Совершенствование управления производственными процессами малых и средних промышленных предприятий на основе оперативного управленческого учета в современных условиях рынка

В последнее время скорость изменения внешних условий все время увеличивается и особое внимание при организации управленческой деятельности на предприятии стало уделяться достоверности, точности, своевременности получаемой и обрабатываемой информации, обеспечивающей принятие управленческих решений.

Оперативным учетом при этом должен быть охвачен весь производственно-технологический процесс, вплоть до отдельной технологической операции, и осуществляться он должен, как и учет производственных процессов, в реальном режиме времени.

Характерной чертой оперативного учета на малых и средних производственных предприятиях является отсутствие специальных подразделений для его ведения. Вследствие этого возникает необходимость обработки экономических показателей внутри производственного подразделения, для чего система документооборота должна быть максимально унифицирована и автоматизирована с учетом высокой степени детализации первичных данных.

Методика ведения оперативного учета на предприятии

Чтобы справиться с описанной проблемой, необходима методика ведения оперативного учета на предприятии, решающая следующие задачи:

— максимально точное определение возникающих в процессе производственной деятельности отклонений экономических показателей от их нормативных значений;

— выявление с точностью до конкретной технологической операции места возникновения данных отклонений;

— определение производственных факторов на конкретном рабочем месте, оказавших влияние на эти отклонения;

— выработка типовых управленческих решений для корректировки экономических процессов с целью приведения их к плановым показателям, или корректировка самих плановых показателей.

Объектом для данной методики оперативного учета являются экономические процессы на производстве, участвующие в формировании себестоимости готовой продукции и каждого промежуточного изделия незавершенного производства (ИНП).

Детализацию в данном исследовании следует проводить по изделиям незавершенного производства, сгруппированным по предметно-замкнутым производственным участкам в соответствии со структурой производственных подразделений.

В качестве основы для организации системы детализированного оперативного учета на предприятии предлагается использовать структуру центра финансовой ответственности (ЦФО) производственного подразделения, также ввести понятия «зоны ответственности» и «точки ответственности» (см. рис.).

Уровень ЦФО

Уровень зон ответственности

Уровень точек ответственности

Рис. Структура центра финансовой ответственности

Точка ответственности – место на производственном предприятии, где совершается технологическая операция с использованием средств и предметов труда, где может быть подотчетный исполнитель или где операция происходит в его отсутствии в случае автоматизированного производственного процесса.

Зона ответственности — это совокупность точек ответственности, объединенная в соответствии со специализацией производственно-технологического процесса на определенной локализованной территории, где есть лицо, осуществляющее сбор первичных данных для целей оперативного учета.

Приведенная выше структура детализированного оперативного учета на основе центра финансовой ответственности наиболее полно показывает свою взаимосвязь со структурой производственного подразделения.

Методы выявления отклонений

При применении разрабатываемой методики помимо метода детализации используется метод сравнения, как аналитический прием, позволяющий выявить взаимосвязь экономических явлений, их развитие и степень достижения эффективности в использовании материальных и трудовых ресурсов. Сравнение отчетных показателей с плановыми или нормативными позволяет выявить причины невыполнения плановых заданий по отдельным показателям и наметить мероприятия для улучшения работы предприятия в дальнейшем [2].

Методы сравнения и детализации, примененные в данной методике во взаимодействии с нормативным методом, дают необходимый комплекс инструментов для целей оперативного учета.

Нормативные затраты на фактически выпущенную готовую продукцию и изделия незавершенного производства рассматриваются по каждой точке и зоне ответственности, также как и фактические затраты. Путем сравнения определяются отклонения: по элементам прямых затрат (материалы и труд), затем можно каждый элемент затрат проанализировать с позиции нормативного использования ресурсов и оперативно, почти что в режиме реального времени, определить проблему на конкретном участке.

Система показателей для оперативного учета будет характеризоваться прежде всего наличием синтетического (обобщающего) результативного показателя, который получается на выходе из системы оперативного учета на производстве – это отклонение фактической производственной себестоимости от нормативной. Однако он, в свою очередь, состоит из синтетических показателей в виде отклонений фактической себестоимости от нормативной изделий незавершенного производства по каждому производственному участку, которые определяются системой аналитических показателей в точке ответственности. К аналитическим показателям можно отнести расход материалов, трудоемкость технологических операций, процент брака, который в свою очередь можно разложить тоже на группу показателей, связанных в конечном итоге с расходом материалов и увеличением трудоемкости в себестоимости изделия.

Учет затрат методом «от обратного»

Используемые в настоящий момент методы расчета затрат исходят из объема выпуска готовой продукции (ГП) и изделий незавершенного производства (ИНП). Но каждая деталь, входящая в состав готового изделия, проходит по нескольку десятков технологических операций и на каждой из них затраты на ее изготовление.

Выходом в этой ситуации могло бы стать использование в качестве первичных данных для оперативного учета остатков ИНП и материалов на каждом рабочем месте и иных местах хранения, в том числе на складе. Их преимущество обусловлено возможностью фиксации и перепроверки на любой. В этом случае в автоматизированную систему заносятся данные о приходе, остатках на начало и конец, исследуемого отрезка времени, как бы мал он не был, остальные показатели, в том числе количество выпуска полуфабрикатов и списанных при этом материалов и полуфабрикатов рассчитываются автоматически, методом «от обратного». Расчет ведется в обратной последовательности от направления технологического процесса.

При этом, чем короче промежуток времени, тем точнее можно определить группу производственных факторов, повлиявших на отклонение результативного признака от нормы в конкретный момент времени. При такой системе учета минимизируется возможность ошибок, связанных с человеческим фактором и появляется возможность внести коррективы в планирование на следующий день или смену.

Анализ причин отклонений при детализированном оперативном учете это, прежде всего, определение точного места, где произошли отклонения. Зная конкретное рабочее место можно определить группу факторов свойственных только ему – состав, качественный уровень и характеристика работы оборудования, оснастки, инструмента, квалификация исполнителя. Тоже самое можно сказать и в отношении производственного участка в целом.

О том, на что следует обратить внимание

Типичная ошибка, которую при этом совершает менеджмент предприятия, заключается в том, что оперативный учет воспринимается, как определенная функция специальных подразделений в виде планово-экономических групп или финансовых служб. Однако основным поставщиком первичной информации в этой системе является непосредственно сам исполнитель любого производственного или управленческого процесса, между ним и руководителем, который получает информацию для принятия управленческого решения не должно быть посредников в виде операторов, которые только принимают и заносят в операционную часть программы данные о происходящих событиях.

При этом организация оперативного учета на малых и средних предприятиях при ограниченности трудовых ресурсов должна быть основана на использовании сил, имеющихся на каждом участке. Только они смогут внутри разобраться и точно определить актуальность для принятия управленческого решения тех или иных показателей, а не специалист финансово-экономических подразделений, который слабо разбирается во всех тонкостях технологического процесса.

Все действия по анализу должны выполняться автоматизированной системой управления (АСУ), выдающей в адаптированном виде результат для руководителя любого уровня, которому предназначена данная информация. Таким же способом достигается и глубокая детализация оперативного учета, когда исполнители предоставляют полную информацию о результатах проделанной работы на своем рабочем месте, которая затем автоматически консолидируется по всему производственному подразделению.

Результаты анализа должны быть получены автоматизированным путем сразу после введения исходных данных и отвечать комплексности и сбалансированности результативных показателей.

Типовые управленческие решения, которые данная методика позволит принимать производственному менеджменту, сводятся к одному: корректировке и устранению производственных факторов, послуживших причинами отклонений от плановых показателей или выявлению ошибок в планировании и оперативной корректировке плана на следующий день.

Описанная методика и прилагающийся к ней инструментарий при проведении эксперимента позволили оперативно реагировать на происходящие изменения в производственно-технологических процессах промышленных предприятий, даже в ежедневном режиме, с целью своевременной корректировки планов на следующий день. Это позволило снизить себестоимость выпускаемых изделий и уменьшить процент брака за счет своевременного реагирования на процессы, ставшие источниками отклонения от нормативного уровня затрат на отдельных производственных участках.