Информационная система учета для малого предприятия

Бухгалтерский учет строится на документах, которые были сформированы в рамках оперативного учета, но допускает неполную контировку [1], ввод документов только в рамках бухгалтерского учета и другие возможности. Более того, бухгалтерский учет может вестись и независимо от оперативного. Для того чтобы документ стал объектом бухгалтерского учета, он должен пройти стадию контировки с образованием проводок по счетам бухгалтерского учета. На основании проводок строится система отчетности. Контировка может производиться как в момент регистрации документа, так и в отложенном режиме.

Для ведения бухгалтерского учета предназначена специальная подсистема комплекса (подсистема «Главная книга»). Информационные системы (ИС), аналогичные «БЭСТ-ОФИС» и адаптированные для использования на ПК, имеют набор объектов, на которых и строится весь каркас учета и управления бизнесом. Сюда входят такие объекты среды, как «предприятие», «ресурс», «операция», «документ» и т.д. Ниже приводится описание объектов, которые имеют фундаментальное значение для всей системы.

Центры учета. Фиксирование ресурсов в рамках программного комплекса проводится в центрах учета. Набор центров учета в ИС произволен и зависит только от конкретной концепции решения проблемы учета в данной организации. В качестве таких центров в программе выступают следующие объекты.

Партнеры. Это понятие объединяет физических и юридических лиц, с которыми данное предприятие вступает или собирается вступить в хозяйственные связи. В основном, речь идет о предприятиях-партнерах. В качестве партнеров могут выступать «контрагенты», каждый из которых характеризуется кодом, наименованием и рядом дополнительных свойств.

Подразделения. Это элементы организационно-кадровой структуры предприятия, которое делится по организационному признаку на ряд структурных подразделений. Компания состоит из одного или нескольких подразделений, имеющих разную степень самостоятельности и выполняющих различные функции. Каждому подразделению присваивается название, уникальный код и ряд дополнительных признаков.

Сотрудники. Это элементы организационно-кадровой структуры предприятия, совокупность которых определяет специальный ресурс предприятия – его кадровый состав. Каждый сотрудник в ИС характеризуется фамилией и кодом. В качестве кода используется табельный номер сотрудника.

Места хранения (склады). Это элементы организационной структуры предприятия, определяющие размещение материальных запасов и имущества фирмы. Места хранения в ИС характеризуются названием и уникальным кодом. Заметим, что не всегда место хранения относится именно к организационной структуре данной фирмы. Система предусматривает то, что место хранения может принадлежать и другому предприятию, но используется фирмой в специальных целях (например, таможенные склады, арендованные склады и так далее).

Кассы/Банки. Это элементы, которые используются для учета денежных средств и в ИС определяются как центры учета денежных средств. Учет наличных денежных средств осуществляется с кассовых позиций. Учет безналичных денежных средств проводится в рамках счетов в банках.

Центры сделок. Фирма в процессе своей хозяйственной деятельности вступает в многочисленные хозяйственные связи с другими предприятиями, с сотрудниками. Эти связи оформляются соглашениями, которые называются сделками.

Сделка в ИС – это объект среды учета, который предназначен для описания связи фирмы с другими субъектами рынка товаров и труда. Сама по себе сделка не приводит к изменению материальных ресурсов предприятия. Однако информация, заключенная в сделке, порождает хозяйственные операции, которые и приводят к изменению материальных и иных ресурсов. В ИС рассматриваются сделки разных видов, например, хозяйственные, финансовые, трудовые и прочие, которые организуются в форме центров сделки как сделки закупки, сделки продаж.

Центры продаж. В этих центрах фиксируются соглашения, заключаемые с внешними контрагентами с целью осуществления закупок товарно-материальных ценностей, приобретения имущества, производства работ, оказания услуг.

Центры покупок в ИС определяются следующим образом: продукция предприятия (закупаемая и поставляемая) фиксируется в номенклатурном справочнике этого предприятия. Она, как правило, делится на две категории:

1) материальные запасы (совокупность производственных запасов, товаров и продукции предприятия).

2) работы и услуги (нематериальные ценности, закупаемые или предоставляемые предприятием).

Обе эти категории определяются на уровне номенклатурной группы.

Статьи затрат. В программе выделяется классификатор издержек по экономическим элементам и статьям (видам) затрат. Этот классификатор определяется справочником статей затрат.

Финансовые и учетные периоды. Учет и управление ресурсами в ИС осуществляется в хронологическом разрезе. Иначе говоря, любая хозяйственная операция имеет обязательное свойство – дату операции. Остатки ресурса могут быть определены на конкретный момент времени. Непрерывный во времени учетный процесс в системе разделен на некоторую совокупность календарных периодов. Следуя традиции, учет осуществляется по финансовым и учетным периодам.

Продолжительность финансового периода составляет один календарный год и совпадает с ним по датам начала и окончания, однако система хранит данные за произвольное количество финансовых периодов. Допускается одновременно ведение учета в одном или нескольких финансовых периодах (ФП).

Все журналы документов обязательно делятся по ФП. В реестрах документов записи визуализируются только по одному финансовому периоду. Картотеки и справочники, как правило, деления по ФП не имеют. Исключение составляют картотеки сделок, однако и в них влияние периодов сказывается только на нумерации документов, но не на просмотре данных.

Любой финансовый период делится на учетные периоды. Продолжительность учетного периода составляет один календарный месяц и совпадает с ним по датам начала и окончания. Учетный период характеризуется названием (месяца), датами начала и окончания, а также признаком состояния периода. Этим признаком является «статус». Учетный период может быть открыт или закрыт для выполнения учетных операций. Для закрытия учетного периода определен специальный метод.

Валюты и курсы валют. Весь учет в ИС ведется в одной валюте, называемой валютой учета. Как правило, это национальная валюта. Именно в валюте учета ведется весь бухгалтерский учет операций. Однако программа способна определить любой набор валют, которые могут использоваться для оформления сделок купли и продажи, ведения прейскуранта и осуществления взаиморасчетов с партнерами по валютным сделкам.

Функциональная структура ИС содержит отдельные модули (подсистемы), совокупность которых образует соответствующие инфосистемы: «Логистика», «Учет и отчетность», «Имущество». Информационные связи в системе определяют структуру документооборота в ИС (рис 1.).

В процессе формирования документов реализуются оперативный учет (на рисунке связанные с ним действия показаны сплошными линиями) и процессы проведения документов в бухучете (пунктирные линии).

Рис.1. Структура ИС

Модули программного комплекса «БЭСТ-Офис» соответствуют функциям определенного участка учета:

Финансы. Ведение оперативного и бухгалтерского учета наличных и безналичных денежных средств предприятия.

Расчеты. Оперативный и бухгалтерский учет расчетов по обязательствам, возникающим при совершении сделок закупки и продажи.

Закупки. Учет закупок материальных запасов и связанных с ними работ и услуг. Ведение сделок по закупкам с контролем исполнения по срокам, спецификациям и суммам.

Запасы. Ведение картотеки товаров предприятия, учет движения и остатков материальных запасов на складах предприятия.

Продажи. Учет продаж материальных запасов, работ и услуг. Ведение сделок по продажам с их полным контролем. Формирование прейскуранта. Учет товаров, переданных на консигнацию.

Налоги. Ведение классификатора налогов, учет налогов и формирование налоговой отчетности.

Главная книга. Общий бухгалтерский учет, ведение книги учета хозяйственных операций, ведение реестра проводок, формирование внутренней отчетности.

Кадры. Формирование организационной структуры предприятия и ведение кадрового учета.

Зарплата. Ведение лицевых счетов сотрудников, расчет зарплаты, формирование проводок по зарплате

Имущество. Ведение картотеки учета имущества, отслеживание движения имущества предприятия

Справочники. Ведение общесистемных классификаторов, используемых различными разделами программы.

Настройка. Настройка системы и руководство программой.

Разделы «Настройка», «Справочники» и «Кадры» обеспечивают первоначальную настройку программного комплекса и формируют систему классификаторов, которые используются при дальнейшей работе с различными приложениями программы.

Разделы «Финансы», «Расчеты», «Закупки», «Запасы» и «Продажи» предназначены для ведения оперативного учета хозяйственной деятельности.

Разделы «Налоги», «Зарплата», «Имущество» и «Бухучет» реализуют бухгалтерские функции программы.

Логистика торгового предприятия полностью укладывается в систему оперативного учета. Здесь в реальном времени прослеживается движение товарных потоков от поставщиков к покупателям, ведется контроль расчетов и учет встречных финансовых потоков. Функции бухгалтерского учета позволяют формировать бухгалтерскую отчетность в соответствии с законодательством, но использование бухгалтерского учета не является обязательным.

[1] Контировка – определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документе