.

Inspace предоставляет широкий набор инструментов для гибридного формата работы, включая видеоконференции, обмен файлами, управление задачами и документами, а также возможности для коммуникации и обмена сообщениями. Кроме того, Inspace предоставляет функции для совместной работы над проектами и возможность для настройки виджетов и интеграции с другими приложениями.

Yoffix также предоставляет широкий спектр функций, включая инструменты для видеоконференций, обмен файлами и документами, управление задачами и проектами, а также функции для общения и обмена сообщениями. Yoffix также предоставляет функцию виртуальной доски для совместной работы над проектами.

КАРТА-ОФИСА.РФ предоставляет основные функции для организации удаленной работы, включая обмен файлами и документами, управление задачами и коммуникацию.

2. Стоимость.

Inspace и Yoffix предлагают различные платные тарифы, включая функционал, не доступный в бесплатной версии. КАРТА-ОФИСА.РФ, с другой стороны, предлагает только платные тарифы, которые могут быть выше, чем у конкурентов, особенно для больших компаний. Цена пакета приложения на месяц варьируется от 20.000 руб. до 250.000 руб. в зависимости от функционала.

3. Удобство использования.

Inspase: платформа имеет интуитивно понятный интерфейс и предлагает обширную документацию и поддержку для пользователей.

Yoffix: платформа также имеет простой интерфейс и предлагает обучающие материалы для пользователей.

КАРТА-ОФИСА.РФ: платформа также имеет простой интерфейс, но может быть менее интуитивной для некоторых пользователей

Платформы предоставляют инструменты для управления гибридным форматом работы, но Inspase и КАРТА-ОФИСА.РФ больше ориентированы на управление офисным пространством, а Yoffix - на управление проектами и задачами. При выборе платформы для гибридного формата работы следует учитывать потребности компании и ее сотрудников, а также функциональность и стоимость предлагаемых инструментов.

Анализ функционала имеющихся приложение в исследуемой сфере стал предпосылкой для формирования возможного набора задач при создании универсального приложения для организаций, переходящих в гибридный формат (таблица 2).

Таблица 2 – Технологии, инструменты и решаемые задачи в разрабатываемом приложении для организации гибридного формата

Задачи	Рекомендуемые технологии и инструменты
Аналитика рабочего места	Биометрические системы Системы многофакторной аутентификации Системы определения местоположения Аналитика загрузки офисных пространств Видеоаналитика поведения сотрудников и посетителей Учет и аналитика рабочего времени
Исследования корпоративной культуры	Наблюдение и интервью Сервис поведенческой аналитики Сервис анализа вовлеченности персонала
Виртуальный офис	Видео-конференц-зал VR переговорная Видео чат, мессенджеры
Мобильность	Сети WiFi высокой плотности Системы бронирования рабочих мест и переговорных Беспроводные системы для презентаций и совместной работы Платформа унифицированных коммуникаций Системы мобильного и удаленного доступа
Отзывчивое рабочее пространство	Персонализация настроек климата и освещения Цифровые ассистенты и чат-боты Системы протоколирования встреч и совещаний Единая авторизация для всех офисных систем Системы интегрированного управления
Технологии обеспечения безопасной рабочей среды	Контроль передвижения и контактов работника; Идентификация заболевшего работника

В конечном итоге, все это может помочь компании получить следующие преимущества при использовании рассматриваемых ранее продуктов, а именно:

улучшение коммуникации и совместной работы: платформы гибридного формата работы, такие как Inspase, Yoffix, Карта-офиса.РФ, могут помочь усовершенствовать коммуникацию и сотрудничество между сотрудниками, работающими на удалении и в офисе;

повышение производительности: платформы гибридного формата работы также могут повысить производительность компании за счет оптимизации рабочего процесса и сокращения времени на коммуникацию и координацию [15-16];

уменьшение затрат на офисное пространство: гибридный формат работы позволяет сотрудникам работать удаленно, что в свою очередь может сократить расходы на аренду офисного пространства [17-18];

улучшение баланса работы и жизни: гибридный формат работы может помочь сотрудникам более гибко управлять своим рабочим временем и лучше балансировать работу и личную жизнь [19-20].

В результате проведенного исследования было выяснено, что новые подходы к организации рабочего пространства могут значительно повлиять на производительность и комфорт сотрудников. Гибридный формат позволяет более гибко регулировать время прихода и ухода сотрудников, что уменьшает напряжение на дорогах и в общественном транспорте. Кроме того, такой формат способствует более эффективному использованию офисного пространства. Так, в тот период времени, когда часть сотрудников работает удаленно, свободные места можно быстро перераспределить между оставшимися сотрудниками. Приложение для отслеживания свободных мест в офисе позволяет определить, какие рабочие места свободны в данный момент, что уменьшает временные потери сотрудников на поиск свободного места. Это заметно повышает работоспособность и производительность сотрудников.

References:

Abramov E.G., Kargina Yu.S., Sudakova M.A., Volikov P.V. (2023). Gibkie navyki (softskills) prepodavateley kak faktor podgotovki konkurentosposobnyh spetsialistov [Soft skills of academic staff as a factor in training competitive specialists] Management systems for the full life cycle of high-tech products in mechanical engineering: new sources of growth. 7-10. (in Russian).

Cherkezov S.E., Tischenko E.N. (2020). Vliyanie ekonomicheskogo krizisa na realizatsiyu udalennogo uchebnogo protsessa v Rostovskom gosudarstvennom ekonomicheskom universitete (RINKh) [The impact of the economic crisis on the implementation of the remote learning process at the Rostov State University of Economics]. Informatization in the Digital Economy. 1 (4). 125-132. (in Russian). doi: 10.18334/ide.1.4.113370.

Coronavirus: The world economy at riskOECD Interim Economic Assessment. Paris: OECD, March 2, 2020. Retrieved May 23, 2023, from https://www.oecd.org/org/berlin/publikationen/Interim-Economic-Assessment-2-March-2020.pdf

Fedchenko A.A. (2021). Udalennaya rabota v usloviyakh ispolzovaniya tsifrovyh tekhnologiy: perspektivy transformatsii [Remote work in the context of digital technologies: prospects for transformation]. Russian Journal of Labour Economics. 8 (4). 377-390. (in Russian). doi: 10.18334/et.8.4.111930.

Grigoryan I. V. (2022). Gibridnaya i udalyonnaya rabota: kak sokhranit effektivnost proektnyh komand [Hybrid and remote work: how to keep project team efficient]. Human resource management and intellectual resources management in Russia. (5). 61-65. (in Russian).

Hybrid Workplace Management Software. Retrieved April 20, 2023, from https://inspace.app/hybrid_workplace_software_platform

Kostina I. A., Makarenko K. S., Matveev V. V. (2020). Osobennosti perekhoda na udalennuyu rabotu v svyazi s pandemiey i eyo perspektivy posle snyatiya ogranichitelnyh mer [Features of the transition to remote work in connection with the pandemic and its prospects after the lifting of restrictive measures]. Zdorove–osnova chelovecheskogo potentsiala: problemy i puti ikh resheniya. (3). 1439-1443. (in Russian).

Lunyushkina A. K., Vysotina A. A., Agalakova A. V. (2021). Molodye uchenye v reshenii aktualnyh problem nauki [Young scientists in solving urgent problems of science] All-Russian Scientific and Practical Conference of Students, Postgraduates and Young Scientists. 1086-1088. (in Russian).

Nagapetyan K.V., Ozernikova T.G. (2021). Opyt organizatsii udalennoy raboty v usloviyakh pandemii i perspektivy ego dalneyshego ispolzovaniya [Remote work experience in the context of a pandemic and prospects for its further implementation]. Russian Journal of Labour Economics. 8 (2). 201-218. (in Russian). doi: 10.18334/et.8.2.111779.

Podolskiy A.G., Krasnikova A.S., Klochkov N.I., Sokolov D.S. (2022). Metodicheskiy podkhod k otsenke kompetentnosti studentov i vypusknikov obrazovatelnyh uchrezhdeniy [Methodological approach to assessing the students and graduates' competence]. Russian Journal of Labour Economics. 9 (1). 37-54. (in Russian). doi: 10.18334/et.9.1.114090.

Smirnova E.A. (2022). Udalennaya zanyatost: analiz vakansiy i rezyume [Remote employment: vacancies and resumes analysis]. Leadership and Management. 9 (1). 161-172. (in Russian). doi: 10.18334/lim.9.1.114298.

Ufimtseva E.V., Volchkova I.V., Shadeyko N.R., Gevorgyan O.I. (2021). Udalennaya rabota: sovremennye realii trudovoy sfery [Remote work: modern realities of the labour sphere]. Russian Journal of Labour Economics. 8 (1). 23-38. (in Russian). doi: 10.18334/et.8.1.111351.

Utyaganova D.M., Abramov E.G. (2021). Kakie kachestva neobkhodimy studentam dlya uspeshnogo trudoustroystva: pozitsiya rabotodateley v 2021 g [What competencies students need for successful employment: the employers' position in 2021]. Russian Journal of Labour Economics. 8 (12). 1485-1500. (in Russian). doi: 10.18334/et.8.12.114133.

Vasileva E. V., Dolganova O. I. (2021). Office 4.0 - Tsifrovye tekhnologii sovremennogo ofisa, aktualnye v epokhu postkovida [Office 4.0. Digital technologies of the modern office, relevant in the postcovid era]. Vestnik Universiteta. (8). 25-33. (in Russian).

Yoffix. Retrieved April 19, 2023, from https://yoffix.com/pricing

Страница обновлена: 28.04.2025 в 00:37:42

­ облачное решение по подписке или решение On-Premise;

­ удобство использования и простота внедрения;

Подробнее об авторах:

облачное решение по подписке или решение On-Premise;

удобство использования и простота внедрения;