Decision support system in a trading company

Введение

Цифровые технологии являются главной частью в современной жизни. В условиях глобальной цифровизации всех сфер жизни происходит стремительное внедрение инноваций в экономическую сферу, а также в социальные и коммуникативные процессы общества. [11, c. 877]

Благодаря своим функциям и возможностям, они облегчают выполнение сложных бизнес-процессов и тем самым облегчают жизнь обществу. На данный момент одной из масштабно развивающихся наук является автоматизация.

Актуальность работы заключается в том, что с помощью применения системы поддержки принятия решений ускоряется процесс планирования ресурсов. То время, которое уходило у товароведа на формирование плана закупок, он сможет потратить на дополнительный анализ спроса клиентов, что приводит к более качественному формированию плана закупок. Данная инновация позволит осмысленно и безошибочно сформировать план закупок на будущий период, учитывая основные факторы продаж и продажи за прошедший период. Помимо этого, данная система поможет сэкономить не только время, но и точность сформированного плана.

Научная новизна работы состоит в представлении абсолютно нового способа автоматизации процесса закупок в осуществлении деятельности торговой компании. В связи с развитием информационных систем управления и систем управления базами данных появились системы поддержки принятия решений и системы были адаптированы для решения текущих задач, возникающих в управленческой деятельности. СППР разрабатывается в целях поддержки разрешения той или иной управленческой, экономической (в том числе и финансовой) проблемной ситуации. [13, c. 3111]

Это серьезный инструмент, который помогает лицам, принимающим решения, решать сложные структурированные проблемы. Данная статья несет в себе информацию, которая играет важную роль в работе бизнес-аналитиков, но и также может быть интересна для руководителей торговых компаний.

Цель данной работы заключается в усовершенствовании процесса планирования закупок с помощью внедрения системы поддержки принятия решений, которая позволит

Задачи работы: изучить теоретические аспекты систем поддержки принятия решений (СППР), провести анализ и моделирование процесса планирования закупок, выявить недостатки и принять решение для их устранения.

Системы поддержки принятия решений и их роль в деятельности торговой компании.

Процесс принятия решений в современной экономике играет важную роль, предопределяя ключевые решения и позволяя прогнозировать их последствия во многих видах деятельности. Финансовые отношения внутри хозяйствующих субъектов и между ними становятся важным звеном для реализации стратегического потенциала предприятия. [12, с. 211 – 212]

Каждая организация осуществляет работу в условиях возможного риска и нестабильности. Именно поэтому она постоянно сталкивается с такой проблемой, как выживание и гарантия постоянства работы и развития. [4]

Анализ осуществления деятельности крупных организаций и управление ими – это и есть главное содержание работы руководства, аналитиков, экспертов в сфере информационной обработки.

Для решения данной проблемы руководители вынуждены принимать решения управленческого характера, связанные с выбором аспекта развития организации по поддержанию и преумножению собственных позиций на рынке, по предупреждению ущерба и уменьшению затрат, а также по сохранению и увеличению способности к конкуренции. Рациональность и профессиональный уровень решений, которые принимаются, указывает на показатель эффективности работы предприятия. [1]

В условиях современности информация играет важную роль. При этом необходимо при принятии управленческих решений учитывать большое количество:

· Экономических факторов;

· Политических факторов;

· Социальных факторов;

· Правовых факторов.

Они существенно усложняют процесс выбора правильного решения.

В основном, это напрямую зависит от сложностей, которые появляются в процессе сбора действительных, достоверных и точных сведений по определенному вопросу.

Разработка этих систем возможна за счет развития и достижения интеллектуальной мощи на основе разработок в области искусственного интеллекта, технологий знаний, обработки данных и моделирования в сфере математики.

Интеллектуальные системы поддержки принятия решений (ИСППР) представляет собой систему, которая помогает лицам, верно принимать решения, применяя специальные инструменты интеллектуального анализа данных, моделирования и визуализации, которые являются удобными, интерактивными и простыми в использовании параметрами гарантированного качества. [1]

Системы интерактивного характера дают возможность руководителям собрать достоверную информацию из первых источников, сделать ее анализ, и раскрыть существующие бизнес-модели, необходимые для решения конкретных задач.

При помощи СППР можно проверить все существующие информационные активы, которые находятся в открытом доступе:

· получить значения объемов продаж сравнительного характера;

· сделать прогноз доходов предприятия при теоретическом введении инновационной технологии;

· изучить все подходящие, выгодные решения.

Система поддержки принятия решений используется:

· при появлении трудностей в процессе принятия решений;

· при важности в точной оценке разных альтернатив, необходимости прогнозирования функционала.

Важно выделить, что применение систем учета интеллектуального характера, в отличие от интеллектуальных систем принятия решений, не подразумевает участие причастие человека в процессе принятия решений. [9, с. 131-164]

Мысль о подробном нечетком управлении объектом состоит в повторении за действиями квалифицированного и опытного эксперта. Нечеткие установки – это нечеткие продукционные правила, которые при четко поставленной цели управления характеризуют управленческую политику на более высоком уровне.

Нечеткие интеллектуальные системы учета применяются исключительно в сферах, где общепринятые управленческие системы не пользуются эффективностью и неприменимы, а конкретно в ситуации вариативности управленческой системы, в условиях нестабильности, а также в системах, которые базируются на применении информации от экспертов.

В нечетких интеллектуальных системах управления (ИСУ) входные и выходные переменные считаются лингвистическими. Управленческая функция примерно характеризуется комплексом нечетких правил.

Сейчас наиболее полно изучим применение СППР в процессе деятельности торгового предприятия при выполнении и составлении плана закупок, с помощью выделения основных минусов в данном процессе и предупреждение их возникновения при помощи систем поддержки принятия решений. [1]

Управление закупками считается важной рабочей задачей практически для каждой организации, неважно интернет-магазин ли это или производственные предприятия.

От рационального планирования и создания заказов поставщикам напрямую зависит вопрос: будет ли в необходимое время удовлетворен покупательский спрос, что, в первую очередь, непосредственно воздействует на прибыль.

Наша статья посвящена подробному рассмотрению вопросу о том, как построить данный бизнес-процесс с использованием систем поддержки принятия решений.

Предприниматели обязаны особенно акцентировать внимание на товарных запасах, которые предназначены для стабильной и непрерывной работы организации. Продукция либо материалы – это основа активов предприятия.

Не рекомендуется у поставщиков заказывать столь большие объемы, с целью создания запаса вслепую. Здесь важно именно рационально и правильно подходить к этому, соблюдая так называемую золотую середину.

Планирование закупок необходимо начинать с заранее проведенной подготовки и анализа. Первоначально делается прогноз на спросе, то есть покупательская потребность в определенном продукте или услуге. [6]

На следующей стадии реализуется планирование продаж. В процессе данного планирования для каждой группы товаров определяют реальные цели, которые согласованы с общей стратегией предприятия и предсказанным спросом.

В качестве следующего шага выступает планирование закупочных объемов и страховых запасов. Необходимо предварительно взять во внимание возможные отклонения от прогнозов, погрешности и закупить товар с избытком, с целью перестраховки от нежелательных последствий. Главная проблема состоит в том, что показатель избытка должен быть оптимальным. [7, с. 74-76]

Графически процесс планирования закупок представлен ниже на рисунке 1.

Рис. 1 – Модель процесса планирования закупок в торговой компании "как есть" в нотации BPMN 2.0 [2]

Процесс планирования закупок выполняется для того, чтобы предотвратить переполненность складов, процесс замораживания денежных активов, недовольства со стороны клиентов, к которым приводят частые закупки, но при этом не совсем достаточные.

В любой ситуации приемлемое значение может быть самым различным. При его выборе достаточно просто сделать ошибку.

1. Предприятия, которые используют статистические способы осуществления прогноза, делают расчет доверительного промежутка, в который с некой долей вероятности попадают продажи. [6]

Контроль за остатками товара играет не менее важную роль в процессе управления закупками. Старые товары, товары, которые плохо продаются, регулярно необходимо ликвидировать.

В качестве ликвидации выступает удобный способ – назначение скидок, их следует каждый месяц закладывать в смету, что поможет освобождать пространство и средства для новых закупок.

Естественно, что закладывать позиции, которые абсолютно не востребованы, в последующий план закупок не рекомендуется. Накопление остатков считается достаточно частым явлением торговле оптом и в розницу. В полной мере оно не предотвращается. Абсолютно реально сохранять показатель в пределах нормы за благодаря:

· правильного выбора поставщика;

· постоянного проведения анализа товарооборота, доходов, соотношения цены запасов к ежемесячным объемам продаж;

· действенного применения торгового сайта. [5]

Следующая стадия – это мониторинг остатков. Осуществить это можно вручную, используя ценники с датой, которые отрываются, наименованием и кодом товара.

Это вызывает сложностей. Альтернативным вариантом считается использование вспомогательных инструментов в виде функциональных площадок, предназначенных для автоматизирования торговли. [2]

В процессе планирования ресурсов рекомендуется учитывать следующие важные факторы:

· Популярность продукции;

· Прогнозируемость результатов;

· Сезонные факторы.

Закупать товары, которые пользуются спросом в конкретные дни либо промежутки года, важно обдумывать каждый шаг. При этом объем данной продукции должен быть оптимальным.

Кроме фактора сезонности в процессе планирования закупок важно учитывать иные факторы и обстоятельства, которые могут оказать влияние на показатель объема продаж.

Ориентируясь на заранее разработанный план закупок, можно начать формировать заказы. Прежде необходимо найти нужных поставщиков, которые представляют альтернативные условия взаимного сотрудничества.

Как и с планированием, формирование заказов может осуществляться вручную и посредством программ автоматизации.

Для удобства формирования заявок стоит составить календарный план закупок, предварительно согласовав его с поставщиком. Данный процесс является достаточно трудоемким и занимает у товароведа огромное количество времени. Данную проблему можно решить путем использования сервиса СППР. Данная система позволит автоматически рассчитать количество заказов (рис. 2).

Рис. 2 – График поставки заказа [5]

Ручной способ имеет один большой плюс – это возможность моментально оказывать реакцию на малейшие изменения. При этом он требует достаточно много трудовых затрат и не исключает ошибок, которые неразрывно связаны с фактором человека.

Сущность автоматизации процесса планирования закупок состоит в использовании систем поддержки принятия решений. Заказ представляет собой автоматизированную систему расчета, которая учитывает сведения с аналитики продаж. Похожий подход к созданию заявок существенно сокращает роль человеческого фактора, она становится минимальной.

Благодаря внедрению системы поддержки принятия решения на предприятии в процессе планирования закупок можно выделить следующие преимущества:

1. минимизация ошибок при планировании закупок;

2. снижение влияния индивидуальных предпочтений сотрудников;

3. сокращение трудозатрат;

4. обеспечение постоянного наличия всех ассортиментных позиций в магазине. [10, с. 253 – 265]

Модель процесса планирования ресурсов с использованием СППР "как должно быть "графически представлен на рисунке 3.

Рис. 3 – Модель процесса планирования закупок в торговой компании "как должно быть " в нотации BPMN 2.0

Источник: составлено авторами.

Таким образом, основной задачей в процессе планирования закупок и формировании заказов поставщикам является максимально точное прогнозирование спроса покупателей на предстоящий период времени.

Достоверные подсчеты дадут возможность обеспечить магазин необходимым количеством запасов и предотвратить переизбытка. Сделать это можно и ручным методом, хотя намного удобнее будет использование специальных программ автоматизированного характера.

Заключение

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что СППР позволяет облегчить работу руководителям предприятий и повысить ее эффективность. Они значительно ускоряют решение проблем в бизнесе. СППР способствуют налаживанию межличностного контакта. На их основе можно проводить обучение и подготовку кадров. Данные информационные системы позволяют повысить контроль над деятельностью организации. Наличие четко функционирующей СППР дает большие преимущества по сравнению с конкурирующими структурами. Благодаря предложениям, выдвигаемым СППР, открываются новые подходы к решению и выполнению повседневных и нестандартных задач. [3]